휴가 떠나기 전, 인수인계 확실히 하는 법

유럽 회사를 다니면서 인상적이었던 점을 하나 꼽자면 단연 휴가다. 여름과 크리스마스 시즌에는 휴가를 떠나는 직원들로 넘쳐나며, 많은 이들이 2주간 연락이 두절된다. 휴가를 즐기는 동료에게 일 관련해서 연락은 (재앙 수준의 이슈가 아닌 이상) 하지 않는 것이 당연하게 여겨졌다(물론 휴가 중에 일하는 사람도 있긴 있다).

휴가를 신성시하는 문화다 보니 휴가 체크리스트를 철저히 지키는 것이 중요해졌다. 연락 두절되는 것이 기본값인 만큼, 내가 없어도 업무가 원활히 돌아갈 수 있게끔 꼼꼼히 세팅해놓지 않으면 안 된다. 어떤 세팅이 필요한지 함께 알아보자.

1. 이메일 자동 회신은 기본 중의 기본

너무 기본적인 내용이라 따로 언급할 필요가 있나 싶다. 하지만 정말 중요한 부분이라 강조하고 싶다. 구글 지메일을 기준으로 '기본설정' 탭에서 '부재중 자동응답' 메일을 설정할 수 있다. '부재중 자동응답 켜기'를 누른 후, 날짜와 제목, 내용을 작성하자.

자동응답 내용에는 업무 복귀 날짜, 인수인계한 담당자, 긴급 연락처를 포함하여 상대방이 다음 액션을 취할 수 있도록 하자. 언제 복귀하는지를 제목 부분에 넣으면 'O일까지 휴가구나'라는 정보를 메일이 도착하는 순간 바로 캐치할 수 있어 시간이 절약된다. 만약 사내에 자동응답 양식이 있다면 양식을 활용해도 괜찮다. 다만 양식이 부실하다면 의견을 내서 꼭 개선하자. 자동응답을 사용하는 것 자체도 그렇지만 내용에 따라 외부 이미지가 달라진다.

2. 메신저 상태 메시지를 바꿔 놓자

슬랙을 기준으로 설명하겠다. 슬랙에서는 자신의 이름 옆에 아이콘과 상태 메시지를 설정해놓을 수 있다. 휴가의 경우 야자수 아이콘이 많이 쓰인다. 야자수 아이콘을 선택한 뒤 그 상태가 풀리는 날짜를 설정해놓자. 동료들은 내 야자수 아이콘을 보고 휴가 중인 것을 알 수 있고, 아이콘에 마우스를 올려놓으면 언제까지 휴가인 것까지 알 수 있다.

나는 이보다 더 직관적으로 보여주고 싶어 아예 슬랙 이름을 바꾼다. 슬랙의 프로필 화면으로 가면 '나의 이름'과 '표시되는 이름'이 있다. 표시되는 이름을 '김OO (휴가중_O일에 복귀)'로 바꿔보자. 이름을 바꾸면 내 프로필뿐만 아니라 다른 채널의 대화에서도 전부 바뀐 이름으로 표시된다. 이름을 바꾸어 놓으면 (내 이름이 언급되는) 동료들의 대화 속에 내가 휴가 중이라는 사실이 자연스럽게 노출된다. 이렇게 해놓으면 사람들이 나에게 DM을 보낸 뒤 회신을 하염없이 기다리게 되는 사태를 막을 수 있다. 

3. 캘린더에도 표시해 놓자

회사에서 캘린더 시스템을 쓴다면 다른 직원들의 캘린더도 살펴볼 수 있는 것이 보통이다(그래야 미팅 잡기 편하니까). 나의 캘린더에 휴가 중이라고 표시해놓자. '이메일과 슬랙에 설정해놨으면 됐지 굳이?'라고 생각할 수도 있다. 하지만 사람들이 정보를 해석하는 방법은 모두 제각각이다. 슬랙 이름은 무시한 채 내 캘린더만 보고 미팅을 덜컥 잡아버릴 수 있다. 미팅 초대 메일을 솎아내는 것도 일이다. 꼭 캘린더에 표시해 미연에 방지하자.

