생산성 200% 올리는 업무 관리 방법(실전편)

우리는 하루에 많은 시간을 일하면서 보냅니다. 모두 같은 조건에서 일하는데 어떤 사람은 주어진 시간안에 더 많은 일을 끝내고 칼퇴를 합니다. 어떤 사람은 남아서 야근까지하는데 일을 다 못 끝내는 경우도 있고요.

요즘은 회사에 남아 오래, 더 많이 일하는 것이 중요하지 않습니다. 회사에서도 이를 바라지 않는 것 같아요. 보여주기식이 아니라 “진짜” 일 잘하는 사람을 원합니다. 저는 이를 결정짓는 것이 생산성이라고 생각합니다.

이전 글 <생산성 200% 올리는 업무 관리 방법(이론편)>에서는 생산성을 높이기 위해 알아야 할 기본 원리에 대해서 다뤘습니다. 이번 글에서는 실제 업무에 활용하는 방법을 소개할 예정입니다. 좀 더 깊은 이해를 위해 이론편을 읽고 오시면 더 좋습니다.

지금부터 소개할 생산성 관리 방법은 지난 7년간의 커리어를 돌아봤을 때 다음과 같은 성과를 내는 데 핵심적인 역할을 했습니다.

• 첫 회사 입사 후, 6개월만에 개발팀 리드 역할 제안
• 일정을 지키면서 안드로이드 개발, 백엔드 개발, 기술 블로그 운영을 모두 동시에 진행
• 혼자서 진행하는 사이드 프로젝트, 런칭 및 운영 그리고 수익화까지

끝까지 읽어보시고 업무에 적용해보시면 분명 큰 도움이 되실거라 생각합니다.

KanbanFlow를 소개합니다

제가 사용 중인 도구를 소개하기 앞서 먼저 말씀드리고 싶은 사실이 있어요.

• 어떤 도구를 사용하는지는 중요하지 않습니다. 자신에게 맞는 도구를 쓰는 게 최고입니다.
• 이전 글에서 소개한 생산성을 높이는 원리들을 바로 적용할 수 있는 도구를 소개 드리는 것이니 참고만 하셔도 됩니다.
• 꼭 제가 하는 방식을 따라 하실 필요는 없습니다. 스스로 자신에게 맞는 방법을 찾는 게 가장 효과적입니다.

이제, 5년 넘게 사용하고 있는 도구를 소개하겠습니다. KanbanFlow라는 서비스인데요. 이전 글에서 설명한 원리들을 모두 활용하는 데 모자람 없는 기능 제공을 하고 있습니다. 무엇보다도 무료로 사용이 가능하구요.

업무에 활용할 핵심 기능을 간단히 소개하자면,

• Kanban 보드 : 이름에서 알 수 있듯이 칸반 모드를 제공합니다. 이 서비스의 큰 틀이기도 하고요. 직관적이고 사용하기 쉽습니다. 무엇보다도 카드에 파일 첨부나 설명 등을 쉽게 쓸 수 있고, 서브 태스크를 추가할 수 있는 점이 좋습니다.
• 뽀모도로 타이머 : KanbanFlow의 최고 장점이라고 생각합니다. 뽀모도로 타이머가 내장되어 있어 집중력 관리를 할 수 있습니다. 생산성에 매우 핵심적인 요소라고 할 수 있죠. 카드별로 뽀모도로 타이머를 적용할 수 있어 태스크 별로 얼마나 집중했는지, 얼마나 걸렸는지 파악할 수 있는 것도 좋습니다.
• 통계 기능 : 뽀모도로 타이머를 사용한 기록에 대한 통계를 제공합니다. 요일별로 내가 얼마나 집중했는지 데이터를 파악할 수 있습니다. 응용하면, 어떤 일 때문에 내 집중력이 깨지는지, 무슨 요일에 생산성이 떨어지는지 등 생산성 관리하는 데 매우 중요한 데이터를 얻을 수 있습니다.

