PM 생산성 높이는 일정관리 방법 ‘Time Blocking’

국내 IT 기업은 한국을 넘어 세계를 무대로 할 정도로 뛰어난 기술과 아이디어를 자랑합니다. 이들은 기업 블로그를 통해 이러한 정보를 공개하고 있습니다. 요즘IT는 각 기업의 특색 있고 유익한 콘텐츠를 소개하는 시리즈를 준비했습니다. 이들은 어떻게 사고하고, 어떤 방식으로 일하고 있을까요?

이번 글은 PM을 위한 프로젝트 관리 툴을 만드는 MOBA 팀이 ‘Time Blocking’이라는 일정관리 방법에 관해 소개합니다.

Product Manager(PM)란 제품의 아이디에이션부터 런칭과 비전까지 제품의 모든 과정을 관리하는 포지션입니다. 일반적으로 개발자, 디자이너, 마케팅, 비즈니스, CS 등 다양한 이해관계자와 협업하기 때문에 PM에게 일정관리는 업무에 있어 그 무엇보다 중요한 요소입니다.

PM은 하루에도 다양한 관계자와 미팅과 업무를 반복하고, Email, Slack, Jira, Notion, Figma 등 다양한 환경에서 업무 요청을 받습니다. 이처럼 분산된 업무 환경에서 온전히 본인의 업무에 몰입하여, 빠르게 미팅과 업무를 처리하기 위해서는 언제 어떤 업무에 몰입할 것인지 정하는 Time Blocking 방법이야말로 PM에게 필요한 일정관리 방법입니다.

Time Blocking이란?

Time Blocking은 하루를 시간 블록 단위로 세분화하고, 해야 할 일을 배정하여, 일정을 소화하는 일정관리 방법을 뜻합니다. 마이크로소프트의 빌 게이츠, 테슬라의 일론 머스크, 트위터의 잭 도시는 ‘Time Blocking’ 방법으로 그들의 시간 효율을 극대화한 것으로 잘 알려져 있습니다.

Time Blocking 하는 방법

저는 MOBA에서 제품의 전체 프로젝트를 관리하고 비전을 고민하는 PM으로 일하고 있습니다. 사람마다 Time Blocking 방식이 모두 다르기 때문에 저의 개인적인 사례를 공유함으로써 구체적인 Time Blocking 방법 중 하나를 전달드리고자 합니다.

1. 캘린더 기반으로 모든 업무 모으기

MOBA에서는 현재 Slack, Notion, Figma, Jira, tldv, Google Workspace 등 다양한 협업툴에서 프로젝트를 진행하기 때문에 분산된 환경에서 업무들이 발생합니다. 한 곳에서 업무를 모아서 관리하는 것은 이러한 분산된 업무 환경에서 생산적으로 일하기 위해서 가장 중요한 시작점입니다.

저는 업무 요청이 들어오면 별도의 투두리스트에 담기보다 캘린더의 all-day 영역에 모두 추가합니다. 하루에도 여러 미팅을 진행하는 저는 캘린더를 가장 자주 방문하기 때문에 캘린더에서 모든 업무를 관리하는 것을 가장 선호합니다. 업무를 정리할 때는 까먹지 않도록 요청이 들어오는 즉시(적어도 몇 시간 내로) 캘린더에 넣어두고 중요한 키워드나 링크만을 추가해서 지금 하고 있는 업무의 몰입을 방해하지 않는 선에서 빠르게 정리합니다.

2. 캘린더에 업무 배정 (Time Blocking)

저는 업무 시작 전 캘린더 all-day 영역에서 미리 적어둔 업무들을 캘린더에 블록 쌓듯이 배치하며 하루를 시작합니다. 특히 가장 몰입이 잘 되는 시간에 가장 중요한 업무를 배정하여 가장 효율적으로 업무를 처리하고자 합니다.

개인적으로는 출근 이후 첫 4시간 동안 가장 집중이 잘되기 때문에 그날 반드시 끝내야 하는 중요한 업무를 4시간 동안 모두 진행합니다. Time Blocking에 있어 각자가 가장 몰입할 수 있는 시간을 아는 것 또한 중요한 요소입니다.

3. 업무 몰입 (Single-tasking)

한 번에 여러 가지 업무를 동시에 처리하는 Multi-tasking(멀티태스킹)을 하지 않도록 조심해야 합니다. 동시에 여러 가지 업무를 처리하다 보면 업무에 시간 배분이 어려울 뿐만 아니라 업무 몰입도가 떨어지기 때문에 하나의 시간에 하나의 업무만을 처리하는 Single-tasking을 지향하고 있습니다.

4. Time Block 간 적절한 간격

업무를 하다 보면 동료가 나에게 도움을 구하거나 급한 이슈가 발생하여 미리 정해둔 Time Block에 변동이 생길 수 있습니다. 모든 업무 시간에 빽빽하게 Time Blocking 한다면 필연적으로 모든 업무를 처리하지 못할 가능성이 높습니다. 

이는 오늘 하루 내가 지켜야 할 약속을 지키지 못하고, 업무 시간은 끝났지만 일이 다 끝나지 않은 것 같은 불편한 기분을 들게 만듭니다. 그렇기 때문에 저는 하루에 최소한 2시간 정도는 온전히 비어있는 시간으로 두고 그날 발생하는 변수에 대처하고자 합니다.

마지막으로 Time Blocking을 하는 이유는 높은 생산성을 발휘하기 위함이지, 단순히 시간을 아름답게 관리하기가 목적이 되어서는 안 됩니다. 시간 관리 자체에 매몰되지 않도록 항상 주의해야 합니다. 일정에 대해 스스로 주도권을 갖고, 가장 몰입을 할 수 있는 시간에 하나씩 처리하고, 계획을 지키지 못했다는 생각에 스트레스받지 않도록 Time Block 간 적절한 간격을 두는 적절하게 느슨한 일정관리(Flexible time blocking)가 필요합니다.

<원문>

PM의 생산적인 일정관리 방법, Time Blocking

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