프로젝트 매니지먼트에 도움이 되는 툴들

새로운 프로젝트는 어디서부터 시작해야 할지 늘 고민된다. 남들과 함께 만들어가며 정보를 공유하고, 컨펌받고, 고치는 작업을 반복하게 된다. 프로젝트 매니지먼트는 전체 그림을 관리하는 일이다. 디테일이 아무리 뛰어나더라도 전체가 어그러진 프로젝트는 빛을 보기 힘들다.

감사하게도 세상에는 수많은 툴들이 존재한다. 그리고 성공적인 프로젝트 매니지먼트를 위해서는 툴을 상황에 맞춰 조화롭게 쓸 수 있어야 한다.

1. 종합적인 기능이 필요할 때

2018년에 등장한 노션(Notion)은 많은 것을 바꾸어놓았다. 기능별로 툴을 따로 쓰는 것이 당연한 시대였는데, 노션은 프로젝트 매니지먼트에서 필요한 대부분의 기능을 통합해서 지원했다. 많은 이들이 툴을 툴툴 털고 노션으로 옮겨갔다.

노션에서는 위키 작성, 태스크와 일정 관리 등을 한 방에 할 수 있다. 칸반 보드를 만들어 팀원들에게 태스크를 줄 수 있고 문서를 작성해 위계를 구축할 수 있다. 페이지별로 공유 링크가 있어 남들과 공유하기도 쉽다. 지금 이 글을 쓰는 것이 무색할 정도로 노션 하나면 대부분의 문제가 해결 가능하다.

하지만 조금 더 프로젝트 매니징에 특화된 툴을 찾는 사람에게는 아사나(asana) 또는 먼데이닷컴(monday.com)도 인기가 많다. 프로젝트 진척도를 한눈에 보여주는 대시보드라든가, 관련 통계를 자세히 들여다볼 수 있는 기능을 제공한다(노션에는 없는 기능이다).

2. 문서를 작성해야 할 때

프로젝트의 시작은 문서 작성이다. 이 프로젝트가 왜 존재해야 하고 어떻게 만들어지고 관리될 것인지 문서화해 공유하는 것은 매우 중요한 작업이다.

가장 만만한 툴은 역시 구글 독스(Google Docs)다. 워드 문서 쓰듯이 그저 쭉 쓴 후에 공유하면 끝이다. 다른 사람과 실시간으로 함께 쓸 수 있다는 것도 장점이다.

좀 더 문서화에 특화된 툴로는 컨플루언스(Confluence)가 있다. 이 글을 작성하는 나도 매일같이 사용하는 툴이다. 문서 페이지를 작성하고 페이지 속에 페이지를 넣어 위계를 만들 수 있다. 정말 다양한 매크로를 제공할 뿐만 아니라(목차, 코드 블록, 첨부파일 등) 외부에 있는 콘텐츠를 가져올 수 있어(지라, 구글 시트, 트렐로 등) 흩어져있는 정보를 한 곳에 모으기 좋다.

문서라면 깃허브(Github)도 빠질 수 없다. 개발팀과 논의할 내용이 있다면 RFC(Request for Comments) 문서를 만들어 저장소에 올려보자. 깃허브에 익숙한 만큼, 개발자들의 코멘트가 더 활발히 달릴 것이다. 깃허브에서는 마크다운 문법을 사용하면 문서 내용을 깔끔하게 정리할 수 있다.

3. 일정을 짜야할 때

모든 프로젝트에는 데드라인과 세부 일정이 있다. 일정은 짜는 것뿐만 아니라 전체를 관리하는 것도 중요하다. 1~2주 안에 끝날 프로젝트라면 캘린더로 보여주어도 무방하지만, 몇 개월에 걸친 프로젝트라면 간트 차트 형태가 더 보기 쉽다. 팀간트(TeamGantt)처럼 간트에 특화된 툴도 좋고, 간단하게라면 엑셀에서도 간트 차트를 만들 수 있다.

아직 손에 꼭 맞는 툴을 찾지 못했다면 심플하게 구글 시트로 시작하는 것도 괜찮다. 일정을 체크해야 하는 항목을 첫 번째 열에 쭉 적은 후, 윗 쪽 행에는 연도와 달을 적어놓자. 그리고 각 항목의 시작하는 달 칸부터 끝나는 칸까지 색을 칠하는 것이다. 구글 시트의 장점은 사용법을 배울 필요가 없고 디자인 자유도가 높다는 점이다. 대신 데이터와 탭 개수가 늘어날수록 느려지기 때문에, 결국 매니징 툴을 찾아 떠나게 될 것이다.

