노션 수식(Formula)으로 ‘달성률 대시보드’ 만드는 법

IT 지식이 무엇보다 중요해진 요즘, 여러분은 어떻게 공부하고 있나요? 가장 먼저 눈길이 가는 건 다양한 IT 강의 영상일 겁니다. 강의를 제공하는 교육 기업들과 함께, 요즘IT에서 ‘IT 강의 시리즈’를 준비했습니다. 엄선한 교육 영상을 텍스트로 읽고 필요한 정보를 빠르게 가져가세요.

이번 강의는 ‘노션(Notion) 활용하기’입니다. 노션은 어느덧 단순한 메모용 소프트웨어를 넘어 기업의 주요 업무 공간으로 진화하고 있습니다. 노션을 쓰려면 알아야 할 기본 개념부터 목적에 따른 활용법까지, 이 기회에 기초를 확실히 다져 보세요. 전체 영상은 코드잇에서 확인할 수 있습니다.

지금까지 노션(Notion) 데이터베이스의 기본 속성에 대해 배우면서, 각각의 속성마다 알맞은 값들을 입력해 보았는데요.

각 속성에 입력된 값들을 그대로 사용할 수도 있지만, 노션 데이터베이스의 수식(Formula) 기능을 사용하면 다른 속성의 값들을 조합해서 새로운 값을 만들어내고, 시각화까지 할 수 있습니다.

이번 글에서는 이 수식 기능을 활용해서 달성률을 시각화하는 대시보드를 만드는 방법에 대해 알아봅시다. 그럼 시작해 볼까요?

노션 수식으로 달성률 시각화하기

예를 들어, 여러분이 과일가게를 운영한다고 해보겠습니다. 이 가게에서 분기별로 팔린 과일의 개수를 모두 더해서, 과일별로 1년 동안 총 몇 개가 팔렸는지 확인하고 싶다면 어떻게 해야 할까요?

이럴 땐 수식(Formula) 속성을 사용하면 됩니다. 데이터베이스에서 새로운 속성을 추가하고, ‘Formula’를 선택해 줍니다.

속성 이름은 ‘총 판매량’이라고 바꿔줄게요. 이제 값을 입력할 부분을 클릭하면 수식을 작성할 수 있는 ‘수식 편집기’가 나오는데요. 수식 편집기 입력창 좌측 메뉴 중 ‘프로퍼티(Properties)’ 란의 다른 속성들을 활용해 공식을 작성하면, 계산된 값이 자동으로 출력되는 원리입니다.

수식(Formula)으로 계산하기: 총 판매량

직접 한 번 만들어 볼게요. 우리는 1년 동안의 총 판매량을 확인하고 싶으니, 모든 분기의 판매량을 더하는 공식을 만들어야 하는데요.

속성 이름을 클릭하면, 바로 태그로 반영돼 공식에 쉽게 사용할 수 있습니다. 키보드의 더하기(+) 기호를 이용해 1분기부터 4분기까지 모든 판매량을 더하는 공식을 아래와 같이 써보았습니다.

그런 다음 ‘Done’을 누르면, 방금 만든 공식에 맞는 값이 자동으로 계산되어 나옵니다. 이렇게 간단한 공식 하나만 입력했는데도, 데이터베이스에 있는 모든 페이지의 총 판매량이 자동으로 계산되었죠.

이렇게 수식 속성에서 공식을 한번 입력해 두면, 앞으로 데이터베이스에 아무리 많은 페이지가 추가되더라도 똑같이 작동하게 됩니다. 예를 들어 ‘자두’라는 과일을 페이지로 추가한 다음, 분기별 판매량만 입력해 두면 위에 있는 다른 과일들처럼 자동으로 총 판매량이 계산되어 나오는 걸 볼 수 있어요.

수식(Formula)으로 계산하기: 총 매출

이번엔 매출도 한번 계산해 볼게요. 우리는 이 가게는 모든 과일을 균일가로 한 알당 2,000원에 판매하고 있다고 가정하겠습니다.

먼저 수식 속성을 하나 더 추가하고, 속성의 이름은 ‘총 매출’로 바꿔줄게요. 그다음 아까와 동일하게 수식 편집기를 열고 공식을 입력하면 됩니다.

매출을 구하려면 판매량에 판매 가격을 곱하면 되겠죠? 아까 만들어 놓았던 ‘총 판매량’을 선택하고, 곱하기(*) 2000을 입력해 주겠습니다. 마지막으로 ‘Done’을 누르면 간단하게 총 매출이 계산된 것을 확인할 수 있습니다.

