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내가 속한 알고케어 팀에서는 언제부터인가 회의가 너무 많고, 시간이 길어진다는 걸 느꼈다. 그래서 지난 조직문화 TF 1기 '건피(건강한 피드백)' 이후로 TF 2기를 진행하기로 결정했다. (*TF Team=Task Force Team) TF 모임의 이름은 회의도 다이어트가 필요하다는 의미에서 '회의어트'로 지었다. 약 7주간의 기간 동안 회의 현황과 문제점을 분석하고 솔루션을 기획해서, 조직에 안착시키는 것까지 진행했다. 그 내용과 실제 사용되고 있는 가이드를 풀어본다.
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내가 속한 알고케어 팀에서는 언제부터인가 회의가 너무 많고, 시간이 길어진다는 걸 느꼈다. 그래서 지난 조직문화 TF 1기 '건피(건강한 피드백)' 이후로 TF 2기를 진행하기로 결정했다. (*TF Team=Task Force Team) TF 모임의 이름은 회의도 다이어트가 필요하다는 의미에서 '회의어트'로 지었다. 약 7주간의 기간 동안 회의 현황과 문제점을 분석하고 솔루션을 기획해서, 조직에 안착시키는 것까지 진행했다. 그 내용과 실제 사용되고 있는 가이드를 풀어본다.
회의 자체도 굉장히 많았고, 회의가 진행되는 방식도 비효율적이었기 때문에 낭비되는 시간이 많았다. 당시 우리 팀 인원은 30명 정도로, 신규 입사로 인해 인원이 두 배가 되며 각 파트를 운영하는 방식이 바뀔 필요가 있었다. 서로 다른 파트끼리 업무 내용을 조율할 때도 기존 방식과 다르게 해야 하다 보니 새로운 회의가 많이 생기기도 했다.
그러다 보니 위와 같이 업무 시간에서 회의가 차지하는 비중이 매우 커졌는데 다른 회사에 비해서 굉장히 많은 편이었다. 물론 초기 스타트업은 의사결정이 빠르게 논의되고 바뀌는 경우가 많아서 어느 정도 회의가 많을 수밖에 없지만 그걸 감안하더라도 너무 많았다.
※ 참고자료
4.9K
잡코리아 ‘직장 내 회의 관련 설문조사’ (2018, 남녀 직장인 728명 대상)
- 직장인 하루 평균 회의 참석 1.4회. 각 회의는 평균 30분~1시간 소요
대한상공회의소 ‘국내 기업의 회의문화 실태와 개선 해법 보고서’ (2017)
- 국내 직장인 1주일 평균 3.7회 회의 참석, 그중 1.8회는 불필요한 회의
SW개발 업체 아틀라시안에서 분석한 미국 직장인 업무 관련 자료 (2015, 마이크로소프트, BBC, 버라이즌 등의 자료 참고)
- 미국 직장인들이 업무 시간을 낭비하는 요인 중 하나가 ‘요점 없는 회의’.
- 1명이 참석하는 회의는 월평균 62건, 비생산적 회의로 소요되는 시간은 월평균 31시간.
- 미국에서 지급하는 급여 중 370억 달러 (약 40조 원)가 불필요한 회의에 쓰였음.
물론 이전에 회의 방법론이 없던 건 아니다. 회의에 대해서는 여러 번 다룬 적이 있지만, 경력직이 늘어나면서 서로 다른 업무 방식이 섞여 쉽게 조율되지 않았다. 개개인의 성향과 역량에 따라 회의의 질과 편차도 너무 달라졌다. 그래서 TF라는 전사적인 움직임을 통해 이러한 문화를 다잡을 필요가 있었다.
‘회의어트 TF의 목적’은 회의 자체를 효율적으로 진행하는 것에 초점을 맞췄다. 여러 의제가 있었지만 회의 방식을 효율화하면 회의의 절대적인 수 자체도 줄어들 거라 생각했다. 그리고 이러한 회의 진행 방식을 모든 구성원이 쉽게 따라올 수 있게 가이드하는 게 핵심이었다.
회의어트에서 대안으로 제시한 솔루션은 총 다섯 가지였다.
1. 회의 트레이닝 세션
2. 회의 가이드 페이지 정리
3. 회의 양식 정리
4. 회의 요정 제도 (서포터)
5. 기타 회의 방법론 (Ex. 타임키퍼, 전자기기 파킹 문화 등)
회의 트레이닝 세션은 회의어트에서 정리한 효율적인 회의 방식을 모든 구성원에게 설명하고, 실제로 실습해 보는 세션이었다. 그리고 이후에도 누구나 가이드 페이지를 보고 쉽게 따라 할 수 있도록 정리했다. 실전에서 바로 써먹을 수 있도록 회의록 양식이나 회의를 사전에 공지하는 양식 등의 템플릿도 만들었다. 그럼에도 실무에 적용하는 건 어려울 수 있으니 2주의 기간 동안 회의어트 멤버들이 회의 요정이 되어 진행을 보조해주었다.
