회의록·일정·보고서 자동화! ChatGPT ‘Tasks’ 활용법

여러분, 혹시 이런 고민 없으신가요?

• 매번 쌓여가는 회의록과 메모를 어떻게 효율적으로 정리할지 막막하다.
• 한정된 시간 안에 영어 학습, 콘텐츠 작성 등 개인 역량도 놓치고 싶지 않다.
• 루틴화된 반복 업무가 너무 많아 기획, 개발 업무에 집중하기 어렵다.

2025년 1월, OpenAI가 베타 버전으로 공개한 ChatGPT의 ‘Tasks’ 기능은 반복적인 업무를 자동화하고, 생산성을 극대화하는 도구로 주목받고 있습니다. Tasks 기능은 ChatGPT를 단순 대화형 모델을 넘어, 일정 리마인드 및 학습 자동화 등을 도와주는 ‘디지털 비서’로 진화하고 있습니다.

하지만 Tasks 혁신성에도 불구하고, 해당 기능의 설명, 응용 사례, 한계점 등이 명확하게 정리되어 있지 않아 많이 활용되지 못하고 있는데요. 이번 글에서는 실제 현업에서 ‘Tasks’를 어떻게 활용하고, 어떤 방식으로 가치 있는 결과를 얻어낼 수 있는지 살펴보겠습니다.

ChatGPT ‘Tasks’ 기능: 무엇이 달라졌나?

반복되는 업무에 지쳐가고 있다면 이제 ChatGPT ‘Tasks’ 기능에 주목할 때입니다. ‘Tasks’ 기능을 활용하면 대화를 통해 AI가 스케줄을 관리하고, 반복 작업을 대신 수행해 현업으로 바쁜 직장인들이 보다 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 특히 프로젝트 관리가 중요한 IT 실무자나 협업 중심의 업무 환경에서 업무 생산성을 극대화할 수 있습니다.

주요 기능

• 작업 예약: 원하는 시간에 반복 업무를 자동 실행하도록 설정할 수 있습니다. 예컨대, 매일 아침 7시에 날씨 알림을 받거나, 매주 월요일 주간 뉴스 요약을 받을 수 있습니다.
• 알림 제공: 설정해 둔 작업이 완료되면 웹·데스크톱·모바일에서 실시간 알림을 받아볼 수 있어, 중요한 정보를 놓칠 걱정이 없습니다.
• 작업 관리: ChatGPT 프로필 메뉴 내 ‘Tasks’ 섹션에서, 생성된 작업을 수정·삭제하며 유연하게 활용할 수 있습니다.

현재 ChatGPT Plus, Team, Pro 구독자에게 베타 버전으로 제공되며, 일반 무료 사용자는 아직 이용할 수 없습니다. 동시에 최대 10개의 작업을 활성화할 수 있다는 특징이 있습니다.

ChatGPT ‘Tasks’로 회의 자료, 메모 정리 자동화하기

IT 프로젝트가 커질수록 쌓이는 회의록과 산출물은 많아지지만, 의사결정 사항이나 액션 아이템을 놓치지 않으려면 신속한 요약 작업이 필수입니다.

Tasks 기능으로 해결

1) 후속 미팅 전 프로젝트 핵심 내용 알림

이때 프롬프트는 “첨부파일은 MM/DD AI 프로젝트 미팅 녹취록입니다. 녹취록을 분석해 의사결정 사항과 담당자, 마감일만 정리해서 MM/DD HH:MM(후속 미팅 1시간 전)에 알려주세요. (링크)”로 진행할 수 있습니다. 이렇게 정리된 내용을 다음 회의 때 알림으로 받아볼 수 있습니다.

2) 월간·주간 중요 업무 알림

프롬프트는 “첨부파일은 이번 달까지 꼭 해야 하는 중요한 프로젝트 내용입니다. 마감 기한은 MM/DD까지이므로, 주별로 오전 9시 30분에 알림을 주고, 5일 전부터는 매일 오전 9시 30분에 알림을 주세요. 첨부파일을 기반으로 알림 시기별로 어디까지 완성을 했어야 하는지 일정 알림과 함께 정리해서 알려주세요. (링크)”로 진행할 수 있습니다. 이렇게 하면 매주 수작업으로 정리할 필요 없이, 반복 업무를 자동화할 수 있습니다.

실전 팁 

여기서 실전 팁을 하나 공유하면, 회의가 끝날 때마다 미팅 녹취 파일을 네이버 클로바노트 등 STT 서비스를 이용해 녹취록을 만든 후, 후속 미팅 일정에 맞춰 ‘Tasks’에 등록해 보세요. 별도 인력이나 시간을 투입하지 않고도 사용자가 원하는 시간에 정리해서 받아볼 수 있습니다.

추천하는 STT 서비스로는 네이버 클로바노트, 다글로, 갤럭시 AI(One UI 7.0 지원 기기) 등이 있습니다.

