12개 넘게 만든 자동화 도구, 지금도 살아 있을까?

지금까지 쓴 글은 전부 도구를 만들거나, 고르거나 나누는 쪽의 방향이었다. 이번 글은 반대다. 내가 만들어 놓은 도구들이 그 후에는 어떻게 됐는지를 전하고자 한다.

질문 하나가 계기가 되었다. 2편에서 넉 달간 만든 도구가 열두 개라고 했는데, 그 글을 쓰고도 도구는 계속 늘었다. 늘어나는 숫자만 셌지, 그중 몇 개가 지금까지 잘 돌아가는지는 세어 본 적이 없다. 자동화 도구를 만드는 글을 여러 편 써 놓고, 정작 내 도구들의 생사를 모르고 있었다. 글마다 수치를 적어 온 습관대로, 이번에도 목록을 만들어 확인하고 싶었다. 그래서 반나절을 들여 전수 실사를 하고, 느낀 점을 담아보았다.

미리 요점만 콕 집어보면?

• 넉 달 넘게 만든 자동화 도구 전부를 놓고 반나절 생존 실사를 했다. 목록에 오른 열여섯 개 중 열두 개가 지금도 돌아간다. 예상과 반대였다.
• 살아남은 열두 개 중 열 개는 월 마감과 주간 보고처럼 달력에 박힌 일정에 붙어 있었다. 나머지 둘은 조건이 생길 때만 돌았고, 달력에 붙어 있던 검사기 하나는 그런데도 멈췄다. 달력은 도구를 살리는 조건이었지 전부는 아니었다.
• 멈춘 도구들의 이유는 제각각이었다. 유지 비용에 밀려 멈췄고, 임무를 마치고 은퇴했고, 더 나은 체계에 자리를 내줬고, 설계만 하다 태어나지 못했다. 그 분류가 2편의 선별 기준에 다섯 번째 질문, 유지 비용을 보탰다.

죽은 도구가 수두룩할 줄 알았다

실사를 시작할 때 나는 멈춘 도구 목록이 길게 나올 줄 알았다. 이런 글의 통상적인 결말도 알고 있었다. 열심히 만들었지만 절반은 안 쓰게 되더라, 그러니 만들기 전에 신중하라는 교훈으로 끝나곤 한다. 나도 그런 결론을 예상하고 목록을 펼쳤다.

실사 방법은 거창하지 않았다. 개인 노트북의 도구들은 먼저 폴더의 파일 날짜를 훑었다. 이 작업은 클로드에게 맡겼다. 다만 파일의 수정 날짜는 마지막으로 고친 날이지 돌린 날이 아니라서, 결과물이 생긴 날짜와 달력을 함께 놓고 최근 한 달 사용 여부를 내가 판정했다. 회사 PC에서 도는 도구들은 날짜를 원격으로 볼 수 없으니, 회사 자리에서 도구 여덟 개의 이름을 놓고 최근 한 달 안에 썼는지, 안 썼다면 왜인지를 되짚었다. 이건 10분이면 끝났다. 목록 정리에 반나절, 확인에 10분. 실사조차 도구와 나눠서 했다.

기준은 하나로 잡았다. 최근 한 달 안에 실제로 돌렸는가. 다만 돌릴 일이 생기면 바로 도는데 그 일이 없어서 쉰 도구는 현역으로 쳤다. 애정이나 추억, 만들 때 들인 공은 판정에서 뺐다.

열여섯 개의 도구 중 열 두개가 살아 있었다

목록에 오른 것은 열여섯 개였다. 그중 하나는 애초에 실물이 없으니, 실제로 태어난 도구는 열다섯 개다. 판정 결과 열두 개가 현역이었다. 한 개는 역할이 줄어든 채 남아 있었고, 두 개는 멈춰 있었고, 한 개는 설계만 있는 채였다.

