디지털 전환(Digital transformation)은 단순히 디지털로 기술을 구현하는 작업을 의미하는 것이 아닙니다. 디지털 전환의 목표는 기업의 운영 방식을 근본적으로 변화시켜서, 테크놀로지라는 기회를 해당 기업의 새로운 DNA로 만드는 것이 되어야 합니다. 그렇지만 이렇게 중대한 변화가 이루어지는 동안, 대부분의 조직에서는 화려하면서도 새로운 디지털 도구에만 관심을 빼앗기는 경우가 많습니다. 그래서 조직 내부의 프로세스 역시 전환이 이루어져야 한다는 사실은 쉽게 잊어버리곤 합니다. 조직 내부의 프로세스를 최적화하지 못한다면, 대부분의 기업들은 오랫동안 살아남을 수 없습니다. 반면에 디지털 전환을 통해서 내부의 프로세스도 개선한다면, 다음과 같은 다양한 방식으로 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다.

-워크플로우 내의 취약점을 찾아낸다 -효율성을 높이고 예산을 보다 잘 통제할 수 있다 -데이터를 최대한 활용하고 낭비를 최소화한다.

우리는 비즈니스 아이디어는 물론이고 내부의 구성원들까지도 그러한 효율적인 프로세스에 모두 통합해야만 합니다. 그래야만 조직의 구성원들이 완벽하게 디지털 전환을 수행할 수 있게 하고, 비즈니스에 가치를 더할 수 있습니다.

"디지털트랜스포메이션으로 최상의 프로세스를 만드는 법 4가지"

01. 프로세스 매핑하기

전환이라는 것의 목표는 기업의 전략 프로세스를 자동화하고 단순화시키는 것입니다. 그리고 전환은 그러한 프로세스의 현 상태를 조사하는 것으로 시작해야 합니다. 단순히 프로세스를 매핑하는 것만으로도, 기업에서는 미처 스스로 알지 못했던 사각지대를 찾아낼 수 있고, 그렇게 작은 변화만으로도 커다란 영향을 만들어낼 수 있습니다. 매핑은 기업 전체의 모든 구성원들이 프로세스가 어떻게 만들어져 있는지를 볼 수 있게 해줍니다. 그리고 전환이 필요한 이유가 무엇인지를 보여주는 시각적인 도구이기도 합니다. 고객사의 상세한 통찰력 덕분에, 우리는 그러한 프로세스를 이상적으로 만들어가기 위한 단계별 계획을 제시할 수 있습니다.

02. 자동화

수많은 기업들이 이미 오랫동안 자동화를 활용해왔습니다. 하지만 인공지능(AI)의 가능성이 크게 발전하고 테크놀로지 역시 급격하게 성장을 지속하면서, 자동화라는 것은 2020년의 디지털 전환에 있어서도 최대의 트렌드가 되고 있습니다. 이제 우리는 미리 정의된 명령을 따르는 스크립트(script)를 도입함으로써 많은 프로세스를 더욱 효율적으로 만들 수 있습니다. 그리고 로봇 스스로 자신이 수행하는 작업에 대해서 지속적으로 “학습”함으로써, 그러한 자동화를 더욱 유연하게 만들 수도 있습니다. 이러한 혁신은 이미 백엔드의 운영에서 보고서 생성, 청구서 처리, 데이터 수집과 같은 다양한 방식으로 구현되어 활용되고 있습니다. 이런 기술은 우리들에게 대부분의 일상적인 업무에 대한 부담을 덜어주며, 훨씬 더 복잡한 데이터도 처리할 수 있습니다. 그리고 고객을 대면해서 수행해야 하는 기능을 자동화할 수도 있습니다. 즉, 클라이언트의 온보딩(onboarding), 고객에 대한 응대, 그리고 판매까지도 자동화를 통해 개선될 수 있습니다.

03. 커뮤니케이션의 개선

디지털 전환은 변화관리(change management) 프로그램입니다. 그렇기 때문에 변화관리 방안으로 다루어져야 합니다. 다가오는 변화에 대해서 기업 내부에서 직원들과 대화를 나누는 것의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 모든 구성원들의 목소리를 들을 수 있도록 하기 위해서는, 정보가 양방향으로 흐를 수 있는 커뮤니케이션 채널을 만드는 것이 중요합니다. 전통적인 대면(face-to-face) 채널도 여전히 중요하기는 하지만, 최근에는 디지털 채널도 아주 중요하다는 것이 입증되고 있습니다. 코로나19 위기는 장기적인 관점에서 원격근무가 얼마나 중요한지를 입증하고 있습니다. 사내근무에서 원격근무로 전환할 준비가 되어있던 기업들은 현재의 위기를 보다 잘 견뎌내고 있으며, 그 전보다 더욱 강력한 결과를 만들어내는 사례들도 있습니다. 그러한 기업들이 성공하는 데 있어서는 디지털 커뮤니케이션이 중요한 역할을 했던 것으로 밝혀졌습니다. 팀원들이 모두 함께 사무실에 모여서 근무하지 못할 때에는, 투명하면서도 쉽게 관리할 수 있는 디지털 커뮤니케이션에 대한 필요성이 더욱 커지게 됩니다. 메시징 소프트웨어와 보고용 도구에서부터 시작해서, 프로젝트 관리 앱에 이르기까지 수많은 디지털 도구들을 도입해야 합니다. 이를 통해서 커뮤니케이션의 오류와 지루한 이메일 교환으로 인한 시간 지연을 줄일 수 있고, 직원들은 보다 가치 있는 업무에 집중할 수 있습니다. 보다 나은 협업과 유대감을 위해서는 기업 내의 모든 구성원들이 동일한 커뮤니케이션 도구를 활용해야 하며, 이를 통해서 서로 쉽게 연락할 수 있어야 합니다.

04. 데이터 거버넌스(Data Governance)의 도입

데이터 거버넌스란 어떤 조직이 자신들의 데이터를 관리할 수 있게 해주는 솔루션을 말하는 것입니다. 데이터 거버넌스는 기존에 이미 갖고 있던 데이터를 예전에는 가능하지 못했던 방식으로 활용할 수 있게 해줍니다. 데이터 거버넌스는 데이터를 더욱 체계적으로 만들고 쉽게 활용할 수 있게 해주며, 이를 통해서 사용자들은 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다. 또한 데이터 거버넌스에는 현재 사용중인 데이터가 무엇이며 어떻게 사용되고 있는지를 보여주는 추적 및 분석 기능도 포함되어 있습니다. 모든 디지털 전환에는 회사의 데이터를 디지털 형태로 만들고 메타데이터(metadata)를 통해서 검색할 수 있게 하는 작업이 포함되어야 합니다. 데이터 거버넌스는 조직의 워크플로우를 더욱 투명하면서도 효율적으로 만들어줍니다.

> 이 글은 'How to Improve Processes Using Digital Transformation'을 각색하여 작성되었습니다.