성공적인 중소기업 ERP 도입을 위한 방법

회사가 점점 커지고 업무에 대한 정보량이 많아지게 되면, 자연스럽게 효율성에 대해 고민하게 됩니다. 각 부서의 정보와 자원이 방대해지면 이 모든 것들을 관리하는 데에 많은 노력을 들여 합니다. 엑셀에 일일이 작성하던 회계장부를 관리하기 버거워지는 때가 오는 것이지요.
오늘은회사 내부 업무의 효율성을 증가하기 위해 고민하고 있는 클라이언트분들을 위해 ERP 시스템에 대해 설명해드리고자 합니다.

평소에 ERP의 필요성에 대해 인지하고 있었지만 잘 몰라서 도입하기를 망설이셨던 분들이나, ERP라는 용어에 대해 들어보긴 했지만 확실한 개념이나 장점, 리스크에 대해 궁금하셨던 분들을 위한 글입니다.

ERP가 무엇인가요?

ERP란Enterprise Resource Plannning의 약자로, 우리말로는 ‘전사적 자원 관리’라고 부릅니다. 하나의 기업은 인사, 재무, 구매, 생산, 판매, 전략기획 등 복잡한 구조로 이루어져 있지요. 각각의 부서에서는 각자 맡은 업무를 진행하고 관리합니다.
예를 들어, 자재부에서는 원자재에 대한 정보를 관리하고, 재무부에서는 돈에 대한 모든 정보를 관리하고, 인사부에서는 인적 자원, 즉 직원을 관리하는 것이지요.
이처럼부서마다 따로 존재하는 시스템을 하나로 통합하여 관리할 수 있는 시스템을 ERP라고 합니다. 즉, 거미줄처럼 얽혀 있는 회사의 다양한 업무를 하나로 통합하여 쉽게 관리할 수 있도록 전산화하는 것이지요.

ERP을 구축하면 어떤 점이 이득인가요?

업무를 처리하는 데에 있어서 효율성과 생산성이 증가한다는 것이 가장 큰 장점입니다.
ERP를 도입하면, 부서마다 따로 관리하는 각각의 시스템을 하나로 통합하여 관리할 수 있습니다. 각 부서간의 자료 교환을 쉽고 빠르게 할 수 있고, 기업의 매출과 손익을 실시간으로 파악하고 의사결정을 내리는 것이 가능해지는 것이지요. 따라서 생산성을 극대화할 수 있습니다.

만약 여러분이도소매업을 하는 회사를 운영하고 있다고 가정하겠습니다. 업무에 관련된 모든 정보를 ERP로 전산화하면, 정리된 데이터를 분석할 수 있고, 판매량을 예측할 수 있습니다. 그렇다면 데이터를 기반으로 한 발주를 할 수 있게 되고, 재고가 감소하는 효과를 볼 수 있겠지요.

중소기업진흥원에서 코스닥 상장 및 IPO 대상기업 55개사를 대상으로 진행한 ‘ERP 활용실태 연구보고서(2013)’에 따르면, ERP를 도입하고 긍정적인 효과를 본 기업들은 일인당 매출액이 89% 증가하고, 보고서 작업량이 64.2% 감소하고, 재고현황 파악일이 71.6% 감소했다고 답변했습니다.

국내 중소기업의 ERP 도입 현황은 어떤가요?

대기업은 물론, 중견 기업과 중소기업에서도 ERP 도입률은 계속해서 증가하고 있는 추세입니다. 2005년 산자부에서 조사한 내용에 따르면, 거래소와 코스닥 등록기업 1,494개 중 43.9%가 ERP를 도입했고, 그 비율이 꾸준히 증가하고 있다고 합니다.

하지만 국내 중소기업이 ERP 도입을 통해 높은 투자수익율(ROI)을 얻지는 못하는 것으로 드러났습니다. 한국전산원은 15개 중소기업을 대상으로 조사한 결과, 대상 기업의 ERP 도입 평균 투자수익율(ROI)이 150% 수준에 그쳤다고 합니다. 국내 대기업의 ERP 도입 ROI가 약 300~400%, 해외 선진기업의 경우 500% 이상의 성과를 얻는데 비하면, 중소기업의 ERP 도입 효과는 미미한 수치인 것이지요. 보통 ROI가 300% 이상은 나와야 시스템을 효율적으로 사용하는 것인데, 150%는 절반 정도밖에 못 미치는 활용도 수치입니다.

이러한 문제는 왜 생기는 것일까요?

