업무 스트레스 탈출! 생산성 높여주는 GTD, 뽀모도로 기법

우리는 종종 여러 가지 이유로 생산성을 높이기를 원합니다. 그중에서도 생산성 향상은 작업의 효율성과 일의 만족도를 높일 수 있어 성취감을 고취시키고, 업무 스트레스를 줄이는 데도 도움이 됩니다. 이러한 상황에서 다양한 업무들의 우선순위를 정하고, 각 업무에 집중하여 실행할 수 있도록 시간을 관리하는 것이 생산성 향상의 관건입니다. 이를 위해 이번 글에서는 우리의 생산성을 향상시킬 수 있는 우선순위 관리, 시간 관리에 용이한 GTD(Getting Things Done), 뽀모도로 기법을 살펴보고자 합니다.  

데이비드 앨런의 ‘GTD’ 기법

데이비드 앨런은 영향력 있는 경영 컨설턴트이자, GTD(Getting Things Done) 기법의 창시자로 2001년 GTD 실천 방법을 정리한 책 <Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity>을 출간했습니다. 이후 GTD는 전 세계적으로 큰 인기를 끌며 다양한 분야에서 활용되고 있습니다. 2015년 개정증보판이 출간되었고, 국내에서는 <쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법>이라는 제목으로 번역 출간되었습니다.

저자는 2015년 개정증보판에서, 자신의 책의 주 독자층이 원래는 경영자, 임원, 고위직 전문가들이었다고 밝혔는데요. 이후 GTD가 주부, 학생, 사무원, 예술가, 심지어 은퇴자에게도 가치가 있다는 것을 알게 되었다고 합니다. GTD의 목표로 개개인이 각 순간에 무엇을 할지 최선의 선택을 내리고, ‘지금 하고 있지 않은 일’로 정신이 분산되거나, 스트레스를 받지 않도록 안내하고자 한다고 기술했습니다. 즉, 원서의 제목처럼 생산성 향상의 목표는 스트레스를 줄이는 데 있다고 본 것이죠. 

GTD 기법의 5가지 단계

그렇다면 GTD가 무엇인지 좀 더 자세히 살펴볼까요? 2015년 개정증보판에서 제시한 GTD는 다음 5가지 단계를 따릅니다.

• 수집(Capture): 해야 할 일과 떠오르는 아이디어들을 기록하고 모은다.
• 명료화(Clarify): 수집한 항목들을 구체화한다. 해당 항목이 ‘지금 해야 하는 일인지’ 질문하고, 어떤 목록에 넣을지 결정한다.
• 정리(Organize): 결정을 내린 항목을 적절한 목록으로 옮긴다.
• 검토(Reflect): 정기적으로 전체 계획을 점검하고 우선순위를 재조정한다.
• 실행(Engage/Do): 우선순위에 따라 할 일을 실행한다.

이와 같은 5단계 프로세스를 통해 여러 가지 해야 할 일들과 아이디어들을 목록화하고, 이를 다시 논리적이고 체계적인 시스템으로 정리하여 실행하는 것이 GTD의 기본 원리입니다. 

GTD의 핵심 목록

GTD는 다음과 같은 핵심 목록들을 정의합니다. 위의 GTD 워크플로우 그림에서 하늘색으로 표시된 부분입니다.

