디자인 스프린트 작업, 비대면 '원격근무'로 가능할까?

제품을 생산하는 사람들 사이에서, 디자인 스프린트(Design Sprint)는 최근에 많은 관심을 받고 있는 기법들 중 하나입니다. '디자인 스프린트Sprint)'란 새로운 제품을 디자인할 때, 리스크를 줄이기 위해 디자인 사고 과정에서 활용하고 있으며, 시간 제약이 있는 5단계의 프로세스로 진행됩니다. 이는 제품 디자인 접근법으로서, 문제 해결 및 제품 혁신 분야에서 일하는 디자이너 및 제품 관리자를 비롯한 많은 사람들에게서 점점 더 인기를 끌고 있는데요. 그 이유는 분명하게 효과를 볼 수 있기 때문이라고 합니다.

디자인 스프린트의 목표는 특정한 문제에 초점을 맞추고, 여러 개의 솔루션을 생성하고, 프로토타입을 제작하며, 사용자들로부터 빠른 피드백을 받는 것입니다. 이는 기업들로 하여금 전략적으로 보다 나은 결정을 내리고, 혁신은 더욱 빠르게 이뤄낼 수 있도록 도움을 줍니다. 보통 한 번의 스프린트는 한 그룹의 사람들이 모여서 며칠 동안 여러 부분들에 걸쳐서 진행되는데요. 지금과 같이 팀원들이 원격근무 체제로 전환하면, 보다 많은 요구 사항들이 발생합니다. 그렇다면 원격근무 상황에서는 디자인 스프린트를 실행할 수 없는 걸까요? 이번 시간에는 그 방법에 대해서 자세하게 다뤄보겠습니다.

원격으로 디자인 스프린트를 운영하기, 왜 어려울까?

-시차 및 팀의 업무시간
: 스프린트에서는 집중적인 작업이 필요하기 때문에, 여기저기 흩어진 팀원들과 긴 시간 동안 시간을 잡아서 조율한다는 것이 쉽지 않습니다.

- 저조한 참여도
: 일반적인 스프린트에서라면, 동일한 물리적 공간에 모여서 한 가지 주제에 초점을 맞춰서 집중력을 유지하는 것이 비교적 어렵지 않습니다. 하지만 원격에서 일하는 상황이라면, 팀원들이 각자의 업무에 치우쳐 아이디어를 내는 것에 소극적으로 대처할 수도 있습니다.

-기술적인 문제
: 인터넷 연결이 좋지 않거나, 마이크의 상태가 불량한 것과 같이 기술적인 결함이 발생하면 원격 스프린트가 제대로 이루어지기 어렵습니다.

-비효율적인 협업
: 스프린트를 위해서 한 공간에 모여 있다면 화이트보드를 놓고, 모두가 참고하는 알림판으로 사용할 수 있습니다. 원격의 환경에서라면, 여러분이 '스티키 노트(sticky note)'를 사용하자고 말하기도 전에 이미 상황이 엉망이 될 가능성이 있습니다.

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원격근무 환경에서, 디자인 스프린트를 원활하게 만드는 3단계 프로세스

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1단계: 원격근무 시작 전, 스프린트를 위한 준비

디자인 스프린트가 시작되기도 전에 망하기 쉬운 흔한 이유는 '준비가 충분히 되지 않은 상태' 때문입니다. 이는 원격으로 이뤄질 때, 문제가 더 심각해집니다. 스프린트를 위한 사전 작업이 자유로운 아이디어 도출과 프로토타입을 가능하게 하기 위한 것이기에 왜 철저한 사전 준비가 필요한 것인지 의문을 가질 수도 있습니다. 하지만 아무리 자유로운 회의라고 하더라도 여전히 철저한 통제하에서 진행되어야 하기 때문에, 꼼꼼하게 준비하는 것이 중요합니다.​

문제를 정의한다.
일단 디자인 스프린트가 계획되었다면, 해결해야 할 문제에 대해서 익숙해지는 것이 필수입니다. 핵심적인 이해관계자들에게 자문을 구해야 하고, 주어진 도전 과제에서 도출되는 결과들을 어떤 팀원들이 담당할 것인지에 대해서도 명확하게 정리할 필요가 있습니다. 이런 연습을 하다 보면 스프린트에 적합한 사람들을 선정하는 것은 물론이고, 그 회의를 보다 효과적으로 진행하는 데에도 도움이 될 것입니다.


디자인 스프린트 팀을 구성한다.
제대로 된 팀을 구성하는 것은 매우 중요하며, 디자인 스프린트의 성공 여부를 결정할 수도 있는 것입니다. 한 팀은 다섯 명에서 일곱 명 정도의 인원으로 꾸리는 것이 좋습니다.

> 원격 디자인 스프린트 팀
스프린트의 목표는 적절한 사람들이 모여서 특정한 문제에 집중하고 그 해결책을 도출하는 것입니다. 위에서 보이는 팀은 이상적으로 구성해본 것입니다. 각자의 상황에 따라서 역할은 조정될 수 있습니다.

> 스프린트 스케줄을 수립한다.
스프린트에 참여하는 사람들은 9시간 이내의 시간대 안에 있는 것이 좋습니다. 각자의 팀원들이 언제 참석해야 하는지, 그리고 얼마나 길게 참여해야 하는지를 알려주는 것도 필수적입니다.

디자인 스프린트의 간단한 회의자료를 만든다.
일단 팀이 구성되면, 이 템플릿을 이용해서 간단한 회의자료를 만드세요. 곧 있을 디자인 스프린트에서 논의될 내용들을 모든 참가자들이 예상할 수 있도록 정리한 핵심적인 문서입니다. 여기에서는 도전 과제의 개요, 일정, 시간표, 확인해야 할 사항 등이 포함되어 있어야 합니다.