매달 마감 언저리에 도는 도구들, 그러니까 서명 누락 검사와 출근부·휴가 신청서 대조, 매입 처리와 검수 대기 정리 같은 것들은 8월에도 전부 돌았다. 주간 보고를 만들어 주는 도구는 매주 돌고 있었고, 문서 변환기는 수시로 썼다. 지난 7월 말에 만든 전표 발행 요청 도구도 한 달을 살아남았다. 웹 화면에서 같은 선택지를 반복해 고르던 클릭 작업을 대신하는 도구인데, 만든 다음 달에도 손이 갔다. 만든 달에 쓰는 건 당연하고, 다음 달에도 열었는지를 나는 현역의 근거로 봤다.

숫자보다 궁금한 건 이유였다.

살아남은 도구들의 공통점: 달력

현역 열두 개를 늘어놓고 무엇에 붙어 도는지 하나씩 적어 봤다. 매달 정해진 때에 도는 것이 아홉이었다. 월초의 등록 도구 하나, 월말의 인력 문서 하나와 전표 요청 하나, 매입 목록 수집과 매입 마감과 검수 정산 셋, 근무표 하나, 마감의 서명 검사와 휴가 대조 둘. 여기에 매주 도는 주간 보고 도구까지 열 개가 달력에 박힌 일정에 붙어 있었다. 나머지 둘은 달력이 아니었다. 이익금을 다음 예산으로 넘기는 도구는 항목 사이 금액이 바뀐 달에만 돌고, 원고를 문서로 바꾸는 변환기는 필요할 때 돈다.

실사를 시작할 때 세운 가설은 살아남은 도구는 정기 일정에 붙어 있다는 것이었다. 열에서는 맞았고 둘에서는 맞지 않았다. 둘은 조건이 생길 때 열린다. 금액이 바뀌거나 문서가 필요해지면 그때 연다. 조건이 없는 달에는 쉬고, 생긴 달에만 한 번씩 돈다. 반대 방향의 어긋남도 하나 있었다. 매주 회의록을 내기 전에 돌리던 오타 검사기는 달력에 붙어 있었는데도 멈췄다. 이유는 다음 절에 적는다. 그러니 달력은 도구를 살리는 조건 중 하나였지 전부는 아니었다.

그래도 열 개의 무게는 크다. 달력에 붙은 도구는 내가 기억하지 않아도 일정이 오면 열게 된다. 마감이 오면 서명 검사를 돌리고, 주간 보고 날이 오면 보고 도구를 연다. 8월부터 쓰기 시작한 주간 보고 도구가 좋은 예다. 보고 양식이 바뀌면서 만들었는데, 매주 돌아오는 제출 요일이 있으니 만들자마자 이 글을 쓰는 9월 초까지 다섯 주 연속으로 돌았다. 반대로 내 의지와 기억에 기대야 도는 도구는 위태롭다. 바쁜 주가 이어지면 의지가 먼저 무너진다.

서명 검사 도구도 같은 이유로 살아남았다. 지난 7월은 매월 검수에 반기 검수까지 겹친 달이라 점검할 문서가 평소보다 많았는데, 서명 검사는 도구가 맡았고 나는 결과 화면에 올라온 것만 봤다. 줄어든 시간을 따로 재지는 않았다. 솔직히 이 도구를 만들 때는 오래 쓰겠다는 확신이 없었다. 내 공수가 조금이라도 줄었으면 하는 마음이 전부였다. 지금은 특히 뿌듯한 도구가 됐다. 매달 하는 일 가운데 손이 가장 많이 가는 작업을 이 도구가 덜어 주고 있어서다. 8월 마감에서는 내가 놓친 부분을 결과 화면이 짚어 줘서 한 번 더 검토해 챙길 수 있었다.

휴가 대조 도구도 같은 여름을 지났다. 6월분은 기록 스물다섯 건 대 신청서 스물다섯 건이었는데, 휴가가 몰린 7월분은 기록에 표기된 휴가가 마흔세 건이었다. 눈으로 맞췄다면 한참 걸렸을 분량인데, 도구가 1차 대조를 해 놓으면 나는 도구가 올린 것만 확인했다. 7월분에서 올라온 것은 신청서가 없는 세 건이었고, 전부 같은 유형의 휴가였다. 8월분은 서른 건이 전부 맞아 올라온 것이 없었다. 4편에 썼던 그 도구가 다음 달에도 그다음 달에도 돌았다.