이외에도 여러 솔루션이 적용되었는데 지금부터 그 결론만 정리하여 공유드리고자 한다.
회사에서 하는 일에는 투입에 따른 산출이 있어야 한다. 시간과 자원을 투입했으면 그에 따른 성과가 나와야 한다는 말이고 회의 또한 예외는 아니다. 프로젝트를 발의하고 기획하여 진행하듯이, 회의 또한 성과를 내기 위해 누군가가 책임지고 발의하고, 기획하고, 진행해야 한다.
회의에는 성과가 있어야 한다는 게 모든 논의의 대전제다. 그래서 회의 기획도 프로젝트 기획과 비슷한 과정을 거친다. 다만 훨씬 빠르고 간소하게 진행되는 프로젝트일 뿐이다.
그래서 우리는 용어부터 정리했다. 회의를 진행하는 사람을 다양한 표현으로 부를 수 있다. 회의 진행자, 주최자, 주관자, 담당자 등등... 그러나 우리는 업무마다 명확한 R&R이 중요하듯이 회의에도 성과를 책임지는 단 한 명의 명확한 '책임자'가 필요하다는 의미에서 '회의 책임자'라고 지칭하기로 합의했다. 또한 회의에 참여하는 사람들도 단순히 자리를 채워 참석만 하는 수동적 입장이 아니라 성과를 내기 위해 함께 참여하는 이해관계자라는 의미에서 '회의 참여자'라고 정했다.
회의 책임자는 회의를 준비하고 진행하여 성과를 뽑아낼 책임이 있다. 그렇다면 어떻게 해야 효율적으로 회의를 운영할 수 있을까? 회의 책임자를 위한 운영 가이드는 다음과 같다. 내부에서 만든 가이드 페이지 원문은 검은색 굵은 글씨로, 이번 글을 위해 부연 설명하는 부분엔 *로 표시했다.
*회의록을 미리 만들어 회의 참여자들이 회의 전에 읽어올 내용이 있다면 그들에게 공지하기 전에 작성해두고, 회의 참여자들이 미리 준비해 올 내용이 있다면 회의록에 적어오도록 요청해야 한다. 그래서 회의록이 필요하다.
*본 이미지는 회의록 템플릿에 포함되어 있는 내용으로, 이다음 챕터에서 회의록 템플릿을 공유할 때 확인할 수 있다. 이렇게 템플릿에 개요를 적을 수밖에 없게 만들어두었다.
회의 안건에 논의/결정, 아이디어, 공유라는 카테고리가 붙는 건 그 종류에 따라 대화 성격이 달라지기 때문이다. 이러한 구분 없이 진행할 경우 회의 중 '브리핑(공유)'하는 시간이 얼마인지 정확하지 않아서 브리핑하는 도중에 질문이나 논의를 해도 될지, 브리핑을 다 듣고 나서 해야 할지 모호해진다. 브리핑 중간에 논의가 진행될 경우 안건 중심이 아니라 브리핑 듣다가 생각나는 순으로 뒤죽박죽 논의하게 되거나, 논의 시간을 조절하지 못해서 원래 하려던 안건을 마저 다루지 못하고 끝나게 되기도 한다. 혹은 브리핑 끝나고 질문하려다가 브리핑이 너무 길어서 질문/논의할 것을 까먹기도 쉽다. 그러니 카테고리를 구분해준다.
*회의 시간은 습관적으로 1시간 단위로 잡게 되는 경우가 많은데, 이를 방지하기 위해 15분, 30분, 50분 단위로 잡도록 가이드했다. 마지막 단위가 60분이 아니라 50분인 이유는 회의를 60분 단위로 잡을 경우 조금만 길어져도 그다음 회의에 지장을 줄 수 있기 때문이다.
*회의에 누구누구 참여할지 회의 책임자 혼자 정하지 말고 참여자들 모두에게 확인받아야 한다. 내가 생각지 못한 누군가가 필요할 수도 있기 때문이다.
*이전에 이미 회의 사전 준비사항을 공지했다고 하더라도 실무자들은 일이 바쁘다 보면 얼마든지 놓칠 수 있다. 누구나 자주 실수할 수 있는 일임에도 "난 이미 공지했는데, 당신이 제대로 준비하지 않은 건데?"라고 비난만 하는 건 아무런 의미가 없는 행동이다. 많은 사람들이 공통적으로 실수하게 되는 상황에서 실수한 상대방만 비난하는 건 스스로 성장하지 못하게 막는 태도가 된다. 다른 사람의 실수를 줄여주고 결국 회의가 잘 진행되게 만들려면 리마인드를 해보시길 바란다.
