회의 시간은 줄이고 핵심은 남기는, 1페이지의 법칙

회의를 잘 이끌기 위해서는 보기 드문 재능이 필요합니다. 좋은 회의에는 무빙워크와도 같은 움직임이 있습니다. 사람들이 넘어지지 않게 너무 빨리 움직이지도 않으면서, 탑승한 모든 사람들의 소중한 시간이 아깝지 않도록 분명하게 앞을 향해 나갑니다. 여러분도 아시겠지만 선망되는 회의에서는 문제가 빠르게 해결되고 실제로 진행까지 이어질 수 있게 하는 '흐름'들이 있습니다. 이러한 '흐름'을 가지기 위해서는 다음과 같은 것들이 필요합니다.

- 사람들이 어렵고 복잡하다고 느끼지 않게 하는 것
- 조용한 분위기에서 말을 이끌어 내는 것
- 말이 많은 사람들을 기분 나쁘지 않게 저지하는 것
- 정치적 중립성을 지키는 것 (사무실에서, 때로는 국가적으로)
- 어마어마하게 부담스러운 주제를 훨씬 더 가볍게 만드는 것

​이런 기술들을 갖추지 못했다면 지금부터 효과적인 회의 팁을 배워보세요. 시간은 줄이고 알맹이만 남는 진짜 '회의(會議)'를 만들어 나갈 수 있을 겁니다.

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1 페이지의 법칙

저희가 소개해드릴 효율적인 회의의 비법은 바로 '1페이지의 법칙'입니다. 논의할 주제를 한 페이지에 작성하고, 안건이 여러 개라면 한 페이지에 목록을 정리하고, 그 안건마다 필요한 내용을 역시 한 페이지에 작성하는 것인데요. 매우 간단해 보이지만 이 작은 법칙 하나가 여러분의 회의 시간은 극적으로 변화시켜줄 수 있습니다. 문서가 한 페이지라는 것은 빠른 속도와 명확성을 의미합니다. 또한 이것은 준비성의 의미이기도 한데, 1페이지짜리 문서가 저절로 만들어지는 것은 아니기 때문입니다. 사실 상당한 노력이 필요합니다. 이 법칙을 달성하는 데 도움이 되는 5가지 포인트의 원칙이 있습니다.​

POINT 1. 보여주고자 하는 가장 중요한 것을 결정한다.

여러분이 정말로 보여주고 싶은 게 어떤 것인가요? 순이익? 매출 증가? 제품별 수익? 미국 현지에 공장을 여는 것의 장점? 그 '중요한 것'이 무엇이든지 간에, 반드시 한 페이지 문서의 핵심이 되어야 합니다. 그 중요한 사항을 알아보고 이해하게 되면, 논의에 필요한 정보의 양도 쉽게 줄일 수 있습니다.

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POINT 2. 너무 자세한 내용은 자신만 가지고 있는다.

특히 금융 분야에서는, 요약된 정보 이외에도 수많은 세부사항들이 있을 수 있습니다. 그리고 그런 추가적인 세부사항들이 요약된 정보를 이해하는 데 매우 중요할 수도 있기 때문에 사람들에게 세부사항까지 모두 다 알려주고 싶은 유혹이 들기 쉬운데요.​

디테일한 내용에 집중하는 것 대신 더 '중요한 것들'만 한 페이지에 요약하고, 자세한 내용들은 따로 준비해두세요. 아니면 회의 테이블에서 여러분의 앞에만 세부정보들을 놓아두세요. 만약 다른 사람들이 디테일한 부분에 대해 질문을 한다면, 추가적인 사항들을 간단하게 설명해 주면 됩니다. 만약 누군가 정말로 세부사항까지 알아야 할 필요가 있으면 회의가 끝난 후에 일대일로 자세히 설명해 주세요.

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POINT 3. 요약된 정보를 처음에 배치하고, 추가적인 모든 내용은 그다음에 놓는다.

1페이지의 법칙에서는 여러분이 보여주고자 하는 정보를 1개의 그래프, 그림 또는 표 하나로 페이지의 맨 위에 고정하는 것이 좋습니다. 그리고 나면 '요약된 세부사항'이라고 부르는 것을 페이지의 맨 아래에 넣을 수 있습니다. 요약된 세부사항은 일반적으로 아주 자세한 내용은 아니지만, 여러분이 어떻게 맨 위의 요약 정보를 이끌어낼 수 있었는지에 대해서 차근차근 이해할 수 있는 것이어야 합니다.