영어 학습 및 콘텐츠 작성에 활용하기

영어 학습 ①: 문법·표현 교정

우선 영어 학습에서 문법, 표현 등을 교정할 때의 프롬프트입니다. “매일 오후 5시에 오늘 작성한 영어 이메일이나 문서를 교정하고, 표현력을 개선할 수 있도록 자동 교정 보고서를 만들어 주세요. (링크)”라고 입력 후, 해당 대화창에 영어 이메일 혹은 문서를 업로드합니다. 이를 통해 일정에 맞춰 자동 교정 보고서를 받고, 표현력을 지속적으로 개선할 수 있습니다.

영어 학습 ②: 영어 단어 퀴즈

영어 단어 퀴즈를 만들어 활용할 수도 있습니다. 이때 프롬프트는 “매주 수요일 오전 8시에 꼭 알아야 할 영어 단어와 비즈니스 업무 표현을 퀴즈로 만들어줘. (링크)”로 진행할 수 있는데요. 영어 공부 및 학습 자료 제작을 자동화해, 단어 및 표현 학습을 체계적으로 관리할 수 있습니다.

콘텐츠 기획·작성 ①: 아이디어 브레인스토밍

다음은 콘텐츠를 기획하거나 작성할 때의 프롬프트입니다. “매주 화요일 오전 10시에 최신 IT 트렌드 3가지와 참고 자료를 추천해 줘. 필요하다면 웹 서치 기능을 활용해 주세요. (링크)”라고 요청하면, 주기적으로 콘텐츠 글감 아이디어를 받아볼 수 있어 콘텐츠 기획 속도를 높일 수 있습니다.

콘텐츠 기획·작성 ②: 콘텐츠 트렌드 리포트 발행

다음은 콘텐츠 기획 시 트렌드를 직접 찾지 않고 매일 아침 콘텐츠 트렌드 리포트로 트렌드를 파악하는 데 활용하는 프롬프트입니다. “매일 오전 7시에 AI 기술, 스타트업 투자 동향, 마케팅 및 경제 이슈 등 4가지 주제별 최신 콘텐츠 트렌드를 각 2개씩 요약하고, 해당 트렌드를 바탕으로 콘텐츠 아이디어까지 함께 제안해 줘. 필요하다면 웹 서치 기능을 활용해 주세요. (링크)”라고 요청하면, 매일 아침 가장 최신 정보와 인사이트를 얻을 수 있어 콘텐츠 제작 효율성을 크게 높일 수 있습니다.

콘텐츠 기획·작성 ③: 특정 주제에 대한 트렌디한 콘텐츠 초안 생성

다음은 콘텐츠 초안 작성을 어려워하는 분들을 위한 콘텐츠 초안 자동 생성 프롬프트입니다. “매주 월요일 오전 9시에 콘텐츠 마케터와 IT 전문가들이 관심을 가질 최신 AI 분야 트렌드를 자율적으로 선정하여 매번 새로운 주제로 블로그 콘텐츠 초안을 작성해 주세요. 초안에는 독자가 흥미롭게 느낄 최신 사례나 인사이트를 담아 작성하고, 필요하다면 웹 서치 기능을 활용해 주세요. (링크)”라고 요청하면, 매주 콘텐츠 초안을 자동으로 받아볼 수 있어 콘텐츠 작성에 드는 시간을 절약할 수 있습니다.

주의해야 할 점은?

물론 ‘Tasks’ 기능을 이용할 때 주의할 점도 있습니다. 크게 개인정보 보호, 최신 데이터 체크, 최종 검토로 나뉩니다.

개인정보·민감정보 보호

업무 시 문서 전체를 그대로 AI에 입력하기보다는, 요약본이나 중요한 지표만 활용하는 방식으로 보안에 유의해야 합니다.

최신 데이터 반영 확인

업무에 따라 최신 정보가 계속 갱신될 수 있으므로, 작업 예약 후에도 정기적으로 내용 업데이트를 체크해야 합니다.

최종 검수

AI가 생성한 결과물을 무조건 신뢰하기보다는, 검토 과정에서 주요 수치의 정확성을 확인하고, 기존 데이터와 비교 검증하는 절차를 거치는 것이 중요합니다. 사람이 직접 적절한지 확인하는 과정이 필요합니다.

마치며

ChatGPT의 ‘Tasks’ 기능은 반복 업무 및 학습 자동화와 일정 관리 자동화를 동시에 구현하는 혁신적인 기능입니다. 이 기능을 통해 코딩, 노코드 툴의 학습 없이도 회의록을 정리하거나, 영어를 학습하고, 콘텐츠를 기획하는 등 간단한 자동화 시스템을 구축할 수 있죠. 결론적으로 여러분의 생산성을 더 극대화할 수 있습니다.

특히 요약 기반의 리마인더 기능을 활용하면, 소소하지만 중요한 반복 업무는 AI에 맡기고, 우리는 기획, 커뮤니케이션 등 창의적이고 가치 있는 일에 집중할 수 있습니다. 이번 글에서 소개한 Tasks 기능 활용법을 통해 여러분만의  꿀팁을 만들어 보면 좋겠습니다.

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