B2B 마케터를 위한 박람회 준비 가이드(2) 본격적인 행사 준비부터 마무리까지

B2B 마케터를 위한 박람회 준비 가이드(1) 목표 설정부터 부스 기획

B2B 마케터를 위한 박람회 준비 가이드(2) 본격적인 행사 준비부터 마무리까지

B2B 박람회 준비 가이드 1편에서는 참가 결정부터 전시 부스 기획, 디자인에 대해 알아보았는데요, 이제는 본격적으로 마케팅과 부스 운영을 해볼 차례입니다. 이번 글에서는 행사 전 홍보/마케팅, 운영 업무와 행사 진행, 후속 조치까지 쭉 살펴보겠습니다.

1. 실행: 협업 관리

박람회를 준비할 때 마케팅을 비롯한 전반적인 운영은 마케터가 맡지만, 참관객에게 제대로 매력을 어필하기 위해서는 사업, 영업 등 유관 부서 협업이 반드시 필요합니다. 초기 기획 단계부터 고객에 가장 가까운 유관 부서와 함께하며 의견을 청취하고 키 메시지를 발굴해 내는 것이 가장 좋겠죠. 행사를 준비하다 보면 자잘하게 논의할 부분도 꽤 많고요. 이를 위해 먼저 유관 부서에 담당자 배정을 요청할 것을 추천합니다.

담당자를 배정받았다면, 전체 진행 상황 싱크를 위한 문서를 제작하고 공유하는 형태로 업무할 시 커뮤니케이션이 한결 더 편해집니다. 이때 문서는 공동 편집이 가능하고 실시간으로 업데이트되는 서비스를 활용하는 것이 좋습니다.

• 운영 준비 프로세스: 유관 부서 담당자 배정 요청 → 운영 문서 제작 및 공유
• 유관 부서 담당자 R&R: 사업/영업 관련 메시지 공유, 아이데이션, 모객 및 행사 전반 운영 지원, 유관 부서 컨펌을 위한 메신저 역할 등
• 운영 문서: 구글독스, 노션 등 실시간 업데이트를 지원하는 툴을 활용해 정보 누락 없이 운영
  • 포함해야 할 항목:행사 개요, WBS, 부스 배치 및 디자인, 부대 행사 운영, 예산, 프로모션, 현장 준비물, 현장 운영 스태프 명단 등

2. 실행: 홍보/마케팅

이처럼 여러 단계를 거쳐 열심히 준비한 부스를 우리만 알고 있을 수 없으니 널리 알려야 합니다. 그런데 박람회의 참가 기업인 우리가 왜 사전에 부스를 홍보해야 하는 걸까요? 어떻게 보면 모객은 주최 측의 일인데 말이죠. 여기 참가 기업의 홍보/마케팅이 왜 필요한지, 대표적인 이유를 몇 가지 알려드릴게요.

• 관심 고객의 방문 유도: 잠재 고객을 가망 고객으로 만들 목적, 박람회 방문 예정인 고객의 관심도를 높여 자사 부스 방문 유도
• 기존 고객 네트워킹 강화: 기존 고객(가망 고객 포함)과 추가 접점 확보를 위해 방문을 유도할 목적. 주로 기업에서 보유한 고객 리스트로 초청장을 발송. 기존 고객의 부스 방문 시 제공할 혜택의 사전 준비
• 박람회 성격, 주제로 기업/제품 브랜딩: 신제품 출시를 알리거나 기업의 브랜딩 방향성을 강조, 변경할 때 활용. 박람회의 성격 또는 주제가 뚜렷하거나, 대규모 박람회에 참가할 때 더욱 큰 효과

이때는 우리가 처음 박람회에 참가할 때 세운 목표에 맞춰 사전 홍보의 목적을 정리해야 이후 작업이 훨씬 수월합니다. 실무의 방향성이 명확해 지니까요.

그럼 사전 홍보에는 무슨 채널을, 어떤 시점에 이용하면 좋을까요? 보편적인 채널 중심으로 소개하겠습니다.

• 채널:온드 채널과 페이드 채널 활용
  • 온드 채널(Owned Channel): 초청 이메일(eDM), 자사 운영 SNS 등
  • 페이드 채널(Paid Channel): 박람회 주제, 성격과 관련된 매체 eDM 등
• 시점: 행사 2~3주 전부터 시작. 홍보를 너무 일찍 하는 경우 잊힐 수 있음. 이메일을 이용한 홍보 시에는 1~2주 간격으로 두세 차례 메일 발송

3. 실행: 행사 관련 디자인/인쇄 (부스 외)

단순히 부스 디자인 외에도 박람회에 참가하려면 다양한 디자인 작업이 필요합니다.

