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이번에 소개해 드릴 IT업무 협업 툴은 프로젝트 관리하는 툴입니다. 회사에서 업무를 진행하다 보면, 프로젝트 단위로 혹은 팀 단위로 업무가 진행될 텐데요. 이번에는 프로젝트 관리 툴 3가지를 비교, 분석해보려고 합니다. 1) 노션(notion), 2) 트렐로(trello), 3) 지라(jira)를 각각 가격, 주요 기능 비교와 함께 어떤 조직에 어울릴지 분석해보겠습니다.
노션은 사실 만능 툴이라고 이야기하는 분들이 많습니다. 노션은 어떻게 사용하느냐에 따라 각 팀에 맞는 최적화된 상태로 만들 수 있는 유연성이 높은 툴입니다. 제가 아는 대부분의 회사에서도 자체 툴을 만들지 않는 이상, 노션을 많이 사용하고 있는 것으로 알고 있는데요. 이런 탄탄한 툴을 만드는 노션 팀은 최근 2억 7500만 달러(약 3,242억 원)의 투자금을 유치하면서 기업가치가 100억 달러(약 12조 원)가 되었습니다. 2021년 10월 포브스 자료에 따르면 현재 노션의 사용자는 2000만 명 이상으로 전 세계에서 사랑받는 툴로 인정받고 있습니다.
노션은 개인이 사용할 때 무료로 사용할 수 있습니다. 하지만 보통 기업에서는 팀 요금제나 기업 요금제를 많이 사용합니다. 팀 요금제 기준으로 연간 결제 시 한 달에 멤버 1인당 8달러(약 9400원)인데요. 인원이 많아질수록 가격은 부담스러운 측면이 있지만, 노션에서 제공하는 기능 퀄리티를 보면 결제할 가치가 충분하다고 느껴집니다.
프로젝트 관리할 때 가장 많이 사용하는 기능은 칸반 보드 기능일 텐데요. 예를 들어, 위에 이미지 첨부한 것처럼 진행 전, 진행 중, 완료 상태로 해야 할 일들을 관리할 수 있습니다. 각 업무를 카드 하나로 한다면 카드에 property를 다양하게 추가하여 우선순위와 담당자, 업무의 유형을 한눈에 볼 수 있습니다.
칸반 보드는 다른 툴에서도 많이 제공하고 있는 기능입니다. 그중에서도 노션만의 특장점은 뷰(VIEW)를 다양하게 설정하여 내가 원하는 뷰로 볼 수 있는 자유도가 있다는 것입니다. 업무들을 진행단계 순서로 볼 수도 있고, 위 이미지처럼 같은 카드를 담당자 기준으로도 볼 수 있습니다.
이런 식으로 어떤 담당자가 무슨 일을 진행하는지 한눈에 보면서 리소스별로 골고루 업무를 배분할 수도 있고, 우선순위를 기준으로 뷰를 만들면 우선순위 높은 업무부터 볼 수 있는 등 하나의 카드를 만들어서 다양한 뷰로 볼 수 있는 기능입니다. 이외에도 업무 진행률 등도 수식을 직접 만들어서 표현할 수도 있어서, 노션은 얼마나 기능을 잘 응용하느냐에 따라 확장성 높아질 수 있습니다.
노션은 기본적으로 마크다운을 이용해서 문서를 보기 좋게 편집할 수 있습니다. 예를 들어 위 이미지처럼 제목들은 큰 글씨로 표시하고, 해야 할 일들은 체크박스로 관리합니다. 테이블을 넣어 리스트를 정리할 수도 있고 색상을 넣어 글자를 강조할 수도 있습니다. 이런 식으로 문서 정리가 가능해서 회의 자료나 세미나 자료를 정리할 때도 많이 사용합니다. 또한 해당 페이지만 PDF로 추출할 수 있어 문서 작업에 최적화된 기능을 제공합니다.
조직에서는 특히 사내 규칙, 장비 요청, 복지 사항 등 전 직원들에게 공유해야 하는 정책을 문서로 정리해 둘 필요가 있습니다. 요즘은 이걸 사내 위키라고 부르는 곳도 많은 것 같습니다. 위 이미지처럼 조직 목표나 근무 수칙, 휴가 정책 등을 모두가 접근할 수 있는 문서로 정리하여, 같은 내용을 여러 번 설명할 필요 없이 노션으로 효율적인 업무 환경을 구축할 수 있습니다. 특히 노션은 모바일 환경에서도 깔끔한 지원으로 호환성이 높은 업무 툴입니다.
노션은 작게는 15명부터 100명 이하 규모의 스타트업에 추천합니다. 아무래도 100명이 넘어가는 기업에선 비용 부담이 커지는 문제로 직접 노션 같은 사내 툴을 만들어 사용하기도 합니다. 노션은 100명 이하 규모에서 애자일하게 일하는 스타트업에 적합합니다.
트렐로는 칸반 형태의 프로젝트 진행 공유 툴입니다. 트렐로는 2017년에 아틀라시안에 4억 2천500만 달러(약 5,010억 원)에 인수되었기도 합니다. 아틀라시안은 호주 IT 기업 시총 1위를 달리고 있는 회사로 이후에 설명해 드릴 지라를 만든 회사입니다. 트렐로는 비즈니스인사이더 보도에 따르면, 등록된 사용자 수 1천900만 명 중 대부분은 개발 조직이 아닌 비즈니스 조직에서 사용하고 있다고 합니다.
