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- 사람들이 어렵고 복잡하다고 느끼지 않게 하는 것 - 조용한 분위기에서 말을 이끌어 내는 것 - 말이 많은 사람들을 기분 나쁘지 않게 저지하는 것 - 정치적 중립성을 지키는 것 (사무실에서, 때로는 국가적으로) - 어마어마하게 부담스러운 주제를 훨씬 더 가볍게 만드는 것
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회의를 잘 이끌기 위해서는 보기 드문 재능이 필요합니다. 좋은 회의에는 무빙워크와도 같은 움직임이 있습니다. 사람들이 넘어지지 않게 너무 빨리 움직이지도 않으면서, 탑승한 모든 사람들의 소중한 시간이 아깝지 않도록 분명하게 앞을 향해 나갑니다. 여러분도 아시겠지만 선망되는 회의에서는 문제가 빠르게 해결되고 실제로 진행까지 이어질 수 있게 하는 '흐름'들이 있습니다. 이러한 '흐름'을 가지기 위해서는 다음과 같은 것들이 필요합니다.
- 사람들이 어렵고 복잡하다고 느끼지 않게 하는 것
- 조용한 분위기에서 말을 이끌어 내는 것
- 말이 많은 사람들을 기분 나쁘지 않게 저지하는 것
- 정치적 중립성을 지키는 것 (사무실에서, 때로는 국가적으로)
- 어마어마하게 부담스러운 주제를 훨씬 더 가볍게 만드는 것
디테일한 내용에 집중하는 것 대신 더 '중요한 것들'만 한 페이지에 요약하고, 자세한 내용들은 따로 준비해두세요. 아니면 회의 테이블에서 여러분의 앞에만 세부정보들을 놓아두세요. 만약 다른 사람들이 디테일한 부분에 대해 질문을 한다면, 추가적인 사항들을 간단하게 설명해 주면 됩니다. 만약 누군가 정말로 세부사항까지 알아야 할 필요가 있으면 회의가 끝난 후에 일대일로 자세히 설명해 주세요.
재무 분야를 예로 들어보겠습니다. 페이지 맨 위에 손익계산서를 5줄로 요약해서 보여줍니다. (수익, 매출원가, 총이익 등) 그리고 맨 아래에서는 맨 위의 요약에서 보여준 주요 항목들에 대해서 조금 더 상세한 내역들을 설명할 수 있습니다. 예를 들어, 수익 항목은 차량 수입, 트럭 수입 등으로 세분화될 수 있습니다.
요약된 결론을 맨 위에 놓는 것은 큰 그림에 집중하는 데 도움을 줍니다. 맨 위에서부터 자세한 정보로 시작하면, 사람들의 생각이 복잡해지는 경향이 있고, 회의 참가자들이 큰 그림을 그리는데 방해가 될 수 있습니다. 이를테면 아주 상세한 수입 내역으로 문서가 시작된다면, 판매관리자가 마케팅 비용에서 아주 사소한 수치 오류 때문에 신경이 쓰여 전체적인 수익이 감소했다는 것을 보지 못할 수도 있습니다.
1페이지의 규칙에서 이 부분은 아마도 마스터하기가 가장 어려운 것일 수도 있습니다. 까만 잉크가 페이지를 과도하게 차지하지 않으면서도 데이터를 최대로 많이 보여주기 위해서는 어느 정도의 예술가적인 안목이 필요합니다. 데이터의 모양에 따라서 페이지의 방향을 가로로 돌릴 수도 있습니다. 하지만 미팅에서는 세로 방향으로 정렬하는 게 훨씬 낫다는 것을 명심하시기 바랍니다. 이 점은 가능한 충실하게 지키는 것이 좋습니다.
그것을 가장 잘 이뤄낼 수 있는 방법은, 참석자들에게 종이 한 장을 주고 모든 것을 즉시 이해할 수 있도록 만드는 것입니다. 만약 참석자들이 회의에 오기 전보다 더 생산적이고, 많은 정보를 얻고, 불만족스러운 부분이 덜해진다면 여러분은 좋은 회의를 이끈 것이며, 결코 쉽지 않은 일을 해낸 것입니다.
이번 시간에는 '회의 시간은 줄이고 효율은 끌어내는, 1페이지의 법칙'에 대해 알아보았습니다. 그동안 길고 생산성 없는 회의 때문에 고민이었던 분들에게 큰 도움이 되길 바라며, 다음에도 유익한 비즈니스 팁으로 찾아뵙도록 하겠습니다.
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