2024년 ‘콜드메일의 종말’에 대응하는 방법

국내 IT 기업은 한국을 넘어 세계를 무대로 할 정도로 뛰어난 기술과 아이디어를 자랑합니다. 이들은 기업 블로그를 통해 이러한 정보를 공개하고 있습니다. 요즘IT는 각 기업의 특색 있고 유익한 콘텐츠를 소개하는 시리즈를 준비했습니다. 이들은 어떻게 사고하고, 어떤 방식으로 일하고 있을까요?

이번 글에서는 CRM 메시지 자동화 솔루션 노티플라이에서 작성한 ‘콜드메일(Cold Email)의 개념과 현재 상황, 대응 방법’ 관련 글을 공유합니다.

콜드메일이란?

콜드메일(Cold Email)은 이전에 접촉한 적 없는 잠재 고객이나 수신자에게 보내는 이메일을 말합니다. 콜드메일은 주로 비즈니스에서 새로운 클라이언트를 찾거나, 제휴를 제안하거나, 제품이나 서비스를 홍보하기 위해 사용되며, 수신자와의 관계 구축 및 그들을 지불 고객으로 전환하기 위한 목적으로 발송됩니다.

콜드메일의 중요성

콜드메일(Cold Email)은 다음과 같은 3가지 관점에서 보았을 때 더욱 중요합니다.

• 신규 리드 생성: 콜드 메일은 비즈니스에 아직 알려지지 않은 잠재 고객에게 도달하여 새로운 판매 기회를 창출할 수 있는 중요한 방법입니다.
• 비용 효율적인 마케팅 채널: 콜드 메일은 비교적 낮은 비용으로 많은 잠재 고객에게 접근할 수 있어, 특히 예산이 제한된 중소기업에게 매우 효과적인 마케팅 도구입니다.
• 개인화 마케팅이 가능한 채널: 마케팅 툴을 사용하면 콜드메일로 개인화된 메시지를 보낼 수 있습니다. 이를 통해 고객의 특정 필요와 관심사에 맞춘 커뮤니케이션을 제공해 장기적으로 탄탄한 관계를 구축할 수 있습니다.

콜드메일의 제목 및 내용 예시

콜드메일은 누가 보내나요?

콜드메일은 다양한 산업과 규모의 기업에서 널리 사용됩니다. 목적과 타겟 고객층에 따라 콜드 메일의 형태와 내용이 달라질 수 있습니다. 대표적으로 B2B(기업 간 거래) 회사는 콜드메일을 통해 다른 기업들과의 비즈니스 관계를 구축하고, 자사 제품이나 서비스를 소개합니다. 예를 들어, 제조 업체가 새로운 원자재 공급 서비스를 제공할 때, 관련 산업의 제조사들에게 이 서비스를 알리는 콜드메일을 보낼 수 있습니다.

콜드메일 사례

• 간편한 크리에이터 섭외를 돕는 솔루션 유하(youha)는 오프라인 콘퍼런스를 통해 명함을 수집해 이메일 정보를 얻어, 제안서 신청 전환 목적의 콜드메일을 보냅니다

• 글로벌 1위 웹사이트 UX 분석 도구인 핫자(Hotjar)는 여러 CSM 매니저가 소통을 활발히 시도하는 인상을 주기 위해 다양한 발신자 이름으로 콜드메일을 보냅니다.

2024년, 이메일 마케팅이 어려워진 이유

스팸 및 프로모션 메일 분류 기능의 고도화

콜드메일 마케팅은 잠재 고객에게 직접적으로 다가가는 효과적인 방법이지만, 이메일 서비스 제공업체들의 다양한 필터링 시스템 때문에 어려움이 있습니다. 주로 스티비와 같은 툴을 통해 대량 발송되는 이메일이나 광고성 이메일은 이곳에 분류되어 적재됩니다.

네이버와 구글이 이런 기능을 활용하는 이유는 단순합니다. 유저가 메일 관리를 더 편하게 할 수 있도록 만든 기능이며, 광고성 이메일에 대한 피로감을 줄이기 위한 조치라고 할 수 있습니다. 하지만 이런 프로모션 탭으로 콜드메일이 분류되었을 때 수신자의 주목을 받기는 더욱 어려워집니다. 많은 유저는 이 탭을 자주 확인하지 않기 때문에 콜드메일의 도달률과 오픈율이 현저히 낮아지게 됩니다.

구글과 야후, 콜드메일 제재 시작

2024년 2월부터 구글의 이메일 서비스 지메일(Gmail)은 스팸메일에 대한 규제를 강화하겠다고 공지했습니다. 콜드메일로 잠재 고객을 전환시키는 마케팅을 메인으로 하던 비즈니스에겐 큰 제한이 생긴 것입니다. 다행인 것은, 아직까지 국내 유저의 높은 점유율을 보유하고 있는 네이버 메일은 이러한 규제가 없다는 점입니다. 하지만 그럼에도 지메일 사용 유저를 많이 보유하고 있는 디지털 마케팅 에이전시, SaaS 스타트업과 같은 B2B 비즈니스에겐 적잖은 타격이 있을 것으로 예상됩니다. 최악의 경우, 비즈니스 전체에 큰 타격을 입을 수 있습니다.

특히 눈여겨보아야 할 규제는 다음과 같습니다.

• 일일 이메일 5,000건 이상 발송 시 0.3% 이상 스팸일 경우, 도메인을 영구처리 함.
• 일일 이메일 발송량 5,000건 미만이라도, 대량 이메일 발송자(bulk sender)로 분류되어 제재를 당할 수 있음.
• 일일 이메일 발송량 5,000건은 콜드메일 뿐만 아니라, 일반 업무 이메일, 마케팅 이메일, 세일즈 이메일, 트랜잭션 이메일 등 모든 이메일이 포함 됨.