수식(Formula) 속성이 편리한 이유

정리하자면, 수식 속성은 공식을 만들 때 단순히 고정된 숫자만 넣는 게 아니라 다른 속성 자체를 넣어 계산할 수 있다는 특징을 가집니다. 예시처럼 데이터베이스에서 공식에 들어간 속성의 값을 수정했을 때에도 자동으로 계산 결과에 바로 반영됩니다. 데이터의 오류를 뒤늦게 발견하고 값을 수정하더라도 처음부터 일일이 다시 계산할 필요가 없는 거죠. 이처럼 수식 속성은 다른 속성의 값을 바탕으로 계산할 수 있는 매력적인 기능입니다.

또한, 더하기나 곱하기 말고도 빼기(-), 나누기(/) 등 다양한 계산이 모두 가능합니다. 수식 편집기를 열고 직접 공식을 작성하면서, 데이터베이스에 있는 여러 가지 속성 값을 원하는 방식으로 자유롭게 조합하고 가공해 보세요.

수식 속성에서 그래프 활용하기

지금까지 수식 속성을 만들고 활용하는 방법을 알아보았는데요, 여기서 한발 더 나아가 보겠습니다. 만약 수식 속성에서 계산되어 나온 결과값이 숫자라면, 이 값을 막대(Bar)나 원형(Ring) 그래프로 시각화할 수도 있습니다.

그래프로 목표 달성률 확인하기

과일별 판매 목표량이 250개였다고 가정하고, 그래프를 활용해 과일별로 판매 목표량을 얼마나 달성했는지 더 잘 보이게 만들어 봅시다.

이럴 때는 우선 속성 이름을 눌러 ‘에디트 프로퍼티(Edit property)’로 이동합니다. 그러면 원하는 그래프 모양을 선택하고, 색상도 보기 좋게 바꿔줄 수 있습니다.

그런 다음 ‘디바이드 바이(Divide by)’ 영역에서 그래프의 최댓값을 얼마로 설정할지 입력하면 됩니다. 판매 목표량을 과일마다 250개로 정했으니까 250을 입력하면 되겠죠? 각 과일의 총 판매량이 250개일 때 그래프가 꽉 차도록 만들어줄 겁니다.

또한 ‘쇼 넘버(Show number)’ 설정으로는 숫자를 숨기거나 보여줄 수도 있습니다.

이렇게 만들어진 그래프는 다른 속성의 값이 달라짐에 따라 실시간으로 업데이트됩니다.

프로그레스 바(Progress bar)

수식 속성의 그래프 기능을 잘 사용하면 ‘프로그레스 바(Progress bar)’라는 기능도 만들 수 있습니다.

프로그레스 바는 작업의 진행도나 달성률을 시각적으로 보여주는 장치인데요. 다른 속성에 입력된 항목을 체크하거나 해제할 때마다, 그래프가 달성률을 바로바로 반영합니다. 완료한 일을 단순히 체크만 하는 것보다, 각 항목의 수행 여부가 반영된 그래프로 표시하면 오늘의 할 일을 얼마나 달성했는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

그럼 프로그레스 바는 어떻게 만들 수 있을까요?

프로그레스 바로 할일 관리하기

생각보다 간단한데요. 데이터베이스에서 ‘영단어 외우기’, ‘수학 문제집 풀기’, ‘오답 노트 작성하기’ 항목을 체크할 때마다, 이 값이 그래프에 반영되는 프로그레스 바를 만들어 봅시다.

이를 구현하려면 수식 편집기에서 세 가지 항목을 더하는 공식을 만들어 주고, 공식의 최댓값을 그래프가 나타낼 수 있는 최댓값과 같도록 설정하면 됩니다.

예를 들어, 체크된 상태를 1, 체크되지 않은 상태를 0이라고 하면, 수식 속성에서 만든 공식의 최댓값은 3이기 때문에, ‘디바이드 바이’ 항목의 값을 3으로 설정해야 합니다. 만약 공식의 최댓값이 3인데 ‘디바이드 바이’에 4를 넣으면 어떻게 될까요? 이러면 모든 항목에 체크해도 그래프가 끝까지 차지 않기 때문에, 올바른 프로그레스 바가 만들어지지 않습니다.

이렇게 원리를 간단히 살펴봤으니, 이제 실제로 프로그레스 바를 만들어보면서 좀 더 자세하게 이해해 볼게요.

프로그레스 바(Progress bar) 직접 만들기

예시 프로그레스 바를 삭제하고, 처음부터 같이 만들어 볼게요. 수식 속성을 새로 추가하고, 이름은 ‘Progress bar’로 바꿔주겠습니다.

1. 공식 입력하기

우선 공식을 입력하겠습니다. 앞서 이야기한 대로, 세 가지 항목을 더하는 공식을 만들어 줄게요. 그런데 이렇게 공식을 쓰고 결과를 보니, 뭔가 이상하죠?