부스 기획 때 설정한 키 비주얼을 기반으로 크게 행사 전, 행사 중, 행사 후에 사용할 항목을 만들 수 있습니다. 디자인이 완성된 다음 필요한 경우 인쇄까지 맡겨야 하니, 부스 기획 단계부터 어떤 항목의 디자인이 필요한지 먼저 정리하는 것이 좋겠죠. 각 항목을 나누었다면, 마케터가 1차로 기획해 디자인 팀에 전달합니다. 디자인 작업 역시 부스 기획과 동시에 진행하거나 부스 기획을 마친 직후에 진행하는 것을 추천합니다.

• 디자인 작업 프로세스: 디자인 필요 항목 정리 → 각 항목별 레퍼런스를 찾아 1차 기획 → 디자이너에게 전달 → (인쇄 필요시) 인쇄소 전달 → 최종 인쇄물 수령
• 디자인 필요 항목: 사용 시점 기준
  • 행사 전: 초청 이메일, 홍보용 SNS 이미지 및 썸네일(사전 이벤트, 모객 등) 등
  • 행사 중: 이벤트 배너(인쇄 필요 항목, 이벤트/모객용으로 활용, 엑스 배너 등), 브로슈어(인쇄 필요 항목), 배포용 사은품(로고 인쇄 필요, 별도 업체 섭외 후 제작) 등
  • 행사 후: 감사 메일용 이미지 등
• 주의할 점: 부스 키 비주얼 및 키 메시지와의 일관성을 고려하여 기획 및 제작

4. 실행: 현장 이벤트 준비

이제 현장 이벤트 진행을 준비해야 합니다. 특히 데이터 수집이 메인인 이벤트를 진행할 경우, 여러모로 준비할 사항이 많습니다.

예를 들어 설문조사 이벤트를 준비한다고 가정해 보겠습니다. 가장 먼저 설문조사를 설계해야겠죠. 그다음으로 조사를 진행할 툴을 정해야 해요. 일반적으로 구글 폼, 네이버 폼 등을 활용합니다. 이 툴에 설문조사를 세팅한 후, 고객이 행사장에서 곧바로 참여할 수 있게끔 하는 방안을 만들어야 합니다. QR코드 등이 대표적입니다. 여기까지 만들었으면 곧 이벤트용 배너를 만들어야 합니다. 배너는 인쇄가 필요하므로 빠르게 만들어야 해요.

저는 부스에서 상담받는 고객을 위해 별도로 설문조사를 만들어 인쇄해 가기도 합니다. 가망 고객이 상담 이후 다시 한번 이벤트에 참여해야 하는 번거로움을 없애려는 노력의 일환인데요, 이처럼 덜 부담스러운 방법으로 접근해야만 가망 고객의 니즈를 놓치지 않고 파악할 수 있습니다.

만일 룰렛이나 퀴즈 이벤트를 기획했다면, 이벤트 물품 대여를 위해 관련 업체에 견적을 받아야 합니다. 그러니 여유롭게 준비하기를 추천합니다. 동시에 고객에게 배포할 사은품도 제작해야 하는데요. 데이터 수집용 이벤트인 경우, 너무 비싸지 않은 선(5천 원 이하)에서 다량 제작하면 좋습니다. 고객이 많이 참여하는 만큼 허수인 경우도 많아 과도한 비용을 쓰는 것은 효율성이 떨어지기 때문이에요.

5. 행사 전 체크 리스트

행사가 일주일 정도 남았다면, 이제 막바지 체크 시간입니다. 행사를 준비할 때에는 항상 변수가 생깁니다. 따라서 이 체크리스트는 미리미리 확인하며 가는 것이 가장 좋습니다. 행사 직전의 체크리스트 확인은 최종 점검이라는 마음가짐으로 검토하고요.