멈춘 도구들의 이유는 제각각이었다

이제 반대쪽 이야기다.

첫 번째는 유지 비용에 밀린 경우다. 문서의 오타와 띄어쓰기를 잡아 주는 검사기를 만든 적이 있다. 인터넷 없이 돌도록 만들어서 보안 환경에서도 쓸 수 있었고, 자주 틀리는 표기 94개를 모은 사전을 도구가 들고 있었다. 지금은 손이 멀어졌다. 이유를 따져 보니 도구 자체의 문제가 아니었다. 그 사전을 내가 계속 보태고 고쳐 줘야 하는데, 그 손질이 번거로워지는 순간부터 안 쓰게 됐다. 만들 때는 만드는 비용만 계산했지, 유지하는 비용은 계산에 없었다. 떠나는 데 결심도 필요 없었다. 그냥 어느 달부터 안 열게 됐을 뿐이다.

두 번째는 임무를 마치고 은퇴한 경우다. 산출물을 일괄로 변환해 주는 도구는 두 달 가까이 흔적이 없어서 실사 전에는 사망 판정을 예상했다. 이력을 보니 죽은 게 아니었다. 이 도구의 일은 십오 년 치 산출물을 AI가 읽을 수 있는 형태로 바꾸는 것이었고, 개인정보가 든 문서와 암호가 걸린 문서는 빼고, 사흘 내내 돌려서 그 일을 끝냈다. 일이 끝나서 멈춘 도구를 실패로 분류할 수는 없었다. 표에는 중단 대신 은퇴라고 적었다. 그때 변환한 문서는 지금 내가 AI와 일할 때 참고 자료로 쓰인다. 도구는 멈췄지만 결과물은 남았다.

세 번째는 더 나은 방법에 자리를 내준 경우다. 기록용 화면을 이미지로 잘라 순서대로 붙여 주는 도구를 만들어 쓴 적이 있다. 하필 그림이 있는 자리에서 잘리면 모양이 깨졌고, 도구를 고칠까 고민하다가 방식 자체를 바꿨다. 화면 원본을 저장소에 올려 두고 주소만 공유하니, 자를 일도 붙일 일도 없이 원본 그대로 보였다. 도구에 결함이 있었던 건 아니다. 더 좋은 방법이 생기면서 쓸 일이 줄었다. 지금은 글의 섬네일 한 장을 만들 때만 쓴다. 쓰기는 쓰지만 맡던 일의 대부분을 다른 방식에 넘겼으니, 앞의 열두 개와는 따로 셌다. 죽지도 살지도 않은, 역할이 줄어든 상태다. 이것도 실패로 적지 않았다.

그리고 마지막 하나, 태어나지 못한 도구가 있다. 고객 요청을 기록으로 남기는 도구는 설계까지 해 놓고 지금도 실물이 없다. 7월 초에 설계한 방식은 요청이 올 때마다 날짜와 요약, 들어온 채널, 배경 설명이 왔는지, 기한이 왔는지, 재작업이 생겼는지, 추가로 든 시간을 한 줄씩 적는 여덟 칸짜리 표였다. 4주를 모아 8월 초에 숫자로 보고할 생각이었다. 7월 하순에 확인해 보니 표 파일 자체가 없었다. 한 줄도 적지 않은 것이다. 

밀린 업무 탓도 있지만, 따져 보면 더 근본적인 원인이 있었다. 설계 자체를 도구가 아니라 사람이 손으로 쓰는 규율로 해 놓은 것이다. 도구가 할 일은 없고 사람이 할 일만 있는 설계였고, 이미 손이 모자란 사람에게 기록 한 줄을 더 얹는 설계는 바쁜 주가 오면 멈춘다. 이 설계도 그렇게 멈췄다. 열여섯 개 가운데 유일하게 태어나지 못한 이 도구가 실사에서 가장 뼈아픈 항목이었다.