실전! 할 일 설계하기

생산성을 얘기하려면 “측정 가능”해야 합니다. 이게 기본 전제예요. 하지만 일하는 방식이 사람마다 너무나도 다르고, 그것을 측정 가능하게 해야 한다고 말하면 뜬구름 잡는 소리처럼 들릴 수 있습니다. 그러니까 일하는 방식은 개인마다 달라서, 그것을 측정하기 위한 방법 역시 일하는 사람이 스스로 기준을 세워 만드는 수밖에 없다는 의미입니다.

그럼 어떻게 나의 일을 측정 가능하게 할 수 있을까요? 저는 “일을 측정 가능한 단위로 쪼개기”와 “집중력을 정량화하기”로 가능하다고 생각합니다. 먼저, 일을 정의하고 측정 가능한 단위로 쪼개는 방법에 대해 알아봅시다.

태스크 정의하기

가장 먼저 보드에서 해야 할 업무를 카드로 생성합니다. 이때 구체적인 방법은 생각하지 않고 목표 지점을 써주세요. 업무할 때 흔히 As-Is와 To-Be를 나누어서 얘기하잖아요? To-Be를 적어주시면 됩니다.

이 태스크의 크기는 목표지점, 업무에 따라 완전히 달라질 수 있습니다. 저의 경우, 회사에서 일할 때에는 Sprint 회의 후에 바로 카드를 작성하는데요. 구현해야 할 핵심 기능을 그대로 적습니다. 예를 들어, “커뮤니티 기능 도입” 이렇게 말이죠. 사이드 프로젝트를 할 때에는 목표를 주로 적는 편이에요. “1월까지 앱 다운로드 1만 달성” 이런 식으로요.

서브 태스크 정의하기

태스크만 정의하면 일 진행이 안됩니다. 왜냐하면 목표만 적혀 있기 때문에 좀 추상적이에요. 직관적으로 뭘 해야겠다는 생각이 잘 들지 않습니다. 이 상태에서 업무를 진행하면 방향성 없이 그냥 느낌적으로 이런저런 일들을 합니다. 내가 지금 하는 일들이 실질적으로 목표 달성에 도움을 주는지 안 주는지 모르는 상태로요. 이 과정에서 집중력은 날아가고 시간은 그냥 흘러가버리게 됩니다.

그래서 서브 태스크를 정의하는 일이 정말 중요합니다. 이제 노트와 펜을 준비해 주세요. 아이패드가 있다면 거기에 적어주셔도 좋습니다. 어떻게 하면 태스크를 Done 보드로 옮길 수 있는지 그 과정에 필요한 모든 것을 적어주세요. 정말 똑똑하신 분들은 머릿속에 이 과정이 이루어져 바로 서브 태스크를 채우실 수도 있는데요. 경험상 익숙해지기 전까지는 손으로 직접 적어주는 게 훨씬 빠르고 정리도 잘 됐습니다.

뭘 해야 할지 구체적으로 정리가 됐다면 카드의 세부 항목에 서브태스크를 모두 입력해 주세요. 예를 들어, 커뮤니티 기능 도입 태스크라고 한다면,

1. 커뮤니티 기능 기획서 요구사항 파악 및 정리
2. DB 설계하기
3. 필요 API 리스트 정리하기

이런 식으로 서브 태스크를 정의할 수 있겠죠. 서브 태스크를 정의할 때 핵심은 “바로 실행에 옮길 수 있는가?”입니다. 만약 뭘 해야 할지 모르겠다면 서브 태스크를 잘못 정의하신 거예요.

어떤 태스크들은 그 크기가 작아서 굳이 서브 태스크까지 나누지 않아도 바로 실행 가능할 경우도 있습니다. 이건 스스로 태스크를 정의하는 개인이 판단하면 됩니다.

우선순위 정하기

이제 제일 중요한 작업이 남았습니다. 바로 일의 우선순위를 정하는 것이죠. 이 작업이야말로 일 잘한다는 소리를 듣기 위해 가장 중요한 작업이라고 생각해요. 시간과 집중력은 한정되어 있습니다. 한정된 리소스를 가장 중요한 일에 쓰는 것은 지극히 상식적이죠. 근데 막상 실제 업무에서는 그렇게 하기가 힘들어요. 그게 가능하려면 우선순위 관리를 잘 해야 합니다.