• 인박스(Inbox): 모든 해야 할 일들과 아이디어들을 기록하는 목록입니다. 하루 업무를 시작하기 전과 주기적으로(예. 2-3시간 간격) 자주 인박스를 확인하고 정리해야 합니다.
• 프로젝트(Projects): 해야 할 일 중에서 일회성이 아닌 일들을 별도의 프로젝트로 그룹화하여 관리하는 목록입니다. 프로젝트는 업무에 따라 여러 개를 생성하여 각 프로젝트의 세부 계획과 진척 상황을 관리하면 됩니다. 프로젝트 진행 전후와, 프로젝트팀과의 회의 전후 등에 프로젝트 목록을 체크하면 좋습니다.
• 다음 할 일(Next Actions): 가까운 시일 내에 해야 할 일들을 모아두는 목록입니다. 즉 우선순위가 높은 항목들이 이 목록에 배정되고, 이 목록 항목들을 실행하는 것이 GTD의 주요 과제가 됩니다.
• 언젠가/아마도(Someday/Maybe): 지금 당장은 필요 없지만, 나중에 할 지도 모르는 항목들을 모아두는 목록입니다. 장기적인 아이디어들이 이 목록에 배치될 가능성이 높습니다. 여유 시간이 생겼다거나, 새해나 매 분기 등 특정 시점을 정해서 주기적으로 이 목록의 항목들을 검토하고 필요에 따라 다른 목록으로 옮깁니다.
• 참고(Reference): 참고할 정보 등을 관리하는 목록입니다.
• 대기 중(Waiting For): 동료나 고객 등 타인에게 일을 위임하고 응답을 기다리는 상태에 있는 항목들을 관리합니다. 응답이 오면 이 목록에서 삭제하게 됩니다.
• 캘린더: 특정 시점에 해야 하는 일들을 기억해 내기 위하여 리마인더 등을 등록하는 목록 또는 시스템입니다. 다이어리나 캘린더 앱 등을 활용할 수도 있고, 반복되는 작업은 사용하는 앱이나 서비스의 리마인더 기능 등을 활용할 수도 있습니다.

GTD 과정에서의 첫 목표는 인박스에 모든 할 일과 아이디어, 자료 등을 모으고(수집 단계), 각각의 항목들을 구체적으로 생각합니다(명료화 단계). 그리고 해당 항목에 적합한 다른 목록이나 캘린더에 리마인더를 생성한 후(정리 단계) 인박스를 비우는 것입니다. 그런 다음, 주기적으로 각 목록을 확인하며 필요하다면 조정합니다(검토 단계). 이 과정에서 각 항목들을 처리해야 하는 시점에 해당 항목을 실행하여 완료하는 것입니다(실행 단계).

GTD를 위한 도구들 

GTD를 실천하기 위해서는 적절한 도구를 활용하는 것이 좋습니다. 과거에는 노트나 다이어리 등을 활용했지만, 요즘은 GTD에 유용한 소프트웨어도 많은데요. 시중에도 여러 종류의 GTD 전용 유료 앱이나 서비스가 있지만, 꼭 유료 서비스를 사용해야 하는 것은 아닙니다. 앞서 설명한 핵심 목록들을 정의할 수 있고, 워크플로우대로 사용할 수만 있다면 어떤 도구든지 활용할 수 있습니다. 도구 자체에 얽매이기보다는 GTD 기법을 워크플로우에 맞게 실천하는 것이 더 중요합니다. 

특정 도구를 추천하지는 않겠지만, GTD를 구현하기 위해서는 개념적으로 다음과 같은 종류의 도구들이 필요합니다. 

• 노트: GTD의 첫 번째 단계는 생각나는 모든 것을 기록하여 수집하는 것입니다. 따라서 GTD를 실천하기 위해서는 항상 노트나 메모장을 지참하는 것이 좋습니다. 아날로그 노트든 디지털 노트 앱이든 상관없습니다. 중요한 건 언제 어디서든 정해진 한 장소(인박스 목록)에 메모할 수 있는 습관을 들이는 것입니다. 휴대폰, 컴퓨터 등 여러 디지털 장치에서 업무를 수행하는 경우라면, 하나의 저장소에서 관리하는 측면에서 클라우드 저장소 서비스 등을 활용하거나 데이터 동기화 되는 서비스를 사용하면 좋습니다.
• 파일링시스템: 수집한 노트들을 위의 핵심 목록별로 분류할 수 있는 시스템이 필요합니다. 파일을 폴더에 분류하여 넣을 수도 있고, 노트 앱 같은 경우 각 목록 별로 노트 그룹을 만들거나, 각 노트에 태그를 추가하는  것으로 구현할 수도 있습니다.
• 휴지통: GTD에서는 명료화 단계 후 필요 없는 일들은 과감하게 휴지통에 버려야 합니다. 컴퓨터 운영체제에도 휴지통 프로그램이 있지요.
• 캘린더: 특정 시점에 해야 할 일들에 대한 리마인더를 저장하는 데 필요합니다. 캘린더 앱이 될 수도 있고, 특정 앱의 리마인더 기능을 활용할 수도 있습니다.

