최근 IT 아웃소싱을 적극 활용하는 기업들이 많아지고 있습니다. 급변하는 시장 환경과 고객 니즈에 맞춰 발 빠르게 대응해야 하기 때문이지요. 핵심 업무만 내부 인원으로 관리하고, 나머지 부가 업무들은 외부 전문 인력에게 아웃소싱하여 리소스를 효율적으로 활용하는 추세입니다.

특히 아이디어를 사업화하려는 스타트업들이 최소기능제품(MVP, Minimum Viable Product)을 만들 때 아웃소싱을 활용하는 경우가 많습니다. 아직 검증되지 않은 아이디어를 시장에 빠르게 테스트해보기 적합한 방법이기 때문인데요, 하지만 아웃소싱을 처음 해보는 의뢰자들은 아웃소싱을 맡기기 위해 어떤 걸 준비해야 하고, 어떻게 작업자와 커뮤니케이션해야 하는지 막막해합니다.

이런 분들을 위해, IT 프로젝트를 2만 건 매니징해본 경험으로IT 아웃소싱, 처음 해보는 의뢰자가 꼭 알아야 하는 5가지 팁을 소개해드리겠습니다.

IT 아웃소싱, 처음이라면 꼭 알아야 하는 5가지 팁

1. 본인의 언어로 요구사항을 최대한 정리해보세요

IT 서비스는 주문 제작 방식으로 만들어집니다. 이미 완성된 제품을 구매하는 게 아니고, 의뢰자가 어떤 서비스를 만들고 싶은지 설명해주면 개발 업체가 그에 맞춰 제작하지요. 여기서 요구사항이란, 작업자가 이해하고 제작할 수 있을 정도로 구체화된 아이디어를 뜻합니다. 의뢰하는 입장에서 아이디어를 명확하게 전달해줘야 원하는 결과물을 얻을 수 있습니다.

작업자가 이해할 수 있을 정도로 요구사항을 설명해야 한다니 막막하실 수 있는데요, 요구사항을 쉽게 구체화할 수 있는 팁을 전달해드릴 테니 참고해보세요.

1단계 : 아이디어를 한 문장으로 정의해보세요

우선 여러분의 아이디어를 한 문장으로 정의해봅시다. 아래 요소들을 조합해서 문장으로 만들어보세요.

1) 사용자
어떤 사람들이 서비스를 이용하나요?

2) 아이템/프로세스
어떤 절차로 서비스를 이용하게 되나요?

3) 사용하는 기기/매개체
웹 사이트, 모바일 앱, 하드웨어 등 어떤 매개체를 통해 서비스를 이용하나요?

4) 서비스 종류
SNS, 쇼핑몰, 오픈마켓, O2O 등 보통 사람들은 이 서비스를 뭐라고 부르나요?

위 4가지 요소를 조합하면 아이디어를 한 문장으로 만들 수 있습니다. '배달의민족'을 예시로 들어볼까요?

배달의민족을 어떤 사람들이 사용하나요? '배달 음식을 주문하고 싶은 사람들'일 겁니다(사용자). 사용자가 배달의민족 앱으로 음식을 주문하면, 음식점 사장님이 확인하고 배달해줍니다(아이템/프로세스). 배달의민족은 안드로이드, iOS 앱을 통해 서비스됩니다(매개체). 배달의민족 같은 서비스를 사람들은 배달 O2O 앱이라고 부르지요(서비스 종류). 이런 흐름으로 배달의민족을 한 문장으로 작성해보면, '모바일 앱으로 음식을 주문하면 배달해주는 배달 O2O 앱 서비스' 정도로 표현해볼 수 있겠네요.

(이미지 : 위시켓에 등록된 2만 건의 프로젝트 목록)

2단계 : '사용설명서'처럼 서비스 이용 절차를 나열해보세요

사용자들이 서비스를 어떤 절차로 이용하나요? 배달의민족으로 이어서 예시를 들어보겠습니다.

1. '배달의민족' 앱을 엽니다.
2. 한식, 일식, 중식, 양식 등 원하는 음식 카테고리를 고릅니다.
3. 여러 음식점들의 평가, 주문 수 등 정보를 보고 음식점을 하나 고릅니다.
4. 원하는 음식 메뉴를 장바구니에 담습니다.
5. 결제하고 주문내역을 확인합니다.

이용 흐름을 하나하나 나열하다 보면 구체화하기 비교적 수월해집니다. 회원가입은 필요한지, 음식 카테고리는 어떻게 나눠야 하는지, 음식점 리스트는 어떤 기준으로 나열되는지, 결제 방식은 어떤 걸 지원할 건지 등 정책이나 이용 절차들을 최대한 구체적으로 정리해보세요.

배달의민족 같은 사용자 타입이 1개 이상인 서비스의 경우, 이용 흐름이 여러 가지일 수 있습니다. 음식을 구매하는 사용자뿐만 아니라, 음식점 사장님들은 서비스를 어떻게 이용해야 할지도 고려해야 하지요. 위 과정을 문서로 정리해보면, 흔히 '기능정의서'나 '요구사항정의서'라고 부르는 형태로 만들어볼 수 있습니다. 아래 샘플 문서를 참고해보세요.