실제 업무에서는 동시다발적으로 여러 태스크가 생성될 수 있습니다. 위에서 언급했던 예시를 다시 활용해 볼까요? Sprint 미팅 후 “커뮤니티 기능 도입”이라는 태스크를 정의하고 서브 태스크까지 만든 상황입니다. 갑자기 이슈가 생겨서 급하게 대응해야 하는 상황이 발생하죠. 엎친 데 덮친 격으로 대표님으로부터 DM이 옵니다. 투자 미팅이 얼마 남지 않았는데 필요한 유저 데이터 목록을 뽑아달라는 요청이죠. 이것들 모두 각기 다른 태스크로 정의를 해야 합니다. 그리고 태스크를 완료하기 위한 서브 태스크가 있겠죠.

본인만의 기준과 상황에 따라 우선순위를 계속 고려하며 일을 진행해야 합니다. 위의 상황이라면 저는 이슈 대응을 먼저 하고, 대표님의 요청을 처리한 뒤 Sprint 기능에 시간과 집중력을 쓸 것 같습니다. 유저들에게 좋은 경험을 전달하는 것이 가장 중요하다는 저만의 기준에 따라서 우선순위를 정해 일을 처리한 것이죠. 이 기준은 개인마다 다를 수밖에 없습니다. 어떤 것이 중요한지 스스로 고민하고 기준을 세워 우선순위를 정하셔야 해요.

우선순위 판단이 적절했는지는 일을 진행하고 난 뒤 결과를 통해 확인할 수 있습니다. 매번 내 판단이 적절했는지 돌아보고 개선하는 작업은 힘들 수 있습니다. 일을 그렇게까지 해야 하나? 이런 생각이 들 수도 있어요. 하지만 이런 고민들이 쌓이면 판단력은 날이 갈수록 개선이 되고 ‘일잘하는 사람’ 소리를 듣게 됩니다.

집중력을 관리하는 방법

할 일과 우선순위가 정해졌다면 이제 시간과 집중력을 효율적으로 투자해서 일을 빠르게 끝내는 일만 남았습니다. 사실 이 부분이 가장 어렵죠. 일정 시간 동안 집중력을 유지하는 것은 쉽지 않습니다. 주위에서도 끝없는 방해가 들어오죠. 이번에는 집중력을 최대한으로 활용하고, 더 나아가 집중력을 점점 더 잘 사용할 수 있도록 관리하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

뽀모도로 타이머 활용하기

뽀모도로 기법은 타이머를 활용해서 25분간 초집중해서 일하고, 5분간 휴식하는 기법입니다.

그래서 이 30분을 1뽀모도로라고 부릅니다. 이 기법을 사용할 때 원칙이 있는데요.

• 타이머를 누르는 순간부터는 수행할 태스크에만 집중합니다.
• 다른 곳에 한눈이 팔리거나, 태스크와 관련 없는 일(e.g. 웹 서핑)을 하게 되면 중단 버튼을 눌러 타이머를 종료합니다.
• 25분이 지나면 break Time 버튼을 눌러서 휴식을 취합니다.

25분 집중을 하고 5분간 휴식을 취해서 1번의 주기가 끝나야 1뽀모도로가 적립이 됩니다. 이것의 의미는 내가 적어도 25분은 생산성을 위해 집중력을 최대로 사용했다는 것입니다.

이제 하루에 최대 몇 뽀모도로를 적립할 수 있는지 직접 업무에 적용해서 알아보세요. 생각보다 적은 숫자에 놀라실 거예요. 저는 처음 이 기법을 사용했을 때 예상보다 낮은 수치에 정말이지 놀랐답니다. 하루에 8시간도 넘게 일하는데 적어도 그중 절반은 집중해서 일하고 있는 줄 알았거든요. 근데 실상은 3뽀모도로 정도였어요. 그러니까 하루 종일 일한 것 같은데 정말 집중해서 일한 시간은 1.25시간 밖에 되지 않았던 것이죠.