재무 분야를 예로 들어보겠습니다. 페이지 맨 위에 손익계산서를 5줄로 요약해서 보여줍니다. (수익, 매출원가, 총이익 등) 그리고 맨 아래에서는 맨 위의 요약에서 보여준 주요 항목들에 대해서 조금 더 상세한 내역들을 설명할 수 있습니다. 예를 들어, 수익 항목은 차량 수입, 트럭 수입 등으로 세분화될 수 있습니다.

요약된 결론을 맨 위에 놓는 것은 큰 그림에 집중하는 데 도움을 줍니다. 맨 위에서부터 자세한 정보로 시작하면, 사람들의 생각이 복잡해지는 경향이 있고, 회의 참가자들이 큰 그림을 그리는데 방해가 될 수 있습니다. 이를테면 아주 상세한 수입 내역으로 문서가 시작된다면, 판매관리자가 마케팅 비용에서 아주 사소한 수치 오류 때문에 신경이 쓰여 전체적인 수익이 감소했다는 것을 보지 못할 수도 있습니다.
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POINT 4. 내부에 빈 공간을 줄이는 대신 외부의 여백을 줄여 데이터를 최대한 부각시킨다.

사람의 눈은 페이지 가운데에 데이터가 빽빽하게 몰려 있는 것보다는 옆쪽의 여백이 좁은 것을 덜 불편해합니다. 보고서의 분량을 1페이지로 유지하고 내부의 빈 공백을 줄이기 위해서 필요하다면, 외부의 여백을 최소로 줄이세요. 한 페이지짜리 프레젠테이션을 만들 때, 정보와 공백의 조합을 주의 깊게 보아야 합니다. 가끔씩 각 부분들 사이에 추가로 빈 공백을 추가하기 위해 몇 줄의 정보를 지워도 괜찮습니다.

1페이지의 규칙에서 이 부분은 아마도 마스터하기가 가장 어려운 것일 수도 있습니다. 까만 잉크가 페이지를 과도하게 차지하지 않으면서도 데이터를 최대로 많이 보여주기 위해서는 어느 정도의 예술가적인 안목이 필요합니다. 데이터의 모양에 따라서 페이지의 방향을 가로로 돌릴 수도 있습니다. 하지만 미팅에서는 세로 방향으로 정렬하는 게 훨씬 낫다는 것을 명심하시기 바랍니다. 이 점은 가능한 충실하게 지키는 것이 좋습니다.

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POINT 5. 굵은 글꼴, 밑줄, 다양한 폰트 사이즈를 사용해서 빈 공간을 대체한다.

좋은 포맷으로 잘 배치된 제목은 이해를 도울 뿐만 아니라 빈 공간을 대체하는 효과도 있습니다. 대부분의 데이터를 요약한 이후에, 페이지의 구역을 구분하기 위해서 빈 공간이 나은지 아니면 좋은 포맷의 제목이 나은지 실험해보셔도 좋습니다. 잘 만든 제목은 페이지를 더 쉽게 읽히게 해주는 경우가 많습니다.

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마지막 단계는?

자신감입니다. 단 한 장의 문서 또는 한 페이지짜리 안건과 여기 한 페이지로 요약된 보조 문서들만 가지고 회의에 참석하는 것은 많이 어색할 수도 있습니다. 하지만 회의의 성공은 제시된 자료의 양에 의해서 결정되는 것이 아니라는 사실을 명심하셔야 합니다. 성공적인 회의는 팀원들이 회의실에 도착했을 때보다 그곳을 나서면서 일을 더 잘할 수 있게 만들어줍니다.

그것을 가장 잘 이뤄낼 수 있는 방법은, 참석자들에게 종이 한 장을 주고 모든 것을 즉시 이해할 수 있도록 만드는 것입니다. 만약 참석자들이 회의에 오기 전보다 더 생산적이고, 많은 정보를 얻고, 불만족스러운 부분이 덜해진다면 여러분은 좋은 회의를 이끈 것이며, 결코 쉽지 않은 일을 해낸 것입니다.

이번 시간에는 '회의 시간은 줄이고 효율은 끌어내는, 1페이지의 법칙'에 대해 알아보았습니다. 그동안 길고 생산성 없는 회의 때문에 고민이었던 분들에게 큰 도움이 되길 바라며, 다음에도 유익한 비즈니스 팁으로 찾아뵙도록 하겠습니다.

> 이 글은 'The One-Page Rule'을 각색하여 작성되었습니다.