문제를 프레임으로 만든다.
문제를 프레임으로 만드는 것은 디자인 스프린트의 준비에 있어서 중요한 부분입니다. 여기에는 해결해야 할 문제에 대한 충분한 조사가 포함되어야 합니다. 즉, 핵심적인 사람들과 이야기를 나누고, 분석 자료들을 찾아보고, (그리고 문제의 유형에 따라서) 감사나 인터뷰를 진행해서 그 문제에 대한 내용들을 가능한 많이 찾아내는 작업이 필요합니다. 이 과정은 디자인 스프린트가 시작되기 전에 필요한 사항들을 세팅하고, 사람들이 준비하는 데에도 도움을 줄 것입니다.

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스프린트 팀원들과 사전에 준비 통화를 한다.
모든 팀원들에게 디자인 스프린트 과정에서 진행될 내용들에 대한 개요를 전달하는 것은 필수적인 부분입니다. 스프린트는 강도 높은 과정이기 때문에, 모든 사람들이 같은 부분에 생각을 집중해야 하고, 현재의 진행 상황에 대해서 제대로 인식하고 있는 것이 중요합니다. 사람들은 그 도전과제를 이해하고 있어야 하고, 그 회의에서 각자에게 무엇을 요구하는지도 알고 있어야 합니다. 그리고 당연한 이야기이겠지만 팀원들이 원격 회의 도구나 장비에 대한 사용법을 제대로 알고 있는지를 확인하는 것도 중요한 부분입니다. 사전에 준비 통화를 함으로써, 이런 사항들도 점검을 할 수 있습니다.

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2단계: 원격근무를 위한 도구 사용하기

줌(Zoom): 연락, 채팅, 화면 공유 그리고 회의 녹화까지 매끄럽게 활용할 수 있습니다.

노션(Notion): 메모 및 업무에서부터 프로토타입까지 모든 것을 한곳에 모아둘 수 있습니다.

피그마(Figma): 시간대가 달라도 온라인으로 프로토 타입을 만들고 협업할 수 있습니다.

유저 테스팅(User Testing): 프로토타입에 대한 피드백을 빠르게 받을 수 있습니다.

두들(Doodle): 회의 일정을 잡는 데 사용합니다.

미로(Miro): 협업에 사용하는 화이트보드 플랫폼으로 아이디어를 만들고 개발할 수 있습니다.

아사나(Asana): 팀 프로젝트와 업무를 쉽게 관리할 수 있습니다.

3단계: 업무 효율을 높이는 원격근무 환경 조성

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조용한 통화 환경
: 스프린트를 진행하려고 하는데, 주변에서 시끄러운 잡음이 들리는 것만큼 좋지 않은 경험도 없습니다. 조용한 공간에서 작업을 시작하세요.

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라이브 비디오는 필수
: 논의를 원활하게 진행하기 위해서는 라디오 비디오가 많은 도움이 됩니다. 라이브 비디오를 통해서 회의를 진행하면 모든 사람들의 모습을 볼 수 있기 때문에, 혹시 누군가 집중력이 흐트러져 있다면 쉽게 찾아낼 수도 있습니다. 예를 들어 다른 화면을 보고 있다거나 문제를 이해하는데 어려워하는 팀원의 모습을 본다면, 회의를 진행하는 사람으로서 그들을 도울 수 있는 기회를 포착할 수 있습니다.

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기대치 관리
: 팀의 기대치를 관리하는 것은 굉장히 중요한데, 특히 디자인 스프린트를 원격으로 처음 진행한다면 더욱 그렇습니다. 모든 팀원들이 며칠 동안은 스케줄을 전부 비워 놨기 때문에, 그 회의를 통해서 어떻게든 얻어 가는 것이 있어야만 합니다. 팀원들은 원하는 결과가 어떤 것인지를 인식하고 있어야 하며, 그것은 자신들이 마주한 도전 과제에 대한 검증된 (또는 검증되지 않은) 프로토타입입니다. 디자인 스프린트에서는 팀원들이 완성된 제품을 만드는 것이 아닙니다. 그들은 방향을 검증하고 이대로 진행해도 된다는 자신감을 얻기 위해서 함께 협업하고 있는 것입니다.

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체계화된 상태를 유지
: 디자인 스프린트에 사용되는 리소스들을 한 군데에서 찾을 수 있다면, 아주 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 노션(Notion)이나 아사나(Asana)와 같은 도구에서 프로젝트를 설정해 놓는 것이 좋은데, 이런 곳에는 논의에 사용되는 자료들을 전부 업로드할 수 있고 업데이트 기능도 제공하기 때문에, 모든 팀원들이 언제든 접속해서 필요한 자료들을 어디에서 찾으면 되는지를 알 수 있습니다. 베이스캠프(Basecamp)나 트렐로(Trello)와 같은 도구들을 사용하셔도 됩니다.

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갈등 상황을 다루기
: 원격 스프린트의 효용성에 대해서 의문을 제기하는 말썽꾼이나 회의론자들이 등장해서, 관리가 필요한 상황이 발생할 수 있습니다. 원격 스프린트는 일반적인 업무환경에서와는 다른 특성들을 갖고 있습니다. 스프린트의 이전과 그 도중에서의 기대치를 명확하게 설정할 수 있다면, 골치 아픈 상황이 덜 벌어지게 될 것입니다.

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> 이 글은 'How to Conduct a Remote Design Sprint'를 각색하여 작성되었습니다.