최근에는 구글 캘린더에 Out of office 설정을 할 수 있는 기능이 있어서 더욱 명확하게 표시할 수 있게 되었다. 하지만 개인적으로는 하루 종일 스케줄을 잡아 놓는 것으로 충분하다고 생각한다(취향껏 하면 될 것 같다).

4. 인수인계 표를 만들자

나는 휴가를 떠날 때 구글 스프레드시트를 하나 만든다. 거기에 인수인계할 이슈, 내용, 관련 담당자들, 링크 등을 포함한다. 표를 다 만든 후 휴가를 떠나기 전(보통 1~2일 전) 동료들에게 링크를 공유하면 끝이다.

인수인계 내용을 전달하는 방식은 각자 다르겠지만, 나는 스프레드시트를 강력 추천한다.

• 링크만 공유하면 되니 간단하다.
• 어떤 이슈를 체크해야 하는지 한눈에 볼 수 있어서 동료들도 편하다.
• 업데이트된 사항은 동료들이 나에게 따로 정리해줄 필요 없이 바로 스프레드시트에 집어넣으면 된다.
• 휴가를 다녀온 뒤 어떤 일이 있었는지 한눈에 볼 수 있어서 좋다.

참고로 스프레드시트에 이슈뿐만 아니라 나의 휴가 기간, 전화번호까지 남겨 놓으면 더욱 좋다. 필요한 내용이 모두 담겨있는 밀키트 같은 느낌의 스프레드시트를 만들자. 그래야 동료들이 편하다. 인수인계 내용을 이메일이나 슬랙에 써놓으면 어디론가 휘발되기 쉽지만, 표로 만들어놓으면 쉽게 죽지 않는다.

5. 파트너사들에게도 잊지 말고 알리자

나의 업무가 타사 담당자들과의 업무와 엮여 있다면 휴가 사실을 꼭 알리자. 적어도 3~7일 전에는 미리 알려주어야 업무를 조정하기 편할 것이다. 과거에 외주 개발사에게 휴가 사실을 알리지 않은 채로 떠난 적이 있다. '티켓 우선순위 다 정리해놨으니까 계속 개발하겠지'라며 안일하게 생각했다.

물론 개발은 개발자가 하는 것이지만, 개발 중 프로덕트 정보나 의사결정이 필요한 순간이 있다. 'A를 구현하려면 데이터 구조를 뜯어고쳐야 합니다. 대신 조금 우회적인 방법을 적용하면 A를 완벽히는 아니지만 대부분 구현할 수 있습니다. 괜찮나요?'라는 코멘트가 티켓에 달렸는데 나는 휴가 중이었다. 외주 개발사는 내 답변이 올 때까지 그저 기다렸다. 중요한 티켓이었는데 일정이 쓸데없이 밀려버린 것이다.

휴가를 떠나면서 내 대신 팔로우업 해줄 수 있는 담당자를 소개해주자. 그리고 그 담당자의 이메일이나 슬랙 이름을 꼭 남겨놓자. 외주 개발사 직원들이 담당자 소개는 받았는데 연락처를 몰라 '연락처 알아내기 대작전'이 펼쳐진 적이 있다. '왜 소개해줄 때 물어보지 않았어요!'라고 외치고 싶었지만 애초에 공유하지 않은 내 잘못이었다.

정리

1. 이메일 자동 회신 → 회신 내용에 업무 복귀 날짜, 인수인계한 담당자, 긴급 연락처를 포함해 넣자. 

2. 메신저 상태 메시지 → 아이콘과 상태 메시지, 표시 이름으로 휴가 중임을 알리자.

3. 캘린더 → 캘린더에 휴가 기간을 표시해 놓자.

4. 인수인계 표 → 나 대신 체크해야 할 이슈, 내 연락처, 휴가 기간 등을 표 하나에 모두 집어넣자.

5. 파트너사 → 외부 파트너사들에게도 잊지 말고 알리자.