이와 같은 개념들을 구현할 수 있는 도구들을 활용한다면 어떠한 도구들을 사용하더라도 GTD를 실천할 수 있는 준비가 됩니다. 우선은 무료로 쉽게 사용할 수 있는 두 가지 사례를 소개하겠습니다. 

구글 태스크(Google Task) 활용 예시

구글 지메일(Gmail)을 사용하는 업무 환경에서는 어떤 이메일 항목을 체크하여, 바로 구글 태스크 항목으로 보낼 수 있는 기능이 있습니다. 그래서 간단한 GTD 환경은 구글 태스크를 활용하여 구축할 수 있습니다. 

저의 경우 GTD 목록을 아래와 같이 만들어 사용합니다. 

이메일이나 해야 할 업무 등을 인박스 목록(0 Inbox)에 추가하고, 시간이 날 때마다 각각의 항목들을 다음 할 일(1 Next Actions) 목록, 프로젝트(Projects) 목록, 언젠가/아마도(Someday) 목록, 대기 중(Waiting) 목록, 참고(Refs) 목록으로 옮깁니다. 각 목록 앞에 있는 숫자는 개인적으로 분류하기 편하도록 추가한 것으로 다른 의미는 없습니다. 다음 할 일 목록 옆에 HIT(High Impact Tasks) 문구 역시 임팩트가 있는 업무들의 우선순위를 높이자는 생각에 써 둔 것입니다. 

각 구글 태스크 항목에는 태스크와 관련된 상세한 내용을 메모할 수 있고, 날짜나 반복 주기 등을 설정할 수 있어서 이러한 기능들도 활용하면 유용합니다. 날짜를 설정하면 구글 캘린더에 자동으로 연동이 되는 것도 편리합니다.

단점이 있다면, 구글 태스크로 GTD를 하는 경우, 기능이 너무 단순하여 복잡한 프로젝트 관리 업무 등을 GTD로 관리하기에 부족하다고 느껴질 수 있습니다. 다만 제가 일하는 환경에서는 규모가 큰 프로젝트들은 대개 프로젝트 관리자가 별도로 존재하고, 프로젝트들은 지라(Jira) 등에서 관리하기 때문에, Jira 링크만 구글 태스크에 연결하여 사용하고 있습니다.

노션(Notion) 활용 예시

저는 회사 업무 이외의 할 일이나 아이디어 등은 모두 노션에서 관리하고 있는데, 노션 무료 기능만으로도 충분히 GTD 환경을 구축할 수 있습니다.

노션의 장점은 각 항목에 해당하는 페이지를 쉽게 생성할 수 있고, 각각의 항목들을 다른 목록으로 이동하는 것이 자유롭고 사용자 인터페이스도 간편합니다. 각 목록에 있는 여러 항목의 순서를 드래그로 변경할 수 있어서 우선순위 조정에도 편리하고요. 특히 우선순위가 높은 일을 상위에 두고, 직관적으로 볼 수 있게 만들면 좋습니다. 또한 각 페이지에 다양한 템플릿의 노트나 상세 내용을 추가할 수도 있고, 다른 사람과도 쉽게 공유할 수 있어서 협업에도 추천합니다.

GTD 사용법은 앞서 구글 태스크에서 살펴본 것과 유사합니다. 인박스 페이지에 항목들을 수집해서 모으고, 주기적으로 각 항목들을 적절한 목록으로 옮기고 실행합니다. 노션 페이지 내에서, /remind 라고 입력하면 리마인더를 설정할 수 있어, GTD 캘린더 시스템도 자체적으로 구현됩니다.

