아웃소싱을 성공적으로 활용한 기업들이 말하는 4가지 조언

현대 기술의 발전과 급변하는 시장 트렌드에 맞춰 유연하게 대처하는 것은 기업들이 해결해야 하는 중요한 과제가 되었습니다. 이 과제를 해결하기 위해 기업이 활용하는 방법 중 하나가 바로 '아웃소싱'이지요.

하지만 아웃소싱을 활용하는 모든 기업이 시간과 비용을 줄여, 효율성을 극대화하는 아웃소싱의 장점을 누릴 수 있는 것은 아닙니다. 아무런 준비 없이 아웃소싱을 맡기거나, 적합한 작업자를 찾지 못하면 아웃소싱 역시 실패할 수 있습니다.

이번 시간에는 유연한 사업 운영을 위해 처음 아웃소싱을 활용하려고 하는 분들을 위해 실용적인 조언을 드리고자 합니다. 프로젝트를 성공적으로 진행한 클라이언트사의 의견을 참고해, 아웃소싱을 잘 활용하기 위한 방법 4가지를 알려드리겠습니다.

1. 요구사항을 구체화하세요

아웃소싱을 의뢰하기 전에 프로젝트의 목적과 요구사항이 무엇인지를 명확히 설정하고, 현실적인 일정을 산정하세요. 이는 프로젝트에 적합한 아웃소싱 파트너를 찾는 과정에서 여러분이 필수적으로 해야 하는 일입니다.

일반적으로 요구사항을 전달할 때는 스토리보드나 와이어프레임 같은 기획 문서, 요구사항 정의서, 기능 명세서 등 문서화된 자료를 이용합니다.

파트너에게 여러분이 원하는 바를 구체적으로 전달할수록 파트너가 요구사항을 명확히 파악해 프로젝트를 성공적으로 진행할 확률이 높아집니다. 또한, 여러분이 요구사항과 기한에 대한 명확한 정보를 제공한다면, 파트너가 현실적인 제안과 합당한 금액, 기간을 제시할 수 있습니다.

"기획서를 최대한 구체적으로 작성하는 것이 가장 중요합니다. 기획에 맞는 솔루션이 있을 텐데, 기획이 제대로 되어 있지 않다면 프로젝트에 맞는 작업자를 찾기 힘들고, 작업자 측에서도 솔루션을 제안하는 데 한계가 있을 거라고 생각해요. 의뢰자 입장에서 최대한 원하는 바를 디테일하게 설명하는 게 만족도를 높일 수 있는 방법이라고 생각합니다."

- 클라이언트사 인터뷰 내용 중에서

2. 아웃소싱 파트너를 선정할 때 가격만으로 결정해서는 안 됩니다

아웃소싱 파트너를 선정하는 것은 풀타임 직원을 고용하는 것만큼이나 중요하고 신중해야 하는 일입니다. 직원을 채용할 때 면접을 통해 지원자의 역량을 파악하는 것처럼 아웃소싱 파트너를 선정할 때도 같은 과정을 거쳐야 하지요.

1) 유사 경험 체크하기

일반적으로 의뢰자는 작업자를 평가할 때 업력이나 대기업 프로젝트 경험 위주로 확인합니다. 하지만 가장 중요한 것은'유사 프로젝트 경험'입니다. 유사 경험이 있을 경우, 해당 프로젝트에 대한 이해도가 높고, 프로젝트 진행 시 어떤 이슈를 고려해야 하는지 등 노하우를 가지고 있어 성공적으로 프로젝트를 진행할 확률이 매우 높습니다. 프로젝트 도중 이슈사항이 발생했을 때도 경험이 있기 때문에 유연하게 대응할 수 있고, 시스템을 만들어가는 과정에서 여러분이 놓칠 수 있는 부분들을 작업자의 경험으로 채울 수 있지요.

2) 커뮤니케이션

커뮤니케이션 방식이 잘 맞으면 사소한 오해가 생길 수 있는 확률이 낮아집니다. 미팅 당시 이야기를 나눈 담당자와 말이 잘 통하는 것으로 커뮤니케이션 방식을 검증하는 것은 충분한 근거가 되지 않습니다. 아래 5가지 사항에 대해 질문해보세요 :

• 어떤 커뮤니케이션 툴을 주로 사용하는지? (이메일, 전화, 슬랙, 트렐로 등)


• 이전 클라이언트와 연락 주기는? 어떤 내용들을 논의했는지?