*이 회의가 무슨 배경에서 시작되었고, 오늘 이야기할 안건은 무엇무엇이며, 그래서 나와야 하는 결론이 무엇인지, 그게 몇 분 안에 나와야 하는지를 다 같이 인지한 다음에 회의를 시작한다. 그렇게 해야 제시간에 필요한 안건을 모두 논의하고 결과를 낼 수 있다. 타임키퍼/타이머의 경우 시계 모양으로 생겨서 남은 시간을 모두가 볼 수 있도록 모니터 아래나 옆에 설치해두었다. 회의 시작할 때 가장 먼저 타임키퍼를 설정한 다음 시작한다.
*회의록을 미리 읽어오지 못한 사람은 내용 파악이 덜 된 상태로 논의에 참여하게 되니 비효율적이다. 회의 전에 미리 읽어오는 게 좋지만 너무 바빠서 못 읽어올 수도 있으니, 그런 경우에는 다 같이 5분 정도 침묵하며 회의록을 각자 읽고 나서 시작한다.
*전자기기 파킹이란 각자 노트북이나 핸드폰을 닫거나 치워두는 문화로서, 회의 시간에 개인 핸드폰 보는 사람이 없도록 전자기기들을 파킹한다.
*각자 노트북을 켜놓고 자기 화면을 보는 건 집중력을 떨어트린다. 자기도 모르게 다른 내용을 미리 훑어보고, 이것저것 검색도 하고 딴짓을 하게 되기 때문에 한 화면을 보고 진행하는 게 회의 시간을 더 효율적이다.
*이 부분을 많이 놓치는데, 회의는 회의록 작성자의 화면을 보면서 진행하는 게 좋습니다. 그래야 자기주장만 하다가 마라톤 회의로 이어지는 게 아니라, 서로의 주장과 논점들을 실시간으로 정리하면서 주제를 좁혀 이야기할 수 있기 때문입니다. 그래서 회의 책임자는 회의록 작성자를 도와주면서 내용을 중간중간 정리해주어야 합니다.
*회의 책임자는 단순히 대화를 이끌어내고 유도하는 데서 그치는 게 아니라 회의 동안에 계속해서 '의사결정'을 내려줘야 한다. 너무 논의만 주고받는다고 해서 좋은 결과가 나오는 게 아니다. 사공이 많으면 배가 산으로 가듯이 갑론을박만 하고 있으면 시간낭비가 되고, 해당 안건의 의사결정권자가 의사결정을 내리도록 조치하든지 회의 책임자가 결정을 내리면서 진행해야 한다. 소통은 수평적으로 하되 결정은 적절히 수직적으로 활용한다.
*액션 아이템을 합의하지 않고 끝내면 액션아이템의 담당자나 납기가 불분명한 채로 회의가 끝나게 된다.
*회의록의 문장들은 완결된 문장으로 적는다. 구어체를 그대로 적기보다는 회의록만 봐도 이해할 수 있게 적어놓도록 한다. 회의록을 정리하는 시간은 15~30분을 넘기지 않도록 연습하시라.
*정기 회의 때마다 지난 회의의 액션아이템을 확인한 뒤 그날의 회의를 시작하는 편이다.
아래는 알고케어 팀의 내부 회의록 기본 템플릿이다. 기본적으로 노션(Notion)이라는 툴을 사용하며 모든 회의록은 한 곳에 모아둔다. 회의는 아래 회의록의 맨 윗부분부터 차례로 읽고 체크하면서 진행한다. 특이한 점으로는 논의/결정사항과 공유사항으로 구분하여 몰아서 진행한다. 왜냐하면 단순한 내용 공유/브리핑과 논의사항이 한데 섞이게 되면 안건 중심이 아니라 브리핑을 듣다가 생각나는 것 위주로 중구난방 회의가 진행되며, 논의 안건 별로 시간을 관리하기 어렵게 되어 시간이 부족해지기 때문이다. 그래서 논의/결정사항과 공유사항을 구분하고 각각의 예상 소요시간을 적어두어 시간 내에 논의가 이루어지도록 관리한다.
※ 물론 논의/결정사항에서도 논의를 위해 현황을 공유/브리핑해야 할 게 있을 수 있다. 그러한 내용은 따로 공유사항으로 뺄 게 아니라 그대로 논의/결정사항 부분에 넣어두어 먼저 브리핑한 다음에 논의를 이어가면 된다.