[행사 전 최종 점검 체크리스트]

• 부스 운영 스태프 명단 및 상주 시간: 행사 전 미리 스태프 명단을 파악해야 돌발 상황에 대처하기에 용이, 식사 시간도 로테이션으로 가도록 정한 다음 공지
• 짐 운반 방안: 용달 혹은 영업 차량 이용 결정
• 부스 운영 스태프에게 행사 운영 관련 메일 발송: 도착 시간, 복장, 동선, 고객 안내 방법 등 전달. 행사 3일 전과 행사 당일, 2번 이상 메일/메신저 안내
• 준비물: 행사 당일 준비물 리스트 체크, 위치 및 수량과 담당자 파악, 멀티탭과 영업 명함은 반드시 준비
• 비용: 행사 사용 비용 최종 정리(결산용). VAT 제외로 작성하는 것을 추천
• 행사 당일 설치 인원: 행사 전날, 부스를 직접 설치(세팅)할 경우 2인 이상 인원 필요. 주최 측에서 세팅하는 경우 1~2인 사전 방문

6. 행사 진행

행사 당일의 주요 업무는 행사장 세팅과 운영입니다. 마케터는 부스 운영뿐 아니라 세팅부터 비품 관리까지 전체적인 사안을 확인해야 합니다. 특히 행사 첫날에는 메인 담당자가 행사장 오픈 1.5~2시간 전에 도착해, 부스 최종 점검 및 운영 인력 출석 체크를 해야 합니다.

행사장 오픈 후에는 부스 방문 고객 응대와 이벤트 참여 유도 등 전반적인 운영을 관리합니다. 부스 규모가 클 때는 메인 담당자 혼자 하기 어려울 수 있으니 사전에 책임을 나누면 한결 수월합니다. 또 행사 중 발생하는 이슈나 개선해야 할 부분도 눈여겨보며 현장에서 대응할 부분이 있는지 체크하면 좋습니다.

[행사 진행 시 챙겨야 할 체크리스트]

• 행사 전 
  • 메인 담당자가 운영 스태프에게 전반적인 행사, 제품에 대해 설명
  • 인력 체크 및 부스 세팅이 잘 되어 있는지 확인
  • 상담 고객용 음료수와 직원 간식, 음료수 등 현장 물품 체크하고 미리 구매
• 행사 중
  • 부스 방문 고객 응대 및 영업 대표자 연계
  • 이벤트 참여 유도 및 데이터 획득을 위한 활동
  • 돌발 상황에 대한 대처
  • 주최 측 커뮤니케이션 창구 사전 파악
  • 비품 재고 확인
• 행사 후 
  • 주요 비품 정리, 다음날 사용할 비품 파악
  • 매일 행사 종료 시마다 피드백, 현장 반영 가능한 부분 검토
  • 주요 고객 문의는 영업 대표에게 전달 후 바로 대응

7. 행사 마무리

행사가 끝나고 고객이 우리 회사를 잊기 전, 온라인으로 고객 접점을 만들어야 합니다. 특히 현장에서 영업 상담 또는 문의를 남긴 고객은 단순 부스 방문 고객보다 더 빠르게 대응해 추가 미팅을 만들어 내야 합니다. 물론 부스 방문 고객 중에도 우리 제품에 니즈가 있는 고객이 있을 수 있으므로 사전에 제작한 감사 메일을 발송해야 합니다. 빠르면 빠를수록 좋겠죠. 기간이 너무 오래 지나면 무용지물이 되어 버리니까요.

함께 준비한 내부 직원들에게 행사 결과 공지와 협업에 대한 감사 메일을 보내며, 이후 원활한 협업을 도모하는 것도 추천합니다.

[행사 마무리 이후 챙겨야 할 체크리스트]

• 후속 메일 발송: 행사에서 확보한 고객 데이터로 미리 만든 후속 메일 발송
  • 정교한 데이터 정리보다 감사 메일 발송이 우선
  • 행사 기간이 오래 지나면 무용지물이므로 가급적 빠른 발송
• 후속 작업 프로세스: 설문조사, 이벤트 데이터와 참석 고객 데이터 정리 → 데이터 분석 등으로 마케팅, 영업 포인트 도출 → 유관 부서 및 내부 공유

마치며

행사 준비부터 종료까지, 마케터는 참 많은 과정을 거쳐야 합니다. 그래도 꼼꼼하게 챙기면 챙길수록 박람회에서 얻을 아웃풋의 퀄리티가 올라갑니다. 무엇보다 행사를 마친 다음 획득한 고객 데이터를 어떻게 육성할지에 대한 고민이 반드시 필요합니다. 부스의 규모나 행사에서 얻는 고객 데이터 수도 물론 중요하지만, 아무런 액션이 없다면 그간의 노력이 무색해질 수 있으니까요.

모쪼록 이 박람회 가이드가 행사를 준비하고 계시는 분들에게 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.

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