일하는 방식의 스마트한 변화, 원격근무를 가능하게 해준 TOOL에 대해

멀쩡한 사무실 두고 사람들은 왜 원격근무를 외칠까?

개인이 얻을 수 있는 이점:

1. 선택의 자유가 주어집니다. 출퇴근을 하지 않아도 되기 때문에, 직장과 가까운 곳에 살기 위해 제한되던 거주지 선택의 폭이 넓어집니다. 자신이 함께 일하고 싶은 직장을 지리적인 요건을 따지지 않고 고를 수 있는 직장 선택의 자유도 또한 함께 상승하는 효과도 있습니다.

2. 업무효율성이 상승합니다. 불필요하게 잦은 회의와 불편한 직장상사와의 관계 등 업무 외적인 요소가 배제되어 집중력 및 창의성이 올라갑니다. 실제로 전체 직원 중 약 20%가 재택근무를 하고 있는 KT의 경우, 해당 직원의 72%가 집중력이 상승되었다고 답변하였으며, 창의성이 높아졌다고 답변한 경우도 69%에 달했습니다.

3. 삶에 더 시간을 투자할 수 있습니다. 일과 일상의 전환에 소비되는 시간을 최소화, 자율적으로 일하기 때문에 절약되는 시간으로 가족 또는 본인에게 더 신경을 기울일 수 있습니다.

4. 금전적인 절약이 가능합니다. 보육시설, 일할 때 입어야 하는 정장, 교통비, 외식비 등 출퇴근을 하지 않았을 때 아낄 수 있는 금전적인 이점은 생각보다 많습니다.

5. 사회적으로도 긍정적인 영향을 미칩니다. 일터와 가까운 곳에서만 식사가 가능했던 전과 달리 좀 더 먼 곳이나 집에서 식사가 가능해지면서 식사습관을 개선시킬 수 있으며, 여가시간을 확보할 수 있어 건강 증진 효과 등을 기대할 수 있습니다. 또한 출산 및 육아를 가로막는 장애물 또한 낮아져 출산율 증가 효과 또한 얻을 수 있습니다.

기업 입장에서 얻을 수 있는 이점:

1. 고용의 폭이 넓어집니다. 사무실이 위치한 도시로 제한이 되던 인력의 풀(pool)이 전세계로 확대되어 기업에게 필요한 인재를 고용할 수 있습니다.

2. 막대한 창업비용 및 고정 유지비용의 지출이 줄어듭니다. 불필요한 경비, 사무실 임대료 등의 고정 유지비용이 감소하게 됩니다. 이는 스타트업과 같이 소규모의 신생 기업일수록 큰 이점이 되어, 외부의 투자유치가 없어도 창업이 가능해지는 계기가 됩니다.

3. 편견 없이 필요한 인재를 고용할 수 있게 해줍니다. 보통 전화나 서면으로 인터뷰가 진행되기 때문에, 외모나 억양 등 업무와 관련이 먼 요인들로부터 자유롭게 편견 없이 유능한 인재를 등용할 수 있어 기업에게 큰 도움이 됩니다.

4. 결근 및 이직률이 감소합니다. 원격근무의 선진국으로 알려진 미국의 경우, 실제로 직원들의 결근일수 와 이직률이 감소했다는 조사결과가 있으며, 또한 입사 지원 시 유연한 근무시간이 기업 선택의 큰 영향을 미친다고 합니다. (Work-Life Balance and the Economics of Workplace Flexibility, Executive Office of the President Council of Economic Advisers, 2010)

원격근무를 가능케 한 Tool의 발전

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1. 커뮤니케이션

1) Slack

Slack은 현재 실리콘 밸리에서 가장 핫한 기업이자 동명의 서비스입니다. 2014년 서비스를 시작한 Slack은 한마디로 채팅 애플리케이션입니다. 기존에도 IRC를 기반으로 한 많은 채팅 툴이 존재했지만, Slack은 그보다 더 직관적이고 통합적이며 확장에 용이합니다. 특정 주제나 부서에 따라 각각의 채널들을 만들고 또 소통하며 일정 및 정보를 공유할 수 있습니다. 여타 채팅 툴과 마찬가지로 대화방에서 구성원들과 파일을 공유할 수 있으며, 개발자들이 주로 사용하는 GitHub나 Zendesk 등의 서드파티 애플리케이션 역시 간단하게 통합하여 공유할 수 있습니다.

Slack의 가장 큰 장점은 외부 어플리케이션을 통합할 수 있는 열려있는 플랫폼이라는 점입니다. 따라서 구성원들은 각기 다른 서비스의 데이터를 Slack에 공유하고 하나의 통합적인 컨텐츠화 할 수 있는 것이지요. 이러한 서비스는 선풍적인 인기를 끌게 되었고, 최근 포브스가 선정한 2016 클라우드 컴퓨팅 분야 top 100에서 당당히 1위를 차지하기도 했습니다.

