기업의 핵심 인프라, ERP 기본 요소와 UI 슬쩍 살펴보기

ERP[1]란, 쉽게 말해 회사 내부 직원들이 사용하는 시스템으로 B2B 성격을 가지고 있습니다. 그룹웨어의 근태 관리나 캘린더 일정 등록, 회의실 등록 같은 시스템과 비슷하나 좀 더 전문성과 UI의 복잡성이 느껴집니다. 산업 종류별 업장마다 다르지만, 호텔, 공항, 병원, 미용실 등 다양한 곳에서 ERP가 사용되고 있습니다. 가장 유명한 업체로는 대기업형 ERP, SAP와 중견기업에서 많이 쓰이는 오라클이 있습니다. 

[목차]

• ERP의 비즈니스 가치와 목표
• ERP가 시장에서 선택받는 방법
• ERP상품의 기능 알기
• ERP상품의 UI를 직접 확인해보니!
• 케이스 스터디: 네이버웍스

ERP의 비즈니스 가치와 목표

이전 ERP시스템을 확인해보면 올드한 UI형식에 깜짝 놀랄 수도 있습니다. 최근에는 B2C 서비스에 적용되는 UI로 리뉴얼되고 있으며, 왜 이런 리뉴얼을 시도하냐고 물으시면 바로 비즈니스와 연계되어 있기 때문이라고 대답드리겠습니다. 최근 몇 년 간 서버 구축형에서 클라우드 상품형으로 진화되어가는 추세였으며, 이에 맞추어 기존의 서버 구축형, 유지 관리를 하는 전문 회사가 아닌 다른 회사에서 비즈니스 확대를 위해 클라우드형 ERP 서비스가 만들어지고 있습니다. 그러나 여러분도 잘 아시다시피, 어느 분야나 내수용만으로 수익성을 내기 어렵습니다. 따라서 다른 비즈니스 목적과 가치를 함께 가지고 ERP상품 개발에 뛰어드는 것이라고 이해하면 좋습니다. 회사 자체 주요 BM은 따로 있고, ERP 상품은 미끼 상품으로 활용된다거나, 혹은 데이터를 수집을 위해 제작되는 등 말입니다.

ERP가 시장에서 선택받는 방법: ERP상품의 가격은 기능의 개수로 정해지고 있었다.

#기능성 #사용자들이 제품을 선택하는 기준은 무엇인가? 

도널드 노먼은 이렇게 말했습니다. 맹목적으로 심플한 것만이 정답은 아니다. 디자이너는 복잡한 어떤 것을 이해하기 쉽게 만들어야 하며, 고객은 적당한 복잡함을 추구하는 경향이 있다고 합니다. 실제 세탁기를 파는 현장으로 나가보면 B2C 상품이라고 할지언정 고객은 해당 제품이 얼마나 많은 기능을 가지고 있는지를 확인 후에 구매한다고 하는데요. 실제로 현장에서도 그럴까요? 네 맞습니다. 기존 시장에 있는 ERP 이전 상품을 뜯어보아도 상품 가격에 따라 제공하는 기능의 개수가 다릅니다. 기능의 많음과 적음에 따라 상품의 단가와 가치가 결정되고 있습니다. (*클라우드 상품에서도 SaaS[2] 형식으로 제작되는 케이스를 말합니다.)

“세탁기를 보라. 최근 출시되는 세탁기들은 사용자의 편의성을 높이기 위해 무척 다양한 기능들을 탑재하고 있다. 소량 세탁물을 따로 넣을 수 있는 도어와 더 많아진 버튼. 디자인은 그 기능들을 모두 반영하고 있다. 예전에는 제품 본연의 기능인 ‘세탁, 헹굼, 탈수, 건조’만 있었지만 지금은 세탁물이 무엇인지에 따라, 필요한 세탁 기능을 세부적으로 선택할 수 있지 않은가? 기술이 발달할수록 제품의 기능은 점점 늘어나고, 그렇게 제품이 복잡해질수록 가치는 높아진다. 단순한 제품과 복잡한 제품 중 판매가 잘 되는 것은 언제나 복잡한 제품이다. 이 복잡함을 다스리는 것이 바로 디자이너의 몫이다.”