이러한 문제가 생기는 가장 큰 원인은 회사 내부의 업무에 대한 정확한 이해 없이 ERP시스템을 도입하기 때문입니다. 목적과 수단이 뒤바뀌는 것이지요. 시스템을 도입하기에 급급하여 ERP가 왜 필요한지에 대해 망각하고 ERP를 도입하는 것입니다.

한국전산원의 이규정 팀장은“중소기업은 시스템 도입에만 관심을 갖는 경향이 있다” 면서 “시스템 도입에 앞서 스스로 표준화, 변화관리, 업무개선 등에 집중적으로 관심을 가져야 한다”고 말했습니다.

또한 ERP 도입을 망설이는 기업들이 꼽은 이유로는 ‘비용 문제’가 가장 크다고 하는데요. 중견기업의 경우, 주로 하드웨어나 인건비 등 고정비 위주로 지출하기 때문에IT에 투자 가능한 비용이 한정적입니다. 그렇기 때문에 자사와 맞지 않는저가 중심의 ERP제품을 구매하게 되는 경우가 발생하는 것이지요.

ERP의 투자수익율이 높지 않은 또 하나의 이유로 ERP를 이용하는 직원들에 대한 교육 문제를 꼽을 수 있습니다. ERP를 도입하는 데에만 집중하여 사용자들을 위한 매뉴얼이나 사용법 교육이 제대로 이루어지지 않는다면, 업무에 제대로 시스템을 활용할 수 없겠지요. 비싼 값을 지불하고 ERP를 구축했지만, 정작 직원들은 엑셀을 이용하여 업무를 보는 경우가 발생할 수 있습니다.

ERP를 효과적으로 구축하려면?

1. 자사의 대한 이해가 우선

중소기업이 ERP를 도입하는데 있어서, 자사의 업종, 규모, 리소스 등 환경과 현실을 이해하는 것이 최우선입니다. 회사 내부의 업무를 제대로 파악하고 프로세스가 체계화된 상태에서 ERP를 적용하여야 사용자들도 잘 이해할 수 있고, 이후에 운영이나 유지보수에도 문제가 생기지 않을 것입니다. 또한 이후에 해당 업무에 새로운 사람이 투입되거나 교체되어도 바로 작업을 할 수 있게 매뉴얼화가 되어야 합니다.

여러 업체에서 ERP 솔루션을 제공하고 있는데요. 자사의 업무 환경과 현실을 먼저 이해하지 않으면, 적합한 솔루션을 찾기 어려울 것이고, 그렇다면 이후에 값비싼 커스터마이징과 솔루션을 붙여야 하는 경우가 생길 수 있습니다.

2. 프로젝트에 적합한 팀프로젝트 관리

ERP를 도입하는 데에 성공요소로, 강력한 프로젝트 팀을 만드는 것이 최우선 사항입니다. 기업에 필요한 ERP에 대한 큰 그림을 머리 속에 완벽하게 담고 있는 내부 프로젝트 멤버가 있어야 합니다. 또한 ERP의 실행 방법과 계획을 수립하고, 함께 프로젝트를 진행하는 파트너들과 커뮤니케이션을 원활하게 해야 합니다.

3. 사용자들에 대한 지속적인 교육

가트너에서 발표한 ‘성공적인 ERP 이행을 위한 다섯 가지 핵심 요소’에서도 강조했듯이, ERP를 직접 사용하는 사람들에 대한 교육은 ERP 도입의 필수 성공 요소입니다.

충분한 교육을 받지 못한 사용자들은 ERP에 대해 이해할 수 없고, 업무에 적절히 적용할 수 없겠지요. 대부분의 기업들이 일회적인 교육만을 실시하고 있는데요. ERP시스템의 연간 유지 예산의 일부로 교육 비용을 투입하여 사용자들에게 계속적이고 높은 수준의 교육을 제공해야 한다고 강조합니다. 또한 사용자들에게 받은 ERP의 효과와 개선점에 대한 피드백을 통해 점진적으로 개선해 나아가야 합니다.

ERP를 도입하려고 계획중이신가요? 먼저, ERP를 도입하면서 얻고자 하는 궁극적인 목표가 무엇인지 생각해보시길 바랍니다.
만약 여러분이 ERP를 도입하고자 하는 목적이 업무 효율성을 높이기 위해서라면, 효율적인 업무 프로세스를 구축하는 것이 우선이지,  ERP 시스템만 도입한다고 해서 효율적인 업무가 가능한 것은 아닙니다.목적 없이 무작정 시스템만 도입한다면, 높은 투자 대비 효과를 얻기 힘들겠지요.

이번 글을 통해, ERP 도입의 장점과 리스크를 확실하게 파악하여 적절한 ERP 시스템을 구축해서, 높은 ROI를 얻을 수 있기를 바랍니다.

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