2) 잔디(Jandi)

잔디는 국내에서 개발된 업무용 메신저입니다. 따라서 Slack을 사용하다가 겪게 되는 언어적 불편함에서 벗어날 수 있지요. 또한 타겟이 아시아 시장 전체다 보니, 영어와 한국어 외에도 중국어 간체와 번체, 일본어 등을 지원하여 불편함을 최소화하였습니다. 이 외에도 파일 검색이 가능한 확장자가 더 많으며, 파일 업로드 등의 전산처리 속도에서도 잔디가 비교적 우위를 보입니다. 이러한 차이는 잔디가 Slack에 비해 파일공유라는 하나의 포인트를 잡고 거기에 집중을 했기 때문에 생겨난 것으로 보이며, 반면에 Slack에 비해 지원하는 외부 서드파티 앱의 개수가 상대적으로 적습니다. 여러 장단점을 비교해보고 선택하는 것은 결과적으로 각자의 몫인 셈이지요.

3) Gmail

Gmail은 여러분도 잘 아시다시피 Google에서 제공하는 세계에서 가장 많이 사용되는 이메일 서비스입니다. Gmail에는 ‘폴더’와 ‘라벨’이라는 기능이 있어 편리하게 메일을 관리할 수 있습니다. Google이 제공하는 다른 서비스들과 연계가 되는 것 역시 큰 이점입니다. 메일 내용에 주소가 있다면 Google Maps를 통해 지도를 확인 할 수 있고, 항공권을 구매하고 E-Ticket을 Gmail을 통해 받았다면 이를 자동으로 인식하여 Google Calendar에 표시해주는 등이지요. 이 외에도 상당히 많은 Google Apps와 호환이 가능합니다.

2. 결재

1) DocuSign

DocuSign은 세계 전자서명 분야를 리드하는 기업입니다. 2016 포브스 클라우드 100에서 3위를 차지한 곳이지요. 이 기업은 디지털 거래 관리(Digital Transaction Management, DTM)의 글로벌 표준을 제시하며, 이전의 서류 기반 거래를 디지털 형식으로 관리하기 쉽게 만들었습니다. 따라서 계약서를 출력하고, 서명한 뒤, 스캔한 다음, 서버에 업로드를 한 뒤 파일을 첨부하여 이메일을 보내는 일련의 과정들이 획기적으로 간편해져 시간과 노력을 아낄 수 있게 되었습니다. 인터넷만 연결되어 있으면 서류철이 없어도 전혀 문제없이 방대한 양의 다양한 결재서류들의 보관 및 관리가 용이해지기 때문에 물리적인 사무실이 없는 원격근무기반 기업들에게는 꼭 필요한 서비스입니다.

2) 모두싸인

모두싸인은 국내 스타트업인 로아팩토리에서 개발된 전자서명 서비스입니다. 마찬가지로 클라우드에 계약서나 확인서 등의 문서파일을 업로드하고 서명을 할 대상들을 지정하면, 각각의 이메일로 전송이 되어 각자 본인 인증을 거친 후 문서를 확인한 뒤 서명하게 됩니다. 모든 서명 대상자들이 서명을 완료하면 문서와 각종 로그가 기록된 감사 추적 인증서가 다시 이메일로 전송되는 형식으로 진행됩니다. 모든 전자결재 시스템이 그러하듯, 높은 수준의 보안이 걸려있어 원치 않는 유출을 방지할 수 있으며, 보다 안전하게 보관이 가능하다는 장점을 가지고 있습니다. 현재 1000개가 넘는 기업 및 기관에서 사용 중이며, 3만명이상의 회원이 이용하고 있습니다.

3. 파일 공유 및 백업

1) Dropbox

클라우드 컴퓨팅 기업 중 가장 거대하고 유명한 기업 중 하나인 Dropbox는 클라우드 스토리지 기반의 자료 공유 서비스를 제공하고 있습니다. 치열한 경쟁 속에서도 각종 다른 어플리케이션 및 툴들과 연계성을 높여 사용자에게 편의를 제공하며, 특히 무엇보다도 파일 동기화의 안정성이 훌륭합니다. 다양한 운영체제를 거쳐 파일이 이리저리 이동해도 깨지거나 동기화에 실패하는 일이 거의 없을 정도지요. 이는 업무 환경이 완벽히 통제되고 통합되어 있지 않은 원격근무시스템에 가장 중요하고 핵심적인 요인입니다. 암호화 수준 역시 높아 보안유지도 용이합니다. 이렇게 높은 신뢰성을 바탕으로 많은 기업들이 Dropbox를 통해 사내 프로젝트를 진행하고 있으며, 파일의 수정 권한을 타인에게 부여하여 같이 파일을 작성하는 것도 가능합니다.

2) Google Drive & Docs

Google Drive는 Dropbox와 마찬가지로 클라우드 스토리지 서비스입니다. 다른 Google Apps와의 범용성과 연계성이 매우 높다는 장점이 있지요. Gmail, Calendar, 주소록, 포토 등은 물론 Docs를 이용해 문서 공유를 통한 협업도 용이하고, 간단한 설문지를 만들어 시장 조사를 하는 데에도 편리합니다. 특히 Docs의 경우, 권한 설정을 통해 원하는 만큼 자유롭게 참여자를 제한할 수도 있으며, 메시지를 남겨 피드백을 주고 받으며 실시간으로 채팅도 가능합니다. 업데이트 기록을 통해 누가 어떤 수정을 했는지 로그를 확인할 수도 있으며, 그때그때 상황에 맞춰 얼마든지 권한 설정을 변경할 수도 있지요.