트렐로도 개인용은 무료로 제공하고 있습니다. 조직에서는 PREMIUM 요금제를 사용하는 게 적합한데요. PREMIUM 요금제는 연간 결제로 할 때, 한 달에 멤버 한 명당 10달러(약 11,000원)로 노션보다는 좀 더 비쌉니다.
트렐로는 칸반 보드라는 개념을 온라인에 처음 도입한 툴로 알려져 있습니다. 디지털 포스트잇으로 칸반 보드를 보기 좋게 정렬할 수 있는데요. 칸반 보드로 프로젝트 관리할 때 업무 현황을 한눈에 볼 수는 있지만, 노션에 비해서는 제공하는 기능이 제한적이긴 합니다.
그리고 트렐로에서는 생성한 업무 카드들을 대시보드에서 진행 현황까지 살펴볼 수 있습니다. 위 이미지처럼 대시보드를 통해 인원별로 얼마나 많은 업무를 담당하고 있는지, 리소스를 분석할 수도 있고 카드별로 마감에 가까운 일은 얼마나 있는지 등 업무 상황을 파악할 수 있습니다.
트렐로 역시 카드 안에 회의록을 작성할 수 있습니다. 체크리스트를 만들고, 파일을 첨부할 수 있습니다. 다만 노션만큼 자유롭게 꾸미기엔 한계가 있으며, 긴 내용을 담기에도 적절하지 않습니다.
트렐로는 30명 이하 규모의 기업에 추천합니다. 아무래도 노션보다 칸반 보드 기능이 제한적이고, 사내 위키처럼 쓰기에도 한계가 있습니다. 툴 자체도 가벼운 편이라 작은 규모의 스타트업에서 간단한 업무를 빠르게 정리하기에 좋은 툴입니다.
마지막으로 소개할 지라는 아틀라시안(atlassian)이라는 호주 IT 기업의 제품으로 특히 개발자들에게 익숙한 프로젝트 관리 툴입니다. 2002년부터 운영되고 있는 서비스로 2020년 5월 기준, 190개의 국가에서 15만 명의 유저들이 지라를 사용하고 있습니다. 지라는 애자일한 개발 환경에 최적화되어, 서비스에서 스크럼 별, 스프린트 별 이슈를 등록하고 처리하기 쉽게 설계되었습니다. 지라(jira)를 만든 아틀라시안은 원격 근무 환경에 필수적인 서비스를 제공해, 2020년엔 전년도 대비 160%의 매출 성장률을 기록했습니다.
지라는 소규모 팀인 사용자 10명까지는 무료로 제공하고 있습니다. 좀 더 규모가 있는 조직에서는 Standard 요금제를 많이 사용합니다. 지라의 Standard 요금제는 멤버 한 명당 한 달에 7.5달러(약 8800원)로 해당 요금제는 250GB 파일 스토리지를 제공해줍니다.
지라의 특장점은 다른 툴들에 비해 타임라인 관리가 고도화되어 있다는 점입니다. 노션도 현재 타임라인 기능을 제공하고 있지만, 지라의 UI가 좀 더 보기 편리하다고 느꼈습니다. 특히 한 티켓이 어디에 연결되어 있는지 연결고리를 표시해주고, 서브 태스크들도 트리처럼 보여줘서 프로젝트 매니징을 할 때, 프로젝트가 지금 어디서 막히는지 등 업무 상황을 파악하기에 용이합니다.
지라도 역시 칸반 보드 기능을 제공하여 프로젝트 안에서 진행 전, 진행 중, 진행 완료인 업무들을 한눈에 파악할 수 있습니다. 특히 지라는 개발자들이 이용하는 깃허브(github) 툴과 연동성이 좋아서, 개발자들이 많이 사용하는 프로젝트 관리 툴입니다.
지라는 특히 개발 조직에서 많이 쓰는 툴이다 보니, 스프린트를 분석할 수 있는 기능을 제공합니다. 이번 스프린트에 몇 개의 업무를 처리했는지 포인트로 보여주고, 각 업무가 어떤 유형이었는지(story, bug, task 등)도 분석하여 보여줍니다. 그리고 백로그에 쌓인 일감들이 어떤 기능과 관련한 것인지, 어떤 사람이 담당하고 있는지도 파악할 수 있습니다. 이를 통해 다음 스프린트에 이 백로그들을 어떻게 처리할 것인지 논의하기 쉽도록 설계되어 있습니다.
지라는 큰 기업 내에서도 개발 조직에 추천하는 툴입니다. 아무래도 처음 만들어질 때부터 개발 조직을 타깃으로 만들어져서,개발자들이 사용하는 개념과 툴에 특정되어 효율적으로 만들어진 부분들이 많습니다. 30명 이상의 개발자들이 있는 조직이라면 지라를 통해 관리하는 것을 추천합니다.
지금까지 IT업무 협업 툴 중 "프로젝트 관리 툴"인 노션, 트렐로, 지라를 살펴보았습니다. 이미 세팅한 툴을 나중에 바꾸기엔 시간이 오래 걸립니다. 그러니 처음 프로젝트 관리를 시작할 때, 각 조직에 맞는 관리 툴을 선택하여 효율적으로 이용하시길 추천드립니다. 다음 편에는 업무용 협업 툴 중 디자이너와 개발자들이 소통하는 툴들에 대해 소개하겠습니다.
<참고 자료>
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