요구사항정의서 샘플 확인하러 가기

2. 벤치마킹하고 싶은 서비스를 찾아보세요

작업자에게 요구사항을 명확하게 설명하고 싶다면, 벤치마킹하고 싶은 서비스를 찾아서 보여주는 것도 좋은 방법 중 하나입니다. "ㅇㅇ앱의 ㅇㅇㅇ 기능처럼 만들고 싶어요."라고 말하면, 작업자가 해당 앱에 접속해서 확인해볼 수 있기 때문이지요.

요구사항을 설명할 때, 필요 기능, 이용 절차, 디자인 등을 전달해줘야 하는데요, 각각의 요소들에서 벤치마킹하고 싶은 서비스를 찾아서 보여주세요. 간략한 예시로, 사진 기반의 SNS 서비스를 만들고 싶다면, "인스타그램과 유사한 SNS 서비스를 만들고 싶습니다. 인스타그램처럼 사람들이 사진을 올리고, 해당 계정을 팔로우한 팔로워들의 뉴스피드에 사진이 노출되었으면 좋겠어요."라고 설명할 수 있겠지요.

이렇게 설명하면, 작업자가 역으로 요구사항을 구체화하기 위한 질문을 이어나가기도 쉬워집니다. "인스타그램은 영상 업로드도 되는데 동영상 업로드 기능도 필요한가요? 인스타그램처럼 사진 필터 기능도 필요한가요?"처럼 말이지요.

3. 예산과 일정은 적극적으로 조율하세요

앞서 설명드렸던 것처럼 소프트웨어 개발은 주문 제작 방식입니다. 즉, 금액과 일정 조율의 자유도가 높다는 뜻이지요. 의뢰자의 요구사항에 맞는 금액을 책정할 수도 있고, 정해진 예산에 맞게 요구사항을 덜어낼 수도 있습니다.

무엇에 집중하고 무엇을 포기할 건지 우선순위를 정해 보세요. 아웃소싱을 의뢰하는 목적을 고민해보세요. 예산에 맞추는 게 가장 중요한가요, 아니면 정해진 일정 내에 론칭하는 게 더 중요한가요? 가장 중요한 메인 기능이 무엇인지, 디자인 퀄리티가 가장 중요해서 금액을 더 늘려도 되는지 등 작업자에게 우선순위를 알려주면 그에 맞는 가장 좋은 방안을 제안해줄 겁니다.

4. 커뮤니케이션은 덜 하는 것보다 과하게 하는 게 낫습니다

IT 아웃소싱 을 진행하다 보면 변수가 계속 발생하기 마련입니다. 심지어 소프트웨어 개발은 결과물이 완성될 때까지 눈에 잘 보이지 않으므로 지속적으로 작업자와 커뮤니케이션하며 끝 그림을 맞춰 가는 게 필수이지요. 보통 킥오프 회의 후 작업자가 알아서 만들어주겠거니 하고 프로젝트를 관리하지 않는 클라이언트분들이 있는데요, 이럴 경우 원하는 결과물을 받아보지 못할 확률이 굉장히 높습니다.

어느 시점에 어떤 방식으로 회의할 건지 작업자와 커뮤니케이션 기준을 세워보세요. 예를 들면, 디자인 시안이 완성된 시점에 대면 미팅을 한다던지, 주 1회 정기적으로 화상 미팅을 한다던지 미팅 시점과 방식을 미리 정할 수 있습니다. 또한, 미팅을 통해 논의가 완료된 사항들은 꼭 문서화하세요. 그래야 추후 문제가 발생했을 때 명확하게 시시비비를 가리고 빠르게 문제를 해결할 수 있습니다.

5. 작게 시작하세요

아이디어로 사업을 시작한다는 말 자체가 아직 검증되지 않았다는 의미를 내포하고 있습니다. 성공할 확률보다 실패할 확률이 더 높다는 뜻이지요. 통계에 따르면 국내 스타트업 중 3년 뒤에 살아남을 확률은 10%가 넘지 않는다고 합니다. 스타트업이 실패하는 가장 큰 원인이 ‘프로덕트-마켓 핏이 맞지 않아서’라는 통계 자료도 있지요. 검증되지 않은 아이디어에 너무 많은 투자를 하는 건 리스크가 큽니다.

초기에는 핵심 기능만 가진 규모가 작은 서비스로 시작하세요. 실 사용자들에게 아이디어를 테스트해보고 점차 고도화해나가는 게 실패 리스크를 줄일 수 있는 방법입니다. 아이디어를 검증해보면서 유저 피드백과 시장 성장 속도를 보고 빠르게 반응해야 하는데, 규모가 큰 프로덕트로는 기능 하나 바꾸려고 해도 공수가 엄청 크게 듭니다. 기존 프로덕트를 버리고 새로 만들어야 할 수도 있지요.

1번을 통해 정의한 요구사항정의서에서 가장 핵심이 되는 기능/프로세스가 우선순위가 뭔지를 정해 보세요. 그리고 핵심 프로세스를 중심으로 최소한의 것만 만드세요. 아직 검증되지 않은 서비스를 오랜 기간 공들여 만들어 론칭하는 것보다, 작게 만들어서 빠르게 테스트해보는 게 더 중요하다는 걸 명심하시기 바랍니다.

IT 아웃소싱 을 처음 경험하는 의뢰자 분들이 꼭 알아야 하는 5가지 조언을 정리해봤습니다. 어떤 것들은 준비하고 어떻게 요구사항을 설명해야 하는지 감이 오시나요?

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