프로젝트 매니저를 위한 분산된 팀 관리하는 방법

사업 규모가 커지고 프로젝트 규모 또한 커지면 여러분 혼자 모든 것을 감당하기엔 벅찹니다. 크기가 커지면서 복잡함의 정도 또한 심해져, 아마 손발보다는 여분의 머리가 더 절실할지도 모르지요. 효율적으로 사업과 프로젝트의 규모를 유지하기 위해서는 프로젝트의 다양한 측면을 비판적이고 능숙하게 다루는 독립적인 팀들을 꾸려야 합니다.

크게 성장하는 회사들의 성공 비결은 바로 이 ‘독립적인 팀들’에 있습니다. 특히 업무 활동이 광범위하게 분산된 환경에서는 팀의 내부적인 협동은 복잡하게 이뤄지며, 팀들간 협동에는 마찰이 생기기 마련이지요. 이런 환경일수록 독립적인 팀들을 운영하고 관리하는 것은 반드시 필요합니다. 강력한 프로젝트 관리 원칙을 세워 혼란이 아닌 협동을 일궈내는 것이 핵심이지요.

그래서 오늘 프리랜서 가이드에서는 독립적인 팀들을 관리하기 위해 필요한 3가지 조건을 준비했습니다.

효율적으로 분산된 팀 관리 하는 방법

1. 큰 그림에 걸맞은 틀

The Big Picture Needs a Frame

프로젝트 관리에 있어 가장 중요한 첫 단계는 프로젝트를 정의할 수 있는 틀을 세우는 것입니다. 즉, 프로젝트의 목표와 프로젝트의 진행 기준을 명확히 정의하는 것이지요. 프로젝트 전체를 조감하는 시점을 명확히 한다면, 여러분의 팀들은 나아가야 하는 방향을 좀 더 확실하게 이해할 수 있게 될 것입니다.

그 다음 단계는 바로 일을 분산시키는 것입니다. 프로젝트를 중요한 단계별로 나눈 뒤, 각각의 부분을 각 팀에 분배하는 것이지요. 각각의 팀들은 최대한 자율적으로 업무를 수행해야 하며, 다른 팀의 크게 의존하지 않고도 하나의 팀은 그 자체로 기능해야 합니다.

2. 효과적인 관리방법

Management that Works

큰 틀을 잡은 뒤 각 팀에게 일을 분산 시키는 것은 사실 어려운 일이 아닙니다. 프로젝트 매니저가 각 팀들간의 업무들이 중복되는 것을 막고 모든 팀들이 협조적인 태도를 지닐 수 있도록 하는 것이 훨씬 더 어렵지요.

프로젝트 관리를 효율적으로 할 수 있는 핵심 방법은 많이 연구되어왔습니다. 책과 블로그 등을 통해 쉽게 찾아 볼 수 있지만, 그 중에서도 가장 중요한 방법을 뽑아 소개해드리겠습니다.

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1) 반복, 또 반복해서 대화하기

성공적으로 업무를 마치기 위해서는 각 팀 멤버들 목표에 대해 명확히 이해 하고 있어야 합니다. 상세하고 명확하게 업무의 목표를 전달하기 전에 막연히 상대방이 잘 이해했을 것이라고 넘겨짚지 마세요. 지나친 커뮤니케이션이 부족한 커뮤니케이션보다 백배 낫다는 것을 명심하시길 바랍니다.

2) 주기적으로 소통하기

프로젝트 매니저는 팀이 필요로 하는 것과 팀별 업무 진행 상황, 두 가지 모두를 알아야 합니다. 주기적으로 이 사항들을 체크해가며 새로 업데이트 되는 부분들을 놓치지 않도록 주의하세요. 독립적으로 일하는 팀들은 협동이 잘 이루어지지 않으면 중복되는 업무를 또 다시 진행하며 시간을 낭비 할 위험이 있습니다. 하지만 주기적으로 소통하며 회의를 거치며 일의 진척 정도를 확인한다면 이러한 위험을 미연에 방지할 수 있습니다.

3) 문서화하기

프로젝트 내용과 변동 사항을 모두 외울 수 있다고 생각하지 마세요. 필요할 때는 다른 사람이 적어둔 메모를 참고하면 될 것이라고 안일하게 생각하지도 말아야 합니다. 모든 내용과 요구사항, 필요한 정보들을 적어 문서화하고 모든 팀원들이 해당 문서를 열람할 수 있도록 하세요. 또한 프로젝트는 시간이 지나며 변화하고 규모가 커질 수 있으니 문서를 계속 업데이트하는 것도 잊지 마시기 바랍니다.

4) 결과를 관리하기

프로젝트 매니저는 일의 진행 ‘방법’에 관여하는 사람이 아닙니다. 업무가 끝나고 난 뒤 ‘결과물’을 총체적으로 관리하는 것이 바로 매니저의 일이지요. 팀원들이 각자 원하는 일의 진행방법을 스스로 선택하게 하고 창조적으로 생각할 수 있는 자유를 주어야 합니다. 또한 각 팀의 팀장들이 그들의 팀원들을 이끄는 재량권을 인정해야 합니다. 그들의 업무 방식을 존중해야 한다는 것을 명심하세요.

5) 전폭적으로 지원하기

팀원들의 자유를 존중하고 그들이 창의적으로 일하는 데 필요한 자원들을 적절히 지원해주어야 합니다. 앞서 언급한 주기적인 소통의 자리에서 프로젝트 매니저는 각 팀을 면밀히 살펴보며 혹시 지원이 부족해서 일 진행에 차질이 생긴 팀이 있는지를 검토해야 합니다. 그리고 만약 지원이 필요한 팀이 있다면 방법을 찾아 도와주세요. 각 팀원들이 생각하는 것을 실현시킬 수 있게 돕는 것이 바로 매니저가 하는 역할입니다.