기획자가 알면 좋은 협업 툴 선정 방법

빠르게 발전하는 IT 시장은 우리 생활 곳곳에 많은 영향을 주었다. 그중에서도 가장 많은 변화가 있는 곳은 '업무 환경'이지 않을까? 업무의 질보다는 양을 추구했던 하드 워크(Hard Work) 시대에서 효율을 중시하는 스마트 워크(Smart Work) 시대에 접어들었기 때문이다.

덕분에 시간과 장소에 얽매이지 않고 유연하게 근무하며 일과 삶의 조화를 중시하는 시대가 우리들 코앞으로 찾아왔다. 어느 곳에서든 서로가 소통하며 원활한 협업을 할 수 있도록 돕는 다양한 소프트웨어가 출시되었고, 한 공간에 있지 않아도 언제 어디서든 자유롭게 업무를 할 수 있게 됐다.

이를 증명하듯이 글로벌 협업 툴 시장 규모도 빠르게 성장하고 있다. 미국 시장조사업체 마켓앤마켓에 따르면, 2020년 37조 원 규모였던 글로벌 협업 툴 시장은 2024년 57조 원 규모로 성장할 전망이다. 약 5,000억 원 규모로 예상되는 국내 시장도 대기업이 대거 진입하며 빠르게 성장할 전망이다.

이처럼 협업 툴 시장이 급성장하는 만큼 많은 서비스가 출시되고 있다. 이번 글에서는 원활한 협업을 위해 새로운 툴 도입을 고려하고 있는 기획자로서 알면 좋은 협업 툴 관련 정보에 대해 알아보고, 환경에 따라 효율적인 협업 툴을 선정하는 방법에 대해 살펴보겠다.

우리에게 맞는 협업 툴은 무엇일까? 국내외를 막론하고 다양한 협업 관련 툴이 빠르게 출시되고 있는 요즘, 현재에 머물러 변화를 거부하는 조직이나 개인은 생산성 측면에서 손해를 볼 수밖에 없다. 하지만 ‘스마트 워킹이 무조건 좋다’는 명목 아래 조직의 규모, 각자의 성향을 고려하지 않은 무분별하게 툴을 도입하는 기업은 오히려 생산성 저하와 비용 낭비라는 부작용이 발생할 수 있다.

실제로 IT 현업에 있으면서 다양한 툴을 도입하기 위해 노력했었고, 때로는 ‘우선 적용해 보고 결과를 보자(?)’라는 식으로 써본 경험도 있다. 다양한 서비스를 써본 결과, 모든 툴이 장점으로 다가올 수는 없고, 오히려 부정적으로 작용한 경우도 존재했다.

이에 따라 아직 많이 정형화되지는 않았지만, 제품 관리자, 기획자로서 각자의 상황, 조직 규모, 성향에 따라 원활한 협업을 할 수 있는 ‘협업 툴’을 선정하는 방법이 스마트 워킹 시대에 또 다른 덕목으로 자리매김하고 있다.

협업 툴을 통해 얻으려는 가치는 무엇인가?

협업 툴은 단어 뜻 그대로 다른 구성원과 함께 협업할 수 있도록 돕는 '도구'이다. 예전에 협업 툴이라고 하면 보통 그룹웨어 방식이나 내부망에서만 사용할 수 있는 방식이었지만, 클라우드 시장의 활성화로 SaaS형 클라우드로 개발되어 1개월 또는 1년 결제 주기의 구독형 서비스로 제공되는 것이 보편적이다.

1) 처음 선택이 중요하다 대다수 협업 툴은 클라우드 형태로 제공되고, 업무 관련 데이터 역시 클라우드에 저장되는 방식이다. 소규모 조직이나 개인이라면 가볍게 사용해보고 맞지 않으면 다른 툴을 사용해도 큰 문제가 없지만, 일정 규모가 있는 조직이라면 사용해 보고 맞지 않았을 때 지금까지 쌓은 데이터를 다시 옮겨야 하는 번거로움이 존재한다. 또 대다수 서비스가 구독형으로 제공하고 있기에 한 번 결제하면 옮기기도 쉽지 않다.

또한 협업 툴은 기획자뿐만 전 직원이 함께 사용하기에 이용해 불편을 느껴 자주 바꾸는 것은 조직 문화에 좋지 않다. 특히 데이터를 아카이빙하기에 매우 불편하다. 실제로 협업 툴이 통일되지 않은 조직에서 일했을 때 업무 히스토리를 찾거나 툴 사용에 익숙하지 않아 이를 알아가는 시간을 별도로 소비해야 하는 비효율적인 업무가 반복되었다.