1번에서 언급한 종합 툴을 사용하고 있다면 일정 관리 기능은 기본으로 장착되어 있으니 참고.

4. 여러 사람들과 협업해야 할 때

노션을 비롯해 여러 툴에서 칸반 보드를 지원하니 트렐로(Trello)를 쓰는 사람은 이제 아무도 없을 줄 알았다. 하지만 트렐로는 여전히 인기가 많다. 칸반 보드 스타일에 특화되어 있어 무겁지 않다는 것이 장점이다. 진행 상황별로 칸을 나누고, 칸마다 태스크를 만들어 담당자를 지정하면 준비 끝이다.

프로젝트하면 개발을 빼놓을 수 없고, 개발하면 지라(JIRA)를 빼놓을 수 없다. 지라는 개발 프로세스와 태스크를 관리하기 위한 수많은 기능을 제공한다. 요즘에는 개발뿐만 아니라 내부 협업을 관리하기 위한 툴로도 사용된다. 컨플루언스 및 깃허브와 연동도 되어 관련 내용을 끌어오기 좋고, 템플릿과 규칙으로 프로세스를 일관화하기 좋다. 진행 통계와 그래프도 다양하게 제공한다. 강력한 툴이지만, 그만큼 무거워지기 쉽다는 것이 단점.

에어테이블(Airtable)이란 툴도 흥미롭다. 구글 시트처럼 테이블을 기반으로 하면서, 구성된 정보를 다양한 형태로 변형시킬 수 있는 것이 특징이다. 테이블을 만들어 관련 데이터를 저장하고, 일정을 짜고, 책임자를 지정할 수 있다. 만들어진 정보를 칸반 보드나 이미지 갤러리, 캘린더로 변형시킬 수 있다. 유료 가입을 하면 간트 차트부터 시작해 피벗 테이블, 조직도, 매트릭스 등 수많은 형태로 재구성할 수 있는 것이 특징.

5. 그밖에 도움되는 툴

원패스워드(1Password): 리서치 프로젝트를 진행하다 보면 여러 웹사이트의 로그인 정보를 팀원들과 공유해야 할 때가 있다. 1Password를 사용하면 사이트별 로그인 정보를 저장해 남들과 공유할 수 있다(대신 모두가 유료 가입자여야 한다). 보안성과 편의성을 둘 다 챙길 수 있는 툴.

룸(Loom): 설명이 많이 필요한 프로젝트에서는 동영상을 잘 활용하면 좋다. 글로 설명하기보다는 직접 보여주는 게 빠르기 때문이다. 룸을 쓰면 화면 녹화가 매우 간편해진다. 화면을 다양하게 구성할 수 있고, 녹화를 끝내면 자동으로 클라우드에 저장되어 공유하기도 쉽다.

스트리크(Streak): 고객 영업 및 관리가 핵심인 프로젝트에 도움되는 CRM 툴이다. 지메일 플러그인이라 가벼운 것이 장점이다. 굳이 세일즈포스(Salesforce)를 쓸 필요까지는 없을 때 유용하다. 고객 리스트를 만들어 각 고객에 대한 데이터, 연락처, 이메일을 첨부할 수 있고, 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지 추적할 수 있다. 고객별 진행상황을 쪼갤 수 있어 전체 상황을 한눈에 볼 수 있다.

위에서 언급한 것들 외에도 세상에는 엄청나게 많은 툴이 있다(그리고 계속 출시되고 있다). 하지만 모든 툴이 특별하지는 않다. 오히려 기능이 비슷비슷한 경우가 대부분이다. 프로젝트별로 꼭 필요한 툴만으로 한정 지어 사용하는 것이 좋다. 가짓수가 많아지면 정보가 흩어져 혼란스러워진다.

프로젝트 매니지먼트는 나 혼자만의 일이 아니다. 남들과 끊임없이 공유하고 업데이트해야 한다. 그러니 최대한 단순해야 한다. 단순해야 커뮤니케이션 비용을 줄일 수 있다. 프로젝트에 따라선 툴 없이 진행상황을 화이트보드에 써놓는 것으로 충분할 수 있다. 툴부터 고르고 시작하기보다는, 어떤 방법과 형태가 현재 프로젝트에 최적 일지부터 고민해보자.