GTD의 비즈니스 활용 사례

GTD는 개인적인 활용뿐만 아니라 비즈니스 환경에서도 효과적으로 활용될 수 있는데요. 예를 들어, 한 마케팅 부서에서 GTD를 도입했다고 가정해 보겠습니다. 마케팅 부서는 신제품 출시 프로모션, 정기 이벤트, 고객 분석, 신규 전략 수립 등 다양한 업무가 있습니다. 이러한 상황에서 GTD를 적용하면 각 업무를 체계적으로 관리할 수 있게 됩니다.

앞에서 본 GTD 사용 예시와 마찬가지로, 먼저 부서 내 모든 업무들을 인박스에 기록하고, 프로젝트 성격의 업무는 별도 프로젝트 목록으로 분류합니다. 신제품 출시 관련 여러 단계의 업무들은 프로젝트로, 정기 이벤트는 주기적 일정으로, 단발성의 고객 리서치는 개별 항목으로 관리하는 식입니다. 이렇게 정리한 후에는 주기적으로 검토하여 각 업무의 우선순위와 목록을 재조정합니다. 그런 다음 우선순위에 따라 순차적으로 업무를 처리해 나가면 됩니다. 이런 방식으로 GTD를 활용하면 체계적으로 업무를 수행할 수 있을 겁니다.

비단 마케팅 부서의 사례뿐만 아니라, 개발 프로젝트에서도 GTD가 적용될 수 있는데요. 사실 요즘 개발 트렌드에서 자주 볼 수 있는 스크럼 애자일 프로세스의 면면을 살펴보면, GTD의 핵심 개념을 찾아볼 수 있습니다. 

예를 들어, 각 프로젝트별로 업무를 관리하고, 업무들을 백로그(인박스 개념)에 수집하고, 백로그 세분화(backlog refinement) 회의 등에서 주기적으로 명료화하며, 스프린트 계획(sprint planning) 회의에서 각 업무들을 다음 스프린트 주기로 옮긴 후, 실행하는 과정 등이 GTD와 관련이 있다고 볼 수 있습니다.

다른 우선순위 관리법은?

지금까지 GTD에 대해서 살펴봤는데, GTD 외에도 ABC 분석법, 아이젠하워 매트릭스 및 파레토 법칙 등 다양한 우선순위 관리 기법이 있습니다. 간단히 GTD와 비교해 볼게요.

1) ABC 분석법

ABC 분석법은 가장 기본적인 우선순위 부여 방식입니다. 업무나 활동을 중요도에 따라 A(매우 중요), B(중요), C(덜 중요)로 분류하는 기법입니다. 업무의 우선순위 결정에 유용합니다. 이에 반해 GTD는 이보다 세분화되어 실행 계획까지 포함하는 전체 시스템을 제공합니다. 

ABC 분석법은 상대적으로 단순한 기법이며, GTD는 더 포괄적이고 체계적인 시스템입니다. 다만 GTD 각 목록에 있는 할 일 항목들을 중요도에 따라 A, B, C로 분류하는 식으로 우선순위에 맞게 재조정함으로써 서로 보완하여 사용할 수도 있습니다.

2) 아이젠하워 매트릭스

아이젠하워 매트릭스는 과업을 4가지 범주(1. 중요하고 긴급한, 2. 중요하지만 긴급하지 않은, 3. 중요하지 않지만 긴급한, 4. 중요하지도 않고 긴급하지도 않은)로 분류합니다. 중요하고 긴급한 과업에 우선순위를 두고 처리해야 함을 강조합니다. (‘중요하지만 긴급하지 않은’ 일들에 초점을 맞추어 해결할 수 있는 시스템을 구축하면, ‘중요하고 긴급한’ 항목들을 예방할 수 있다는 관점도 있습니다.)