협업 툴 도입 초기라면 오너쉽을 가진 쪽이나 기획자가 이를 개선할 기회가 있지만, 어느 정도 사용해서 데이터가 쌓인 후에는 되돌리기에 막대한 업무 리소스가 소요된다. 따라서 툴 도입 전에 충분히 심사숙고해서 선택하는 것이 중요하다.

2) 해당 툴을 통해 얻으려는 가치/목적을 확실히 하자 초기 스타트업에서 제품 관리자, 기획자, 오너쉽이 협업 툴을 선정할 때 많이 하는 실수가 다른 조직, 개인이 사용하는 툴을 보고 ‘좋아 보인다’는 이유로 사전 검토 없이 무조건 적용하는 것이다.

툴은 초반에 설명한 것처럼 단순 '도구'이고, 각자 성향, 환경에 따라 활용 방법이 다르기 때문에 오히려 비효율적인 도구가 될 수 있다. 10인 기업과 100인 기업의 역량과 환경이 같을 수 없는 것과 동일하다.

따라서 기업이나 조직에 협업 툴을 도입하려면 사전에 해당 툴을 통해 얻으려는 가치가 무엇이고, 다른 구성원이 원활하게 이용할 수 있는지 사용성을 고려해야 한다. 단순히 결정권자만 편하거나 다른 사람의 추천으로 사용하게 되면 대혼란이 올 수 있다.

3) 협업 툴은 통일해서 사용하자 직무마다 사용성이 다르다가 협업 툴을 다르게 쓰면 문제가 생길 수 있다. 실제로 이전 조직에서 와이어프레임, 프로토타입 등을 공유하는 툴로 피그마를 사용했다. 하지만 내부 규칙이나 제약이 없어서 기획자는 액슈어(Axure)를 쓰는 상황이었다. 서로 다른 툴로 나누어 작업하다 보니 디자인을 보고 작업해야 하는 개발자가 혼동이 오는 경우가 많았다.

또 해당 업무에 관한 히스토리를 파악해야 하는 구성원은 서로 다른 툴에서 자료 검색에만 시간을 낭비하는 경우가 허다했고, 결과물을 하나로 만들기 위해 일을 두 번씩 하기도 했다.

누가 보면 ‘사전에 툴 이용에 대한 규칙도 정하지 않고 각자 멋대로 사용을 남발하는 조직이 이상한 것이 아닌가?’하는 의구심을 가질 수 있다. 하지만 실제로 많은 스타트업에서는 너무 많은 툴 도입으로 인해 '협업'에 정의를 잊고 본인 입맛대로 골라 사용하는 경우가 정말 많다. 그래서 스마트 워킹을 위해 도입한 툴이 기존보다 비효율을 야기하는 사례가 적지 않게 발생한다.

본인/조직에게 맞는 협업 툴 선정 & 이용 방법

1) 현재 문제를 먼저 정의하자 개인적으로 협업 툴에 관심이 많고 다양하게 사용해 봤지만, ‘새 발의 피’라고 생각될 정도로 아직도 많은 툴이 서비스하고 있다. 하지만 모든 툴이 개인/조직이 겪고 있는 협업 문제를 해결해 줄 수는 없다. 특정 협업 툴 사용을 제안한 A 기획자는 툴 도입을 통해 본인이 겪고 있는 문제를 해결할 수 있다고 생각하지만, 이와 협업하는 B 디자이너는 해당 툴이 오히려 업무에 비효율적으로 다가올 수 있다.

앞서 잠깐 얘기했지만, 툴 도입에 있어 단순히 기능적인 측면만 보는 것이 아니라 현재 우리 조직과 기업에서 겪고 있는 문제가 무엇인지, 해당 문제가 발생한 근본적인 원인은 어떤 것인지를 먼저 정의할 필요가 있다. 문제가 정의가 되면 이를 해결할 수 있는 툴을 찾아 선택하는 방식으로 진행되어야 한다.

대표적으로 사용하는 프로젝트 관리 협업 툴로 Jira, Asana가 있다. 대다수의 소프트웨어를 개발하는 IT 조직에서는 보편적으로 사용하지만, 대다수가 사용한다고 하여 기획자로서 해당 툴이 무조건 협업에 유용할까?