값이 숫자(0이나 1)로 나오지 않고, 체크되지 않은 항목은 false, 체크된 항목은 true로 나타날 겁니다.

이런 결과가 나온 이유는 공식을 만들 때 사용한 이 세 가지 속성들의 데이터 유형이 숫자가 아닌 체크박스(Checkbox)이기 때문인데요. 체크박스(Checkbox)로 만들어진 속성을 수식 편집기에서 선택해 보면 체크박스가 그대로 나타나고, 이 속성을 여러 개 더할 경우에는 true 혹은 false 값이 쭉 이어져 표시되는 걸 확인할 수 있습니다.

2. toNumber 함수로 데이터 값 바꾸기

그럼, 이 체크박스 속성의 값을 숫자로 나타내려면 어떻게 해야 할까요? true 또는 false로 표시되는 값을 숫자로 바꿔주면 되는데요. 이럴 때는 ‘toNumber’라는 함수를 사용하면 텍스트 형태의 데이터를 숫자 형태의 데이터로 손쉽게 바꿀 수 있습니다.

참고로 노션 데이터베이스에서 말하는 ‘함수’란, 속성 값을 이용해서 여러 가지 계산이나 명령을 내릴 수 있도록 도와주는 도구라고 생각하면 됩니다. 수식 입력기에 ‘toNumber’라고 입력하면 오른쪽에 함수에 관한 설명이 나타납니다.

텍스트 형태의 값을 숫자(number)로 바꿔준다고 적혀 있습니다. 함께 나온 예시를 보면, 체크박스 속성에서 나오는 true 값을 ‘toNumber’ 함수의 괄호 안에 넣으면 숫자 1로 바뀐다고 나와 있네요. 바로 우리가 원했던 기능이죠? ‘toNumber’ 함수를 사용하면 true 값은 1로, false 값은 0으로 변환됩니다.

함수를 적용한 수식을 다시 만들어 보겠습니다. 마찬가지로 세 가지 항목을 전부 더할 건데요. 이번에는 각 항목을 모두 ‘toNumber’ 함수로 감싸서 입력해 줄게요. 이렇게 하면, 아까와 다르게 값이 숫자 ‘3’으로 명확히 나타나는 것을 확인할 수 있습니다.

지금은 세 항목 모두 체크가 되어 있어 1씩 카운트해 총 3이 된 건데요. 여기서 체크박스를 하나씩 해제할 때마다 1씩 결과값이 1씩 줄어드는 모습을 볼 수 있습니다.

3. 막대그래프로 시각화하기

수식의 값을 숫자 데이터 유형으로 성공적으로 바꿨으니 이제 시각화만 하면 됩니다. ‘에디트 프로퍼티(Edit property)’로 이동해 그래프 형태를 ‘Bar’로 선택해 줄게요.

그런데, 이미지를 보니 무언가 이상한데요. 그래프의 최댓값 설정을 하지 않아서 그렇습니다. 앞서 살펴본 것처럼, ‘디바이드 바이(Divide by)’의 기존 값인 100을 우리가 만든 수식의 최댓값인 3으로 바꿔주겠습니다. 프로그레스 바에는 굳이 숫자를 표시할 필요는 없으니까, 아래 있는 ‘쇼 넘버(Show number)’ 옵션을 해제해서 숫자가 보이지 않게 설정하고, 그래프의 색상도 보기 좋게 바꿔 주었습니다.

다시 데이터베이스로 돌아가면, 우리가 원했던 대로 프로그레스 바가 잘 작동하는 것을 확인할 수 있습니다.

마치며

지금까지 노션의 수식(Formula) 속성과 함수를 활용해 프로그레스 바를 만드는 방법을 알아봤습니다.

앞선 예시에서는 간단하게 ‘toNumber’라는 함수 하나만 살펴보았는데요. 사실 이 함수 말고도 수식에서 쓸 수 있는 다양한 함수들이 아주 많습니다. 노션의 수식 편집기 사이드바에서 아래쪽으로 스크롤을 내리면, 사용할 수 있는 다양한 함수 목록을 확인할 수 있는데요. 이 함수들을 잘 조합하면 체크박스 속성뿐만 아니라 다른 다양한 속성 값들을 동시에 반영하는 프로그레스 바도 만들 수 있습니다.

수식 속성에서 사용할 수 있는 다양한 함수들을 정리한 공식 문서 링크와, 여러 가지 속성을 활용한 프로그레스 바 예시를 볼 수 있는 튜토리얼 링크를 함께 준비했으니 관심 있는 분들은 살펴보기를 추천합니다.

• [Notion 공식 문서] Formula syntax & functions
• [튜토리얼] 다양한 속성을 반영하는 프로그레스 바

국비지원 받고 노션 배우기https://code.it/1TS56CI

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