• 어떤 상황들을 문서화하는지?


• 이슈사항에 대한 의사결정은 어떻게 했는지?


• 주로 낮에 연락하는지, 밤에 연락하는지?

3) 프로젝트 우선순위

일반적으로 사람들은 규모가 큰 업체는 무조건 좋다고 생각합니다. 하지만 작업자에게 여러분의 프로젝트가 어느 정도의 우선순위인지에 따라 달라집니다. 아무리 내부 인력이 많은 개발사나 에이전시라고 해도 프로젝트 우선순위가 낮다면, 커뮤니케이션이 느려지거나 일정이 지연되고, 긴급한 상황이 생겼을 때 대처가 늦어질 수 있지요. 반대로 소규모 회사나 프리랜서 팀이라고 해도 프로젝트에 많은 관심을 두고 최선을 다해 임한다면 프로젝트가 성공적으로 끝날 확률은 더 높아집니다. 아래 두 가지 사항을 질문해보시기 바랍니다 :

• 진행 중인 다른 프로젝트는 어떤 것들이 있는지?


• 실제로 프로젝트를 진행할 인력은 어떻게 구성되어 있는지?

3. 작게 시작하세요

파트너를 선정할 때 그들이 자신의 능력과 기술에 대해 말하는 것만을 믿고 결정하기 힘들 수 있습니다. 포트폴리오를 검토하고 레퍼런스를 체크하고 나서도 다소 불안할 수 있지요.

파트너의 능력이 어떤지, 프로젝트에 적합할지 테스트하는 방법 중 하나는 본 프로젝트를 의뢰하기 전에 실력을 테스트해볼 수 있는 간단한 작업을 먼저 의뢰하는 것입니다. 물론, 테스트 프로젝트를 진행하는 데 합당한 보수는 제공해야 합니다. 처음 작업할 때 소규모 프로젝트를 진행해보고, 파트너의 역량에 대한 확신을 갖게 된 후 더 큰 프로젝트를 시작할 수 있습니다.

"업체마다 특성이 다르겠지만, 개발에 대한 이해도가 낮다면 욕심부리지 않고 조금씩 작업을 의뢰하는 건 어떨까 합니다. 제가 취했던 방식인데요. 처음부터 사용 가능한 자원을 전부 사용하는 게 아니라, 최소한의 금액으로 꼭 필요한 부분만 개발하고, 기존 파트너 또는 새로운 파트너와 추가로 개발 보완하는 방식으로 작업을 진행했지요.

결과적으로 파트너 검증하는 데도 도움이 됐고, 더 적은 비용으로 수월하게 결과물을 확인할 수 있었어요.

- 클라이언트사 인터뷰 내용 중에서

4. 프로젝트 마일스톤 별로 나눠서 지불하세요

일반적으로 아웃소싱 시장에서는 선금(착수금), 잔금 형태로 대금을 지불합니다. 하지만 이런 계약 방식은 의뢰자와 작업자 모두에게 리스크가 큽니다. 의뢰자는 작업자에 대한 정보나 최소한의 결과물 확인 없이 선금을 지급한 후, 프로젝트 도중 일정 지연, 연락 두절, 개발사 도산 등 결과물을 보장받지 못하는 문제를 겪습니다. 반대로 작업자는 프로젝트를 완수했는데도 추가 업무를 요구받거나 대금 지급일이 차일피일 미뤄지는 등 잔금 지급을 보장받지 못하는 상황이 발생하지요.따라서 프로젝트 마일스톤 별로 나눠서 지불하는 방식을 추천합니다.

"이전에 외주를 맡길 때 무턱대고 맡겼다가 전부 실패했습니다. 개발 작업 완료 후 소스를 열어봤더니 엉망이었던 경우도 있었고, 디자인 작업은 수정 요청에 따라 추가 견적이 발생하는 등 문제가 많았어요.

- 클라이언트사 인터뷰 내용 중에서

급변하는 시장에서 아웃소싱을 적절히 활용할 수 있다는 것은 기업에게 큰 경쟁력입니다. IT 아웃소싱을 활용해 유연하게 사업 운영을 하고자 하는 분들에게 도움이 될 수 있기를 바랍니다.

이번 글이 IT나 아웃소싱을 잘 몰랐던 분들에게 도움이 되었길 바라며, 다음에도 유용한 내용으로 찾아뵙겠습니다 :)