Jira와 Asana는 대표적으로 ‘할 일 관리(To-Do management)’에 대한 용도로 사용된다. 다만 모든 조직이 해당 툴을 목적 없이 할 일 관리로 사용하면 상당한 업무 비효율이 생길 수 있다.

가령 5인 미만의 소규모 조직이 아직 할 일에 대해 원활하게 공유하고 있는 상황에서 할 일 관리(To-Do management) 툴을 도입하여 업무를 관리하는 것이 과연 효율적일까? 물론 오너쉽 입장에서는 구성원이 하는 업무를 거시적으로 바라볼 수 있는 장점이 있지만, 현장에서 직접 툴을 사용할 실무자들 입장에서 굳이 또 다른 리소스를 투자하여 작성해야 하는 번거로움이 더 크다.

즉, 해당 협업 툴이 우리 팀의 상황과 업무 방법론을 고려했을 때 현재 방식과 맞지 않는다면 생산성을 증대하기 위해 관련 툴을 사용하는 방법이 오히려 역효과를 내는 경우가 존재할 수 있다.

2) 사전에 협업 툴(도구)에 목적을 확실히 하자 간혹 툴을 이용할 때 초기 목적 외에 용도로 활용해 문제가 되는 경우가 있다. 대표적인 예시로 슬랙이 있다. 슬랙은 IT 업계 관계자가 아니더라도 알 수 있을 정도로 많이 사용되는 커뮤니케이션 협업 툴이다.

다만 슬랙을 협업 툴이 아닌 메신저 대용으로 사용하는 조직이 있는데, 이럴 때 문제가 발생한다. 빠르게 소통하기 위해 다양한 주제가 얘기하는 실시간 채팅 속에서 개인의 편의를 위해 업무 관련 자료와 히스토리를 전달하는 경우이다. 편하다는 이유로 정해진 협업 툴 사용 규칙과 상관없이 활용하면 도리어 협업을 더 망치게 된다.

즉, 툴에 대한 목적과 정의를 사전에 부여해야 지나치게 툴에 의존하지 않고 업무를 진행할 수 있다. 특히 규칙에 따라 정확한 정의된 목적으로만 사용하게 되니 남용하는 사례를 방지할 수 있다. 지금 당장은 협업 툴을 하나만 사용하면 괜찮을 수도 있지만, 추후 회사가 커지고 협업 툴을 5~10개 이상 사용하게 되면 더욱 복잡해질 수 있다. 또한 영역이 겹치는 툴도 있기 때문에 사전에 정확한 규칙 정의가 필수이다.

협업의 핵심은 능력이며, 툴은 ‘도구’일 뿐이다 기획자는 '협업'이 생명인 직무다. 본인이 구상한 기획이 꽃을 피우기 위해서는 여러 직군의 사람들과 함께 소통해야 한다. 하지만 간혹 툴에 너무 의존하거나 아무 목적 없는 무분별한 툴 도입을 통해 조직 내 혼란을 야기하는 사례가 빈번하게 발생하고, 본인 또한 이러한 경험을 수없이 했었다.

앞서 설명한 것처럼 기획자로서 혼자 사용하는 툴이라면 직접 테스트해 보고 원하는 툴을 선정하여 쓰면 된다. 하지만 다양한 이해관계자와 원활한 협업을 위해 사용하는 것이 목적이라면 수많은 협업 툴 중에 현재 본인 조직에 규모와 겪고 있는 문제를 정의하여 이를 가장 합리적이고 원활하게 해결할 수 있는 방법을 찾아 도입하는 것이 필요하다.

에이브러햄 링컨은 “나무를 자르는 데 여섯 시간이 주어진다면 그중 네 시간을 도끼날을 벼리는 데 쓰겠다”라고 했다. 우리도 다양한 툴 중에서도 조직에 맞는 걸 도입하기 위한 준비를 잘한다면 ‘도구’의 기능을 100% 활용할 수 있지 않을까?

우리가 이것을 '왜' 사용해야 하며 어떠한 문제점을 해결하기 위해 고민하는 것인지 정의한다면 '도구'라는 기능을 100% 활용할 수 있지 않을까? 링컨이 이야기한 것처럼 하나의 도구를 사용하더라도 최대의 효율을 낼 수 있도록 꼼꼼한 사전 분석과 조직에 맞출 수 있게 돕는 것도 기획자의 덕목이라 생각한다.