기준을 다시 채점했다

2편에서 나는 자동화할 일을 고르는 기준으로 빈도, 소요 시간, 리스크, 재사용성을 꼽았다. 실사는 이 기준의 채점표다. 만들 때의 감이 맞았는지 결과로 확인할 기회니까.

먼저 기준이 맞은 쪽이다. 빈도와 시간과 리스크 세 기준이 겹쳐 1순위로 만든 서명 검사는 반기 검수가 겹친 7월까지 맡았고, 시간을 보고 만든 휴가 대조는 휴가가 몰린 7월분을 처리했다. 재사용성을 보고 만든 예산 이월 도구는 조금 다르다. 매달 쓸 수 있게 만들었지만 실제로는 항목 사이 금액이 바뀐 달에만 돌린다. 6월분을 처리한 뒤로 두 달은 돌린 기록이 없다. 돌릴 조건이 오지 않았다는 뜻이다. 쉰 것과 멈춘 것을 갈라 적은 건 이번 실사가 처음이다. 회사 PC에서 도는 여덟 개는 월초와 월말, 월 정산처럼 매달 돌아오는 입력과 정산 작업이라 빈도를 보고 만든 것인데, 일곱이 살았고 오타 검사기 하나만 멈췄다.

채점을 하다 보니 기준에 구멍도 보였다. 오타 검사기는 돌이켜 봐도 만들 가치가 충분했는데 멈췄다. 기준은 만들 가치가 있는지를 걸러 줬지만, 만든 뒤에 살아남을지는 앞서 쓴 유지 비용이 갈랐다. 공수를 줄이려고 만든 도구가 오히려 더 큰 공수를 계속 만들어 낸다면, 만드나 마나 한 도구다.

그래서 만들기 전에 묻던 질문 네 개에 다섯 번째를 더했다. 이 도구가 아는 규칙은 얼마나 자주 손봐야 하는가. 손봐야 할 규칙을 들고 있는 도구라면, 만드는 공수보다 유지하는 공수를 먼저 계산해야 한다.

마치며: 반나절의 실사가 알려 준 것

생존율이 높았던 이유를 내 나름대로 짚으면 둘이다. 돌아보면 2편의 기준에 걸리는 일부터 손댔고, 그렇게 만든 도구들 대부분이 달력에 붙은 일을 맡고 있었다. 다만 같은 기준을 통과한 오타 검사기가 멈췄고 달력에 없는 둘이 살아남았으니, 기준과 달력만으로 다 설명되지는 않는다. 나는 이제 도구가 다음 달에도 돌아가는지로 그 도구의 성공을 판정한다.

멈춘 도구들에서도 배운 것이 있다. 멈춤이 전부 실패는 아니다. 일을 끝내고 은퇴한 도구가 있고, 더 나은 체계에 자리를 내준 도구가 있다. 하지만 유지 비용을 계산하지 않아 잊힌 도구와 규율로 설계해 태어나지 못한 도구는 분명한 내 실책이고, 다음 도구를 만들 때의 설계 기준이 됐다.

만들어 둔 도구나 자동화가 몇 개쯤 있는 분께는 반나절 실사를 권하고 싶다. 필요한 것은 네 칸짜리 표 하나다. 도구 이름, 마지막으로 쓴 날, 무엇에 붙어 도는지, 안 쓰게 됐다면 그 이유. 살아남은 것들의 공통점에서 자기만의 생존 조건이 보이고, 멈춘 이유의 목록이 다음 도구의 설계서가 된다. 나는 그 표의 마지막 줄에 태어나지 못한 도구 하나를 아직 숙제로 남겨 두고 있다. 다음에 그 도구를 다시 설계하게 되면, 이번에는 사람의 부지런함이 아니라 달력에 붙일 생각이다.

이 글은 AI의 도움을 받아 작성했습니다.

ⓒ요즘IT의 모든 콘텐츠는 저작권법의 보호를 받는 바, 무단 전재와 복사, 배포 등을 금합니다.