킥오프 미팅, 어떻게 잘 해낼 수 있을까요?

여러분의 하루 일과 중 가장 중요한 일은 무엇인가요? 직장을 가지고 있거나 비즈니스를 하시는 분들이라면 ‘미팅’을 손꼽지 않을까 싶습니다.
우리는 어떠한 프로젝트를 진행할 때, 다양한 목적을 가지고, 여러 차례에 걸쳐 미팅을 합니다. 그중에서도 킥오프 미팅은 프로젝트의 시작을 알리는 중요한 단계인데요.
이번 시간에는 미팅의 핵심이라고 볼 수 있는 '킥오프 미팅'이 무엇인지, 어떻게 준비해야 좋을지 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

'킥오프 미팅'이란?

킥오프 미팅은 새로운 프로젝트를 시작할 때, 관련된 이해 관계자들 사이에서 열리는 첫 번째 회의를 말합니다. 이때, 프로젝트를 의뢰한 클라이언트나 프로젝트 관리자, 팀원 등이 참여하게 됩니다.
킥오프 회의는 프로젝트 관계자들이 공동의 목표를 수립하고, 전략적 가치가 무엇인지 파악하는 중요한 단계로, 모든 팀원들이 하나의 목표와 방향성을 갖게 되는 것이 중요합니다.

킥오프  미팅의 목적은 무엇일까?

프로젝트를 진행하게 될 구성원들은 킥오프 미팅을 통해 서로 대면하게 됩니다. 이때, 구성원들 간의 친밀감을 형성하고, 상호 이해관계를 바탕으로 프로젝트를 바라볼 수 있지요.
만약 킥오프 미팅에서 모두가 공감하는 공동의 목표와 방향성을 선정한다면 프로젝트가 성공할 확률이 더욱 높아집니다.

성공적인 킥오프 미팅 진행하는 법!

큰 프로젝트의 경우, 내부와 외부 모두에서 킥오프 미팅을 가질 수 있습니다. 우선 내부 회의를 열어, 경영진과 구성원들이 프로젝트를 이해하고, 클라이언트와의 킥오프 미팅을 준비합니다. 이때, 모든 이해관계자들끼리 프로젝트 목표와 업무범위, 각 팀원들의 역할을 이야기하고, 클라이언트와 논의할 의제도 설정해야 합니다.

그다음, 내부 킥오프 미팅이 끝나면 클라이언트와 외부 킥오프 미팅을 진행하게 됩니다. 이 단계에서는 클라이언트의 니즈를 이해하고, 프로젝트 수행과정 등을 설명하여, 신뢰관계를 쌓아야 합니다. 성공적인 킥오프 미팅을 진행하고 싶으시다면 다음의 단계들을 참조해주세요.

STEP 1. 의제 설정
킥오프 미팅을 앞두고 있다면, 우선 회의에서 이야기할 주제를 결정해야 합니다. 그다음 관련 자료를 배포하여, 팀원들이 프로젝트 내용에 대해 사전에 숙지할 수 있도록 하세요. 관련 자료에는 안건과 프로젝트의 내용, 목적, 현황 분석 등이 들어가 있는 것이 좋습니다.

STEP 2. 회의 실시
먼저, 팀원들 간 소개하는 시간을 갖고, 배포하였던 자료의 내용을 다시 한번 설명하면서 프로젝트 내용을 동기화합니다. 그 다음, 킥오프 목차를 설정하여, 미팅을 진행합니다.

<킥오프 미팅 목차 예시>

STEP 3. 회의 종료
회의가 마무리되어간다면 추가 설명이 필요한 부분을 묻고, 구성원들 간 질의 응답 시간을 갖습니다. 그다음, 회의록을 정리하여 모든 참석자들에게 보내고, 참여하지 못한 중요한 이해 관계자와 일대일 회의를 합니다.

킥오프 미팅은 모든 구성원들의 이해관계를 파악하고, 프로젝트 목표를 달성할 수 있도록 동기부여할 수 있는 유용한 도구입니다. 따라서 킥오프 회의를 멋지게 수행해내는 것만으로도 프로젝트는 성공 가도를 달릴 수 있지요.
여러분도 이 글을 참고하여 멋진 킥오프 미팅을 기획해보셨으면 좋겠습니다.

다음 시간에도 여러분의 사업에 도움이 될 정보로 찾아뵙겠습니다:)