KanbanFlow의 뽀모도로 타이머를 사용하면 아래와 같은 이점이 있습니다.

• 적립된 뽀모도로를 통계로 확인할 수 있어 집중력이 언제 좋은지, 점점 나아지고 있는지 정량적으로 파악이 가능하다.
• 태스크별로 몇 뽀모도로를 사용했는지 기록이 나오기 때문에 이 데이터를 기반으로 어떤 일을 끝내는 시간 예측을 점점 잘하게 된다.
• 하루에 몇 뽀모도로가 내 한계인지 파악이 가능하다. 이에 따라 더 명확하게 우선순위를 정할 수 있다.

생산성을 높이려면 더 많은 뽀모도로를 적립하는 것을 목표로 우선 훈련합니다. 그러다 보면 더 이상 뽀모도로 갯수를 늘릴 수 없는 지점이 오게 됩니다. 그때에는 1개의 뽀모도로를 적립할 때 더 많은 일들을 처리할 수 있도록 노력하면 됩니다. 이 방법에 적응하게 되면 몰라보게 생산성이 높아지는 것을 경험할 수 있어요.

쉴 때 잘 쉬는 방법

제가 뽀모도로 기법을 사용하면서 느꼈던 유일한 단점은 바로 휴식시간 때문에 몰입이 깨진다는 점입니다. 개발 업무 특성상 문제가 생기면 풀릴 때까지 물고 늘어져야 하기 때문에 중간에 계속 흐름이 끊기면 오히려 생산성이 떨어집니다. 그래서 휴식시간을 어떻게 잘 보내느냐가 매우 중요했죠. 그렇다고 휴식시간 없이 계속 일하는 것 역시 생산성이 떨어집니다.

태스크 하나가 완전히 끝날 때까지는 몰입도를 계속 유지해 주는 것이 생산성을 높이는 데 큰 도움이 됐습니다. 저는 건강을 위해 쉬는 시간에 반드시 일어나서 스트레칭을 하는데요. 몰입도를 유지하기 위해 이때 반드시 하는 것이 있습니다.

바로 그 태스크에 대한 생각을 계속 머릿속으로 하는 것입니다. 이게 아주 사소하지만 정말 큰 차이를 불러옵니다. 보통 휴식한다고 하면 바로 업무를 머릿속에서 지워버리고 OTT를 보거나 웹툰을 보거나, 웹서핑을 하는 등 다른 활동을 해버리는데요. 이러면 집중력을 사용해서 애써 끌어올려놨던 몰입이 한순간에 모두 사라져버리게 됩니다. 대신, 다른 활동을 하지 않고 몸을 움직이면서 계속 해당 태스크에 대해 생각하면 몰입도가 상당 부분 유지가 됩니다. 가끔은 어떻게 해야 문제가 풀리는지 영감을 얻기도 하죠.

쉴 때 역시 생산성을 생각하셔야 합니다. 아래 두 가지 원칙을 기억해 주세요.

1. 몸을 움직일 것. 간단한 스트레칭이나 너무 힘들면 산책을 하는 것도 좋습니다.
2. 집중하고 있는 태스크에 대한 생각을 머릿속에서 놓지 말 것.

하기 싫은 일을 지속하는 방법

지금까지 어떻게 일을 정의하고 집중력을 최대한 발휘해서 일을 할 수 있는지 설명했습니다. 하지만 생산성을 높인다는 것은 지속성을 가진다는 의미입니다. 오늘 하루만 몇 배나 되는 일을 하고 내일부터 효율이 떨어진 채로 주말을 맞이한다면 결국 생산성이 높다고 얘기할 수 없겠죠.

생산성을 높이는 방법을 알고 실천하는 것과 그것을 지속하는 것은 완전히 다른 얘기입니다. 상당히 어렵죠. 이번에는 어떻게 스스로 동기부여 해나가면서 높은 생산성을 유지할 수 있을지 구체적인 방법에 대해 공유해 보겠습니다.