콜드메일이 스팸 메일로 분류되는 기준

콜드메일이 스팸 또는 프로모션 탭으로 분류되는 기준은 대표적으로 5가지 경우가 있습니다.

1. 대량메일발송 솔루션을 이용해 한 번에 많은 양의 메일을 보낼 때 스팸 분류됩니다.이런 경우, 이메일이 프로모션 탭으로 분류될 가능성이 높아집니다. 특히 이메일이 뉴스레터 형식일 경우 더욱 그렇습니다.
2. 일반 텍스트 포맷을 넘어서 HTML/CSS 코드를 사용하여 디자인된 이메일도 스팸으로 분류될 가능성이 높습니다. 과도하게 꾸며져 있는 메일은 광고 목적의 메일로 인식하는 것으로 추측됩니다.
3. 첨부 파일, 이미지, 또는 과도한 링크의 사용한 메일 역시 스팸으로 분류될 수 있습니다. 이러한 요소들은 이메일이 스팸 또는 악성 코드를 포함하고 있을 가능성이 있다고 간주되기 때문입니다.
4. 스팸 메일에서 자주 사용되는 단어들(예: 무료, 혜택, 프로모션 등)을 사용한 메일도 스팸으로 분류될 수 있는 요인입니다. 이러한 단어들은 수신자로 하여금 메일이 상업적인 목적이 있다고 여겨질 수 있기 때문입니다.
5. 하루에 너무 많은 이메일을 보내는 것, 그 자체도 스팸으로 분류될 수 있습니다. 특히 지메일에서 일일 5천 건 미만으로 발송할 것을 권고하였으며, 이를 지키는 것이 무엇보다 중요해졌습니다. 특히 AI를 이용해 무차별적으로 보내는 자동화 캠페인은 스팸으로 간주될 확률이 높습니다.

이러한 요인들은 이메일 마케팅 전략을 수립할 때 중요하게 고려해야 할 부분입니다. 이메일의 내용, 형식, 발송 빈도 등을 신중하게 관리하여, 메일이 스팸으로 분류되지 않도록 하는 것이 중요합니다.

스팸을 피하기 위한 8가지 전략

지메일의 규제를 지키면서, 스팸으로 분류되지 않고 효과적인 이메일 마케팅을 수행하기 위한 8가지 방법은 다음과 같습니다.

1. 신뢰도 높은 이메일 업체 사용: 안정적이고 인지도 높은 이메일 서비스 제공업체를 사용하여 발송 인프라의 신뢰도를 높입니다. 이는 이메일 전달성을 개선하고 스팸 분류를 피하는 데 도움을 줍니다.
2. 이메일 인증: SPF(Sender Policy Framework), DKIM(Domainkeys Identified Mail), DMARC(Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance)를 세팅하여 자사 도메인이 이메일 서비스로부터 스팸, 피싱 메일로 인식되지 않도록 방지할 수 있습니다.
   *SPF, DKIM: 이메일 수신 서비스에서 발신자가 신뢰할 만한지 검증해 이메일 수신자에게 스팸 메일이 전달되는 것을 막기 위해 사용되는 방법
3. 이메일 웜업(Email Warm-up): 새 이메일 계정을 사용할 경우, 점진적으로 발송량을 늘려가면서 이메일 서버에 ‘안전한 발송자’로 인식되도록 합니다.
4. 개인화된 이메일 작성: 수신자의 이름, 관심사 등을 반영한 개인화된 콘텐츠를 제공하여 수신자의 관심을 끌고 참여도를 높여 안전한 발신자임을 이메일 서비스에게 인식시킵니다.
5. 스팸 유발 단어 피하기: ‘무료’, ‘할인’, ‘특별 제안’과 같이 스팸 필터에 걸릴 가능성이 높은 단어나 문구의 사용을 피합니다.
6. 이메일 내 링크 수 제한: 과도한 링크 사용은 스팸으로 간주될 수 있으므로, 이메일 내에 필요한 링크만 포함시킵니다.
7. 이메일 발송량 제한: 하루에 보내는 이메일의 총량을 5천 건 이하로 제한하여 지메일 규정 위반자로 분류되는 것을 방지합니다.
8. 수신 거부 링크 포함: 수신자가 손쉽게 구독을 취소할 수 있는 명확한 수신 거부 링크를 이메일에 포함시킵니다. 구체적인 정보성 메시지 가이드라인은 광고성 메시지 전송 가이드 A to Z을 확인해 주세요.

유일한 콜드메일 필승 전략: 개인화 이메일

규제가 강화되고 있는 이러한 환경 속에서 더는 잠재 고객의 관심만 끌어내는 것은 중요치 않습니다. 보다 고객에게 가치 있는 콘텐츠를 제공하여 긍정적인 반응을 끌어내 스팸 메일로 분류되지 않도록 노력해야 하며, 본질적으로 장기적인 관계 구축을 위해 노력해야 합니다. 때문에 개인화 이메일을 보내는 것이 현 상황의 해법이 될 수 있습니다.

개인화 이메일이란 특정 대상에게 맞춤화된 내용을 포함한 이메일을 말합니다. 다양한 CRM 마케팅 솔루션을 활용하여 특정 세그먼트를 타게팅하여, 최적의 타이밍에 개인화된 메시지를 발송하는 것은 어떨까요?

<원문>

2024년 콜드메일의 종말? 더욱 엄격해진 규제에 대응하기

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