계속해서 수익을 내면서 비즈니스를 성장시킨다는 것은 단순한 작업이 아닙니다. 때로는 감당하기 어려울 정도로 엄청나게 힘겨운 일이 될 수도 있죠. 비즈니스 리더들은 기업의 목표와 전략적 위치에 주의를 기울이고, 경쟁 전략과 손익분기점, 일상적인 운영에도 관심을 가져야 합니다. 비즈니스가 성장하기 시작하면, 이미 감당할 수 없을 정도인 문제들 위에 또 다른 차원의 복잡한 문제들까지 더해집니다.
기업이 가진 모든 것을 최대한 활용하기 위해서는, 운영 자산을 처리할 수 있는 보다 효율적인 솔루션이 필요합니다. 예를 들면, 영업부서가 마케팅 활동을 최적화하기 위해서 고객 데이터에 대한 보다 뛰어난 통찰력을 필요로 할 수도 있습니다. 금융 계정에서 다양한 회계 정보를 입력하기 위해서 대량의 스프레드시트로 이루어진 자료를 만든다고 가정해보겠습니다. 이러한 자료들은 대충 훑어보는 것만 해도 몇 시간은 걸릴 수 있는데요. 이런 자료를 만드는 데에는 많은 시간은 물론이고, 엄청난 비용이 소모되며, 비즈니스에서 사용할 수 있는 자본이라는 리소스를 고갈시키게 됩니다.
이제는 비즈니스 성과를 개선해 주고, 시간을 절약해 주며, 리소스를 자유롭게 풀어서 보다 중요한 업무에 재분배할 수 있게 도와주는 비즈니스 관리 소프트웨어를 살펴봐야 할 때입니다. 이번 시간에는 제대로 된 '관리프로그램'이 여러분의 비즈니스에 어떻게 도와줄 수 있는지 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.
왜, '비즈니스 관리 프로그램'이 필요할까?
기업들은 초기에는 규모도 작고 집중력도 더 높습니다. 적어도 이 시기에는 직원들이 보다 쉽게 의사소통을 하고, 즉시 정보를 교환하며, 공유되는 모든 요소들이 적재적소에 잘 사용됩니다. 하지만 회사가 규모를 키우려고 하다 보면, 여러 부서들이 서로 계속해서 연결되어 있게 하기 위해서는 도움이 필요합니다. 다양한 여러 산업부문에서, 적절한 프로젝트 리더십이 부족한 현상은 직원들의 참여도를 떨어트리고 내부 인력의 이탈로 연결되는 흔한 원인 중의 하나입니다. 필수적인 비즈니스 기능들을 간소화할 수 있게 도와주는 관리 소프트웨어를 활용하면 사업 운영에서의 투명성과 가시성을 높일 수 있으며, 조직의 모든 부분을 보다 효율적으로 제어할 수 있습니다. 이 글에서는 관리 소프트웨어에 투자해야 하는 5가지 이유를 살펴보도록 하겠습니다.
1. 사무실 안팎에서 중요한 정보들에 접근할 수 있다
고객 정보가 중앙집중화된 방식으로 저장되어 있거나, 또는 웹이나 모바일 애플리케이션을 이용해서 접근할 수 있다면, 특히 업무가 바쁘거나 원격근무를 하는 팀들의 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 소프트웨어는 CRM이나 리드 포착을 위한 도화선의 역할을 할 수 있고, 작업 기록을 추적하고, 프로젝트의 일정을 관리하며, 프로젝트의 이력을 마치 사진처럼 기록할 수 있습니다.
2. 고객 관계를 업무 스케줄링 및 배정 업무에 연결할 수 있다
여러분의 직원이 5명이든 50명이든 관계없습니다. 만약에 시스템이 구비되어 있지 않다면, 고객이 요청한 서비스 시간에 적절한 팀원들을 연결하는 것은 마치 주사위를 굴리는 것과 다름이 없을 것입니다. 하지만 적절한 소프트웨어가 있다면, 여러 다양한 각도에서 직원들의 일정표를 점검할 수 있기 때문에, 혼란을 일으킬 가능성은 줄이고 명확성을 높여줍니다. 갑작스럽게 대행 요원이나 기술자, 또는 서비스 제공 업체를 특정한 사이트에 보내야 하는 상황은 아주 번거로운 상황이라고 할 수 있습니다.
3. 고객들이 보다 긍정적인 서비스 경험을 즐기게 된다
고객의 구체적인 상황과 함께 프로젝트에 필요한 임무를 완벽하게 이해한다면, 서비스 제공 업체가 보다 생산적이고 능숙하게 작업을 완료할 수 있기 때문에, 고객들에게 여러분이 가진 신속한 전문성을 보여줄 수 있습니다. 그렇게 해서 고객들의 리뷰가 좋아진다면, 비즈니스에 있어서는 더욱 장점이 될 것입니다.
4. 직원들에게 책임감을 가지게 만든다.
특정한 대행 요원이 작업 사이트에 도착하면, 그들은 체크인을 하거나 출근 카드나 타임스탬프를 찍어서, 이를 다시 본사 사무실로 보낼 수 있습니다. 이런 식으로 회사에서는 시간 엄수 여부와 전문성을 확인할 수 있습니다.
5. 중요한 행정업무도 현장에서 처리할 수 있다.
예를 들어서 견적서와 청구서는 온디맨드(on-demand) 형식으로 생성하거나, 필요한 정보를 가지고 있는 직원들이 현장에서 관리프로그램에 접속해서 발행할 수도 있습니다. 또한 고객 관리용 프로젝트 파일에 아이템 리파지토리(repository), 사진, 추가 서비스, 재료 목록 등을 포함하는 필수적인 현장 데이터를 수집할 수 있습니다.
비즈니스 관리 프로그램, 꼭 필요할까?
여러분의 비즈니스에 관리 소프트웨어를 구현하면 다수의 가치 포인트(point of value)가 추가됩니다. 또한, 직원들이 업무를 원활히 수행하게 만들고, 고객들의 높은 기대치를 충족시키며, 재정을 관리하는데 필요한 좀 더 지루한 업무들은 단순하게 만들 수 있습니다. 그러면서도 비즈니스는 전체적으로 성장하게 되죠. 따라서 관리 테크놀로지를 여러분의 벤처기업에 통합하는 것은 단순한 권장사항이 아니라, 장기적으로 볼 때 강력하게 추천하는 사항입니다.
> 이 글은 '5 Reasons To Make Management Software Your Next Investment'를 각색하여 작성되었습니다.
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