리워드 보드 만들기

이전 글에서 도파민과 보상체계에 대한 내용을 언급했는데요. 이 원리를 활용해서 KanbanFlow에 아주 설레는(?) 보드를 만들 겁니다. 바로 리워드 보드죠.

평소에 나를 행복하게 만드는 행동들을 모두 적어보세요. 저의 경우, 재미있는 예능 보기, 치킨 2마리 시켜 먹기, 수제 맥주 먹기 등 여러 가지 소확행 거리들을 적었습니다. 이것들을 모두 카드로 만들어주세요.

핵심은 내가 집중해서 일 한 만큼 내가 원하는 보상을 챙겨간다는 것입니다. 이런 보상체계가 주어졌을 때 기분이 좋아지게 됩니다. 그리고 또 그 기분을 느끼고 싶어지죠. 이 보상 회로를 가동시키고 정착시켜서 완전히 패턴을 적용되도록 만들 겁니다.

다만, 주의할 점이 있는데요. 이 기분을 좋게 만들어주는 도파민이라는 녀석은 익숙해지면 점점 덜 나오게 됩니다. 그러니 주기적으로 꾸준히 새로운 보상과 스스로를 위한 이벤트를 만들어주세요.

업무를 게이미피케이션하기

퀘스트를 해서 보상을 얻는다. 이 개념은 어디서 많이 들어보시지 않았나요? 네, 맞습니다. 게임을 할 때 하는 것이죠. 게임은 재밌기 때문에 계속 지속하게 됩니다. 리워드 보드와 뽀모도로를 활용해서 게임을 한다고 생각해 보세요. 내가 해야 할 일들은 모두 퀘스트고, 그것을 해낼 때마다 보상을 살 수 있는 포인트를 얻는다고 생각해 보는 것이죠.

보상을 얻는 룰은 개인이 정의하기 나름입니다. 뽀모도로를 포인트라고 생각하고 각 보상에 점수를 매긴 다음 사용하면 차감하는 식으로 정해도 좋아요.

저의 경우 해야 할 일들을 모두 나열한 뒤, 한 주에 끝내야 할 일, 오늘 끝내야 할 일로 나누기 때문에 일간, 주간 보상 개념을 만들어서 적용했습니다. 그래서 오늘 할 일을 모두 끝내면 일간 보상을 몇 개 받는 식이죠. 주간 보상은 좀 더 받기가 어렵습니다. 이번 주에 해야 할 일들을 모두 완료했을 때 주간 보상을 얻을 수 있거든요.

개인적으로 이 보상 체계를 도입하고 저는 생산성이 가장 크게 늘었습니다. 하루에 집중할 수 있는 시간도 늘어나고, 일 처리 능력도 일정 부분 상승했다고 느껴졌던 순간이 있었어요. 그때 기분이 너무 좋았지만 이것을 지속하는 것은 너무도 힘들었습니다. 보상 체계를 적용하니, 이것만 끝내면 뭔가 얻을 수 있다는 마음이 끝까지 일을 해내게 만들었습니다.

결론

이번 글에서는 KanbanFlow라는 툴을 활용해서 생산성을 높이는 구체적인 방법에 대해서 알아보았습니다. 단순히 제 경험으로 느낀 점을 공유한 것이 아니라 뇌과학에 근거한 방법을 말씀드린 것이라 꼭 적용해 보시면 좋을 것 같습니다. 저는 이 방법으로 커리어에 도움이 되는 많은 경험들을 할 수 있었고 여전히 성장 중이거든요.

제가 제시한 방법을 꼭 따라 하실 필요는 없습니다. 생산성을 높이는 데 필요한 이론과 실제 적용 방법에서 영감을 받아 자신만의 방식으로 꼭 활용해 보세요. 적용하고 계속 개선해 나가다 보면 어느새 생산성이 굉장히 높은 사람이 되어 있을 거예요. 연봉이 높아지는 소리가 벌써 들리는 듯합니다.

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