- 도널드 노먼의 UX디자인 특강, 복잡한 세상의 디자인 인용 –

<용량의 차이와 기능에 따라 가격이 비싸지고 있습니다. 출처: 네이버웍스>

ERP상품의 기능 알기

#자동화 #데이터 보안 #정보화 #모듈화 #마감 #결괏값

메뉴로 보면, 인사 급여관리, 재무관리, 회계관리, 공상 현장관리, 외주 관리, 제고 생산관리, 경영정보관리, 구매/자제 관리, 무역 관리, 원가관리 발주, 입고 관리, 품질 검사 등이 있습니다. 각 산업군에 적합한 아이템을 제안하고 있고, 아웃소싱 측면에서 보면, 프로젝트 관리나 외부 인력 관리에 대한 ERP도 제공되고 있습니다. 공통적으로는 매출, 결제 정산 측면에서 전자세금계산서와 현금영수증 매출·매입 조회, 홈택스 세금신고서 파일 생성 등 부가세 신고처리 등을 지원하며 매출 자료 등록, 채권·채무관리와 전표 생성 등을 지원합니다.

ERP를 구축하는 핵심인 물류 모듈에서 구매, 영업, 생산관리가 가장 중요하며, 특히 ERP에서는 마감이 중요합니다. 또한 개인 사용자보다 회사의 전반을 관리하므로 데이터의 결괏값이 중요합니다. 수기로 직접 데이터를 입력하던 부분을 자동화하고 이를 실시간으로 작업자들끼리 공유하며, 별도의 가공 없이 일관성 있는 정보를 관리할 수 있습니다. 더 나아가 입력된 정보를 활용하여 확장도 가능합니다. (ex. 보고서 자동생성, 원가 자동 계산)

*이동을 고려하여 여러 종류의 기기를 지원

기본적으로 PC웹을 기준으로 설계되지만, 태블릿, 모바일 형태로도 제공됩니다. 그룹웨어도 모바일에 넣어 자유자재로 기본 업무를 처리하는 것처럼 ERP도 이동성, 편의성 측면을 고려합니다. 

ERP상품의 UI를 직접 확인해보니!

#작업 효율성을 위한 Short key란

각 직원들은 부여받은 권한의 범위에 따라 해당 범위 내에서만 작업을 처리합니다. 모든 프런트, 백오피스 서비스 기획에서도 CRUD[3]개념이 적용되지만, 특히 복잡한 ERP를 빠르게 파악하기 위해서는 CRUD를 기준으로 보시면 이해가 빠르실 겁니다. 화면 성격으로 조회(상세 리스트 현황, 조건 검색/필터), 대시보드(시각적 통계로 보는 현황), 관제(실시간 위치 모니터링), 리포트(업무 보고를 위한 보고서, 다운로드, 출력)로 구분할 수 있습니다. 

기존 상품의 사용 매뉴얼을 손에 넣기 쉽지 않습니다. B2B 상품이다 보니 그렇습니다. UI만 뜯어보면, 백 오피스 UI와 무척 비슷하며 상당히 기능에 충실한 UI를 가지고 있습니다. ERP를 직접 사용하시는 직원 분들은 최선의 UI는 아니지만 어느 정도 이미 학습되어 익숙해진 상태이므로 기존 UI의 불편한 점을 말하더라도 새로 학습된 것을 익히는 것에 대한 반감이 있습니다. 

개선 작업을 위해서는 실제 현장에서 직접적인 커뮤니케이션이 필요합니다. 기존 서비스에서는 유지 관리를 위해 다소 그들의 편의성 위주로 만들어진 부분이 보이기도 합니다. 따라서, 현장 직원들 입장에서는 불편한 점도 많고, 특히 ERP가 이전 버전이거나 오래전 만들어진 상품일수록 기획하신 분들의 상상화? 형식으로 기획된 부분이 많아, 실제 현장과는 맞지 않는 부분도 발생합니다. 긍정적으로 해석해보면, ERP 관련하여 리뉴얼할 요소는 많다고 말씀드릴 수 있습니다. 한 가지 예를 들자면, 기획, 디자인, 개발을 위해 한 모니터에 여러 창을 띄워 놓고 작업을 하는 것은 작업자 입장에서 번거롭고 효율성을 떨어뜨리는 일입니다. 한 공정을 하나의 화면에서 조회하며 동시에 편집/혹은 신규 생성할 수는 없는지 고려해 볼 필요가 있습니다. 신규 서비스/상품 개발 시에는, 특히나 많은 테스트가 필요합니다. 모두 사용자 불편을 최소화하기 위해서입니다. ERP 시스템도 현장에서 stakeholder[4]와의 끊임없는 인터뷰와 현장 테스트를 통해 이전보다 개선된 시스템을 제작합니다. 