GTD와 비교하면 ABC 분석법의 경우와 마찬가지로, 아이젠하워 매트릭스는 우선순위 결정에 중점을 두는 반면 GTD는 보다 포괄적이고 체계적인 시스템입니다. GTD를 기본으로 수집된 항목들을 분류하는 과정에서 아이젠하워 매트릭스의 우선순위를 참고하여 분류하는 방식을 사용한다면, 두 기법을 서로 보완하여 사용할 수 있습니다.

3) 파레토 법칙

파레토 법칙(80/20 규칙)은 20%의 노력으로 80%의 결과를 얻을 수 있다는 원리입니다. 파레토 법칙은 우선순위와 더불어 업무나 활동의 중요도에 따라 자원을 효율적으로 배분하는 데 초점을 맞춥니다. 가장 중요한 20%의 활동에 80%의 노력을 집중하는 것으로, 시간과 자원의 효율적 활용을 강조합니다.

마찬가지로 파레토 법칙도 간단하고 직관적인 개념이며, GTD는 보다 포괄적이고 체계적인 시스템입니다. GTD의 수집 단계에서 파레토 법칙을 적용하여 중요한 20%의 활동을 식별하고, GTD 방식으로 전체 업무 처리 과정을 관리하되 파레토 법칙에 따라 중요한 활동에 자원을 집중함으로써 서로 보완할 수 있습니다.

GTD에 접목할 수 있는 ‘뽀모도로 기법’

앞서 살펴본 GTD의 장점은 체계적인 할 일 정리와 우선순위 관리에 있지만, GTD에서는 실제 실행 단계에서 해당 항목을 어떻게 집중하여 실행할지에 대한 내용은 중요하게 다루지 않습니다. 이러한 한계를 보완하기 위해 뽀모도로 기법을 GTD에 접목해 볼 수 있는데요. 우선 뽀모도로 기법에 대해 알아보겠습니다.

뽀모도로 기법이란?

뽀모도로 기법(Pomodoro Technique)은 1980년대 후반 이탈리아의 프란체스코 치릴로라는 사람이 토마토 모양의 타이머를 사용한데서 유래된 시간 관리 방법입니다. 이 기법은 집중력을 높이고 작업 효율성을 향상시키는 데 도움을 줍니다. 뽀모도로 기법의 핵심은 25분 동안 집중해서 작업한 후 5분 휴식을 취하는 것을 반복하는 것입니다. 

물론 하루 종일 그렇게 일할 수는 없기에, 4회를 반복하고 나서는 15~30분 정도 장기 휴식을 취합니다.

뽀모도로 기법의 단계

• 작업 계획 수립: 해야 할 작업 목록을 만듭니다.
• 타이머 설정: 25분 타이머를 설정합니다.
• 집중 작업: 25분 동안 멈추지 않고 작업에 집중합니다.
• 짧은 휴식: 25분 작업 후 5분 휴식을 취합니다.
• 반복: 작업과 휴식을 4회 반복합니다.
• 장기 휴식: 4회 반복 후 15~30분 장기 휴식을 취합니다.

이 과정을 계속해서 반복함으로써 효율적인 작업 리듬을 만들 수 있습니다. 뽀모도로 기법에서 추천하는 시간 간격은 25분 일하고 5분 쉬는 것이지만, 개인마다 본인에게 맞는 리듬을 찾는 것이 중요합니다.

뽀모도로 기법의 장점

뽀모도로 기법을 통해 얻는 장점은 다음과 같습니다.

• 집중력 향상: 25분 단위의 작업 시간을 통해 산만함을 줄일 수 있습니다.
• 업무 효율성 증진: 규칙적인 휴식 시간으로 피로감을 줄일 수 있습니다.
• 시간 관리 능력 향상: 작업 시간과 휴식 시간을 명확히 구분하여 시간 활용 능력이 좋아집니다.
• 동기부여 효과: 작은 단위의 성취감으로 작업 의욕이 높아질 수 있습니다.

