프로젝트 매니저를 위한 분산된 팀 관리하는 방법

1. 큰 그림에 걸맞은 틀

The Big Picture Needs a Frame 프로젝트 관리에 있어 가장 중요한 첫 단계는 프로젝트를 정의할 수 있는 틀을 세우는 것입니다. 즉, 프로젝트의 목표와 프로젝트의 진행 기준을 명확히 정의하는 것이지요. 프로젝트 전체를 조감하는 시점을 명확히 한다면, 여러분의 팀들은 나아가야 하는 방향을 좀 더 확실하게 이해할 수 있게 될 것입니다. 그 다음 단계는 바로 일을 분산시키는 것입니다. 프로젝트를 중요한 단계별로 나눈 뒤, 각각의 부분을 각 팀에 분배하는 것이지요. 각각의 팀들은 최대한 자율적으로 업무를 수행해야 하며, 다른 팀의 크게 의존하지 않고도 하나의 팀은 그 자체로 기능해야 합니다.

2. 효과적인 관리방법

Management that Works 큰 틀을 잡은 뒤 각 팀에게 일을 분산 시키는 것은 사실 어려운 일이 아닙니다. 프로젝트 매니저가 각 팀들간의 업무들이 중복되는 것을 막고 모든 팀들이 협조적인 태도를 지닐 수 있도록 하는 것이 훨씬 더 어렵지요. 프로젝트 관리를 효율적으로 할 수 있는 핵심 방법은 많이 연구되어왔습니다. 책과 블로그 등을 통해 쉽게 찾아 볼 수 있지만, 그 중에서도 가장 중요한 방법을 뽑아 소개해드리겠습니다.

1) 반복, 또 반복해서 대화하기

성공적으로 업무를 마치기 위해서는 각 팀 멤버들 목표에 대해 명확히 이해 하고 있어야 합니다. 상세하고 명확하게 업무의 목표를 전달하기 전에 막연히 상대방이 잘 이해했을 것이라고 넘겨짚지 마세요. 지나친 커뮤니케이션이 부족한 커뮤니케이션보다 백배 낫다는 것을 명심하시길 바랍니다.

2) 주기적으로 소통하기

프로젝트 매니저는 팀이 필요로 하는 것과 팀별 업무 진행 상황, 두 가지 모두를 알아야 합니다. 주기적으로 이 사항들을 체크해가며 새로 업데이트 되는 부분들을 놓치지 않도록 주의하세요. 독립적으로 일하는 팀들은 협동이 잘 이루어지지 않으면 중복되는 업무를 또 다시 진행하며 시간을 낭비 할 위험이 있습니다. 하지만 주기적으로 소통하며 회의를 거치며 일의 진척 정도를 확인한다면 이러한 위험을 미연에 방지할 수 있습니다.

3) 문서화하기

프로젝트 내용과 변동 사항을 모두 외울 수 있다고 생각하지 마세요. 필요할 때는 다른 사람이 적어둔 메모를 참고하면 될 것이라고 안일하게 생각하지도 말아야 합니다. 모든 내용과 요구사항, 필요한 정보들을 적어 문서화하고 모든 팀원들이 해당 문서를 열람할 수 있도록 하세요. 또한 프로젝트는 시간이 지나며 변화하고 규모가 커질 수 있으니 문서를 계속 업데이트하는 것도 잊지 마시기 바랍니다.

4) 결과를 관리하기

프로젝트 매니저는 일의 진행 ‘방법’에 관여하는 사람이 아닙니다. 업무가 끝나고 난 뒤 ‘결과물’을 총체적으로 관리하는 것이 바로 매니저의 일이지요. 팀원들이 각자 원하는 일의 진행방법을 스스로 선택하게 하고 창조적으로 생각할 수 있는 자유를 주어야 합니다. 또한 각 팀의 팀장들이 그들의 팀원들을 이끄는 재량권을 인정해야 합니다. 그들의 업무 방식을 존중해야 한다는 것을 명심하세요.

5) 전폭적으로 지원하기

팀원들의 자유를 존중하고 그들이 창의적으로 일하는 데 필요한 자원들을 적절히 지원해주어야 합니다. 앞서 언급한 주기적인 소통의 자리에서 프로젝트 매니저는 각 팀을 면밀히 살펴보며 혹시 지원이 부족해서 일 진행에 차질이 생긴 팀이 있는지를 검토해야 합니다. 그리고 만약 지원이 필요한 팀이 있다면 방법을 찾아 도와주세요. 각 팀원들이 생각하는 것을 실현시킬 수 있게 돕는 것이 바로 매니저가 하는 역할입니다.

3. 프로젝트 관리에 활용 가능한 툴

Useful Tools 곳곳의 독립적인 팀들을 관리하기 위해서 다양한 툴을 적절히 활용하면 효율성을 높혀줍니다. 주 다양한 툴이 있지만 아주 간단하고 핵심적인 툴 몇 가지를 소개해 드리겠습니다.

1) JIRA Agile

프로젝트의 진행 사항을 시각적으로 확인할 수 있게 도와주는 프로젝트 관리 툴입니다. 소프트웨어 개발 팀들을 위해 디자인된 유용한 툴이지요.

2) Trello

트렐로를 이용하면 동시다발적인 프로젝트들을 한눈에 ‘보드(board)’에서 관리할 수 있습니다. 마감기한에 따라 일을 조정할 수도 있지요.

3) Basecamp

통합 채팅방을 이용하여 프로젝트를 관리하는 웹 기반 시스템입니다. 독립적인 팀들을 운영하다 보면 팀들끼리 일하는 시간이 서로 다를 가능성이 있습니다. 이 채팅방의 장점은 사람들이 시차를 넘어 매일매일의 진행사항을 쉽게 공유할 수 있도록 돕는다는 것입니다.

4) OpenProject

위키(Wikis)와 비슷한 특징을 가진 툴입니다. 프로젝트 진행사항과 규정사항을 체크하거나 비용을 체크하는 등의 각종 도움이 되는 정보를 가득 담고 있지요. 이 프로그램은 프로젝트를 관리에 관한 강력하고 유용한 정보를 다양하게 제공하고 있습니다. 프리랜서 여러분이 만약 독립적인 팀의 운영을 고려하고 있거나 과거에 독립적인 팀을 관리 할 때 팀의 독립성을 존중하고 팀간의 협동성을 제고하는데 어려움을 겪어본 경험이 있다면 오늘 소개해드린 방법들을 참고하시길 바랍니다.

*본문 내용은(https://www.upwork.com/blog/2014/10/dont-hub-simple-framework-remote-project-management/)를 각색한 자료입니다.