위 양식은 기본 템플릿일 뿐, 회의의 종류에 따라 변용해서 사용한다. 예를 들어, 업무 현황을 체크하기 위한 정기회의의 경우 지난 회의 때 적어놓은 업무 현황과 현재의 업무 현황을 양옆에 적어두고 비교하기도 한다. 혹은 SW 스프린트 회의에서는 회의 식순을 바꿔놓기도 한다.
회의 양식에서 주안점을 둔 점은, 누구나 회의록 양식대로만 진행하면 회의를 더 효율적으로 진행할 수 있게 만드는 것이었다. 실제로 위 회의록으로 회의를 진행한 이후 내부 구성원들의 만족도가 굉장히 높다. 회의어트 덕분에 회의가 너무 효율적으로 바뀌어 좋다고들 이야기한다.
앞서 이야기한 내용의 핵심을 요약하면 아래와 같다.
마지막으로 회의 요정 제도는 회의어트가 정리한 회의 방식이 생소하고 아직 어려운 구성원을 위해 회의에 참관해서 다음 체크리스트를 점검하며 도와주는 제도였다. 요정들은 각 파트 별로 한 명씩 지정되어 자기 파트에서 진행되는 회의에 참관하여 아래 내용을 체크하거나, 자신도 회의에 적극 참여하느라 요정 활동이 어렵다면 다른 요정이 제삼자로 참관하여 서포트했다.
기본적으로 요정은 조용히 회의를 참관하며 아래 체크리스트를 따라서 메모하다가, 만약에 필요하다 싶으면 회의 책임자를 도와주기 위해 중간에 발언하기도 한다. 예를 들어 타임키퍼 셋팅을 깜빡하여 안 하고 시작된다면 손을 들고 그 부분을 설명해주는 식이다. 그리고 대체로는 회의 동안에 메모한 내용을 회의 끝날 즈음 다 같이 회의에 대해 회고하고 서로 피드백하는 식순에서 공유해준다.
알고케어는 여러 전문 직종이 모여있기 때문에 특히 회의가 많이 생기는 구조다. 굉장히 난이도가 높은 모델인 만큼 조직 운영 측면에서도 각 전문직의 서로 다른 관점을 어떻게 조율하여 시너지를 내게 만드느냐가 관건이다.그런 점에서 회의 문화는 더더욱 중요하다. 사실 초기 단계의 스타트업에서 '업무 체계'를 구성하는 많은 요소가 회의에서 비롯된다.
누가 누구와 어떻게 소통하고, 어떤 순서를 거쳐서 결정이 되는지, 의사결정권자에게 전달되는 회의 프로세스는 어떻게 되는지 등이 회의에 달려 있다. 여러 사람이 협력하려면 반드시 소통을 해야 하고, 소통의 과정은 많은 경우 회의로 이어진다. 15분짜리 작은 스몰토크도 회의가 될 수 있다. 회의가 얼마나 중요한지는 아무리 강조해도 부족하지 않다. 비록 부족하더라도 우리가 고민했던 회의 문화 개선의 흔적을 보고 영감을 얻을 수 있다면 좋겠다.
그리고 만약 자신이 현재 몸 담고 있는 회사에서 회의 문화를 개선하고 싶다면 번거롭더라도 구성원들을 문화 개선 활동에 참여시키는 TF 형태를 추천한다. 왜냐하면 문제 당사자인 구성원들을 문제 해결의 주체로 만들어주기 때문이다. 팀장이나 대표가 어디서 좋아 보이는 문제 해결 솔루션을 듣고 강제로 도입하려고 하는 것보다, 문제 진단과 분석부터 조직 내부에서 함께 시작해보는 게 훨씬 건강한 방식으로 문제를 해결할 수 있기 때문이다.
하지만 너무 시간이 오래 걸리고 TF에 들어가는 리소스가 아깝다고 생각된다면, 솔루션 하나하나부터 작게 도입해 보길 권한다. 타임키퍼를 사서 같이 써보자고 제안하고, 회의록 양식을 조금 바꿔보고 하는 식으로 개선해나가는 것도 충분히 효과적이다. 물론 강력한 리더십을 가지고 있다면 단기간에 많은 변화를 주입시킬 수 있겠지만 그만큼 구성원의 능동적이고 주도적인 태도는 줄어들지 않을까 싶다.
아무쪼록 더 효율적이고 효과적인 회의를 진행하는 데 이 글이 도움이 되었으면 좋겠다. 그리고 혹시 해봤는데 좋은 회의 방법론이나 노하우가 있다면 댓글로 공유해 주시길 부탁드린다.
<원문>
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