뽀모도로 활용 예시:pomofocus.io

시중에 찾아보면 뽀모도로 기법과 관련된 유, 무료 앱이 많습니다. 그중에서도 아주 간단한 무료 웹 애플리케이션을 소개해 볼게요. 개인적인 의견이지만 뽀모도로 앱은 간단할수록 더욱 좋습니다. 어떤 일을 당장 시작하려고 할 때 타이머를 켜는데 사전 작업이 많이 들어가면, 그것 자체가 짐으로 여겨져 집중력이 흐트러질 수 있기 때문입니다.

그런 면에서 pomofocus.io는 인터넷만 된다면, 무료로 컴퓨터든 휴대폰이든 웹 브라우저를 열고 해당 웹 사이트에 접속하여 기능을 즉각적으로 사용할 수 있다는 점에서 유용합니다. 회원 가입(Sign in)메뉴가 있지만, 회원 가입을 하지 않아도 타이머 기능을 사용하는 데는 문제가 없습니다. 

북마크바에 즐겨찾기를 저장해두면, 작업을 할 때 언제든지 바로 사용할 수 있어서 더욱 사용하기 편합니다. 휴대폰에서도 해당 웹사이트에 접속 후, 홈 화면에 바로 가기 아이콘을 만들어서 사용하시면 됩니다.

GTD에 뽀모도로 기법 활용하기

앞서 말했듯 GTD의 실행 단계에서 뽀모도로 기법을 활용하면, 하나의 항목을 집중해서 실행하는데 매우 도움이 됩니다. GTD의 목록에 있는 우선순위가 높은 항목부터 실행해 나가며, 뽀모도로 기법을 활용하여 집중하고 휴식을 반복하며 실행하는 것이죠.

예를 들어, GTD 다음 할 일 목록에서 ‘보고서 작성’ 업무가 당면 과제로 떠올랐다고 가정해 봅시다. 이 작업에서 25분간 집중할 수 있도록 뽀모도로 타이머를 설정하고 작업을 시작합니다. 25분 동안에는 다른 일에 방해받지 않고, 오로지 보고서 작성에만 전념할 수 있습니다. 25분 작업이 끝나면 5분 휴식을 취합니다. 이 휴식 시간에는 온전히 휴식을 취하거나, 지금까지 작업한 내용을 한 번 되돌아볼 수도 있습니다. 그리고 다음 25분 작업에 돌입하여 남은 보고서 작업을 마무리하거나, 보고서 작업이 끝났으면 또 다른 GTD 항목을 처리합니다.

물론 25분이라는 시간은 해야 하는 업무의 분량에 따라 조절해도 됩니다. 25분이 지났는데 보고서 작성이 추가로 5분 정도면 끝날 것 같다면 당장 휴식하는 대신, 일 처리를 마무리하고 좀 더 길게 쉬는 것도 좋습니다. 저는 개인적으로 하나의 업무가 완전히 끝나면, 스스로 상을 주는 차원에서 조금 더 쉬기도 합니다.

이러한 방식으로 뽀모도로 사이클을 반복하면서 짧은 시간 동안 작업에 몰입할 수 있습니다. 그리고 사이사이에 잠깐 휴식을 취하는 방법으로, GTD 할 일 목록을 하나하나 해결할 수 있게 되면 더욱 효과적으로 GTD를 실천할 수 있습니다.

마치며

지금까지 GTD와 뽀모도로 기법을 알아보고, 활용 사례와 두 기법을 활용해 시너지를 낼 수 있는 방법도 함께 살펴보았습니다. GTD와 뽀모도로 기법의 결합은 체계적인 할 일 관리와 실행력 증진이라는 시너지 효과를 발휘합니다. GTD의 계획성에 뽀모도로의 작업 효율성을 더해 이 기법을 잘 활용할 수 있게 되면, 더 높은 생산성을 달성할 수 있습니다. 앞으로 업무 환경에서의 스트레스 줄이고, 일과 삶의 균형을 더욱 잘 이루어낼 수 있길 바랍니다.

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