4. 화상 회의

1) Skype

Skype는 VoIP기술 기반의 인터넷 전화 통화 서비스입니다. Microsoft에게 인수된 뒤 전세계에 서비스되고 있으며, 그렇기 때문에 매우 다양한 언어를 지원한다는 장점이 있습니다. 일반 음성통화보다도 Skype의 존재의미는 바로 다자간 화상통화를 통한 비디오 컨퍼런싱, 화상회의에 있습니다. 마이크와 카메라, 스피커, 인터넷 환경만 있으면 누구나 장소의 구애 받지 않고 서로 얼굴을 마주하고 사소한 대화에서부터 중대한 결정을 위한 미팅까지 할 수 있기 때문이지요. 특히 올해 공개된 Skype Meeting이라는 신규 서비스를 통해, 최대 10명의 대상과 파워포인트 슬라이드를 공유하며 가상의 레이저포인트나 디지털 잉크를 통해 피드백을 주고 받을 수 있는 미팅이 가능해져 기업들에게 도움이 될 것으로 보입니다. 만약 미팅의 크기가 크다면 한번에 최대 250명까지 수용 가능한 Skype for Business를 통해 화상 회의를 진행 할 수도 있습니다.

2) Zoom

 Zoom은 멀리 떨어진 팀원들과 함께 작업하기 위한 여러 가지 방법을 제안합니다. 앞서 살펴본 화상 통화를 통한 미팅뿐 아니라 자신이 사용하고 있는 디바이스의 화면을 함께 공유하며 프로젝트의 진행상황을 보여줄 수도 있습니다. 또한 화이트보드 기능이나 듀얼 스트림, 회의 녹화 등 다양한 부가기능 역시 제공합니다. 웹에서 이루어진 세미나인 ‘Webinar’와 디바이스 간의 경계를 무너뜨린 채팅 등 단순히 회의를 위한 툴을 제공하기보다는 좀 더 다각적으로 협업을 도와주는 기능들이 많아 원격근무를 도입하려는 기업체는 꼭 한번은 살펴보아야 할 툴입니다.

5. 협업 툴

1) Trello

Trello는 말 그대로 협업을 근본적으로 도와주는 툴입니다. 여러 사람과 함께 일하며 놓치는 부분이 생기지 않도록 확실하게 해야 할 일과 이미 진행된 진척 사항, 피드백과 마감 기한 등을 정리하여 보여주는 툴이지요. 자신의 보드를 여러 리스트들과 각각에 필요한 카드를 나열하여 한 눈에 이해하기 쉽도록 정리해주고, 각각의 카드를 다른 사람들에게 할당하거나 각자의 보드를 서로 공유할 수도 있습니다. 또한 카드에는 코멘트를 남길 수 있으며, 파일 첨부나 진척 사항 등을 표시할 수도 있지요. 변화가 생길 때 마다 다양한 디바이스를 통해 알림을 제공하며, 각각의 보드는 고유의 이메일 주소를 가지고 있어 Trello를 통하지 않고도 이메일을 통해 카드를 추가할 수도 있습니다.

이 모든 것이 무료로 제공되지만, 기업의 규모가 커져 전문적인 수준의 보안이나 관리를 필요로 할 시에는 프리미엄서비스인 Trello Business Class에 가입하여, 대용량 데이터 업로드와 다운로드, 그리고 Google Apps와 호환을 꾀할 수도 있습니다. 요컨대 Trello와 같이 일의 생산성을 높여주는 툴들이 앞서 살펴본 원격근무 도입에 대한 회의를 잠식시켜줄 수 있을 것입니다.

6. 일정관리

1) Google Calendar

마지막으로 살펴볼 툴 역시 Google Apps의 Calendar입니다. 서로 얼굴을 맞대고 일하는 상황이 아니라면 서로의 일정을 맞추기 위해 의견을 주고 받는 일 조차 불필요하게 많은 시간과 인내가 필요하겠지요. 이럴 때 가장 요긴한 툴이 바로 Google Calendar입니다. 서로의 일정을 각자의 계정에 등록을 해놓은 뒤 공유할 수 있습니다. 공통된 스케줄만 등록하여 한눈에 볼 수 있으니 좀 더 직관적으로 업무의 흐름과 마감 기한, 진행 상황 등을 알 수 있겠지요.

그룹 캘린더에 회의나 워크숍 등의 이벤트를 등록할 때는 참가자들을 모두 등록한 후 ‘시간 찾기’ 기능을 사용하면, 참가자들의 캘린더들을 비교한 후 모두가 가능한 시간을 찾아 제시해 줍니다. 이 툴의 가장 좋은 점은 오늘 살펴본 거의 모든 툴들과 손쉽게 호환이 된다는 점입니다. 여러분이 어떤 툴을 이용하여 원격근무를 하던 상관없이 일정관리에 있어서는 빈틈이 생기지 않는다는 뜻이지요.