케이스 스터디: 네이버웍스

종합업무 플랫폼 네이버웍스는 ERP의 그것과 비슷합니다. 스타트업이나 중견기업에서 가볍게 접근 가능한 상품이라고 봅니다. 전문성이 높은 기능을 가지고 있지는 않아, 중상공인이나 가볍게 사용하려는 기업에서 적합합니다. 참고할 부분은 네이버의 UI는 이미 B2C 서비스를 통해 개인 사용자도 충분히 학습되어 있고 익숙하므로, ERP 역시 사용하기에 편리해 보인다는 점입니다.

네이버웍스: (예시) 물류 전산화 시스템

• 관제: 기사와 차량이 관제 시스템에 노출되어 관리와 현황 파악이 용이합니다. 정확한 위치 파악이 가능하여 공유도 가능합니다.
• 물류의 흐름: 각 일정을 기록하여 경로 혹은 워크플로우를 확인합니다.
• 운송: 교통과 관련이 있어 교통사고, 공사 상황 같은 돌발상황 정보를 제공해주어 배차, 현황 관리를 돕습니다.

*예약, 일정 관리 기능

업장에서 예약 관리 시스템은 매우 중요한 부분입니다. 네이버 플레이스를 고객 입장에서 사용해보았을 때, 오프라인 매장 방문 시 어느 정도 이용시간의 텀이 발생하게 되는데요. 이 부분에 대한 명시가 명확하지 않다는 생각이 들었습니다. 업장에서 확인 후, 별도 취소 전화를 주거나 강제로 취소를 시키고, 메시지를 보내는 방식이었습니다. 일반적인 ERP에서도 예약 중복을 줄일 수 있도록 효과적 시스템 설계가 반영되어야 한다고 봅니다. 

*인력 배치 관리

모든 ERP 서비스에서 공통적으로 유동성 있는 인력 관리가 고려되어야 합니다. 스텝들의 관리 운영은 필수입니다. 일반적인 월급 관리도 ERP에서 진행되지만 특수성에 따라 월급 형태가 아닌 일당제로 지급하는 업장도 있습니다. 이 경우, 순번제가 아닌 납득 불가능한 배치가 돈다면 즉각 클레임이 발생할 수 있어, 정교한 서비스 정책 설계가 필요합니다. 업장에 따라 수기로 엑셀 파일에 입력, 별도 메신저 앱으로 업로드하던 일들이 자동화에 따라 ERP에서 처리할 수 있습니다.

WRAP-UP

ERP는 관련 칼럼과 기사를 읽어보아도 대중적으로 쉽게 이해할 수 있는 개념은 아닌 듯하여 가볍게 터치해보는 느낌으로 알아보았습니다. 온라인 리포팅을 하면서 회사의 특성마다 사용할 기능과 메뉴가 다르기 때문에, 신중히 구매를 해야겠다는 생각이 들었습니다. 구매 전에 시뮬레이션해 볼 수 있는 기회가 있으면 좋겠다는 생각입니다.

[1]  ERP: Enterprise Resource Planning(전사적 자원 계획)

[2] SaaS: Software as a Service의 약자로, 서비스로서의 소프트웨어를 일컫습니다. SaaS는 많은 기능 중 사용자가 필요로 하는 서비스만 이용 가능하게끔 합니다. 하나의 플랫폼을 이용하며 다수의 고객에게 소프트웨어를 제공하고 사용자는 돈을 지급합니다. 서버 구축형 ERP는 기업 내부의 서버에 저장하지만, SaaS는 렌탈 개념의 서비스입니다. 기존에 비해 관리가 쉽고 인프라 구축에 소요되는 시간과 비용을 아낄 수 있습니다.

[3]  CRUD: Create, Read, Update, Delete의 약자.

[4]  Stakeholder Interview: 이해관계자, 발주를 요청한 클라이언트, 기업의 소비자, 최종 사용자, 넓게는 기업과 관련된 금융기관, 기타 관련 업자를 말합니다. 이들을 이해관계자로부터 요건이나 요구사항을 받고, 개선점에 대한 힌트를 얻습니다. 현장 인터뷰를 하여 얻은 인사이트를 바탕으로 실전에 적합한 프로덕트를 제작하는데 도움이 됩니다.