데일리 태스크 매니저 ‘선사마’가 떴습니다

한동안 큰 물음표를 지닌 채 회사를 다녔습니다. ‘왜 이렇게 시간이 없지?’ 허겁지겁 출근해 이리저리 회의에 참석하고, 저녁이 되어서야 서둘러 문서를 쓰는 때가 많았습니다. 옆자리의 일잘러 디자이너는 나보다 더 많은 일을 하는데 아침엔 수영도 가고, 저녁엔 레진 공예 취미를 즐기며, 주말엔 전시회 사이드 프로젝트까지 해냅니다. 도대체 그런 체력은 아니 시간은 어디서 나오는 걸까요? 그녀의 책상에 놓여있는 업무 시각화 책을 보며 도전해봅니다. ‘좋아. 나도 일정과 업무를 시각화해서 시간을 한번 관리해 보겠어!’

개인 일정이 담긴 네이버 캘린더, 회사 일정이 담긴 구글 캘린더, 팀의 데일리 스크럼을 책임지는 Slack Alice 봇, 스프린트 진행 상황을 확인하는 Jira까지. 여러 툴들을 왔다 갔다 하며 해야 할 일을 노션 칸반에 정리하다 보니 너무 피곤합니다. 그래서 한 번에 자동으로 매일 모아 볼 수 있는 방법이 없을지 고민하던 중 선사마 앱을 추천받았습니다. 오늘은 데일리 태스크 매니저, 선사마(sunsama)에 대해 살펴보겠습니다.

데일리 태스크 매니저 ‘선사마’를 소개합니다. 

선사마는 어떻게 사용할 수 있을까요? 우선 데스크톱 앱은 접속한 환경에 맞는 CTA로 자동 노출됩니다. 로그인하여 [Go to workspace]를 클릭하면 별도의 앱 없이도 웹으로 사용이 가능합니다. 

모바일 앱의 경우, 회원가입 이후 해당 ID 당 하나의 iOS, Android 앱 다운 가능 링크를 제공합니다. 아직은 정식 앱이 아닌 관계로 테스트 플라이트와 구글 플레이 스토어를 통한 베타 버전을 사용할 수 있습니다. 해당 CTA를 클릭할 경우 가입했던 이메일 주소로 가입 링크가 전송됩니다.
 

시간 관리하느라 시간을 다 쓰고 있는 와중에 또 일정관리 툴을 추천받다니! 하지만 이 툴은 뭔가 좀 다릅니다. 스스로를 캘린더 툴이 아닌 태스크 매니저라고 소개합니다. 그리고 맨 처음 이렇게 묻습니다. “오늘 무슨 일을 끝내고 싶나요?” 선사마는 구글 캘린더와 연동되어 있어 회사에서의 일정을 실시간으로 보여줍니다. 그리고 해당 일정을 오늘의 할 일 칸의 옆으로 옮기기만 하면 시간순으로 자동 배열됩니다. 오늘 ‘뭘 하고 싶은지’가 아닌 ‘뭘 끝내고 싶은지’를 고민한 후 태스크를 옮깁니다.

Jira, G-mail, Github를 한 번에

구글 캘린더뿐만 아니라 Jira, G-mail Github, Trello 등과 연동되어 IT 종사자들의 할 일 관리에 효율적입니다. 예를 들어 Jira의 경우 본인에게 할당된 티켓과 본인이 할당한 티켓 모두 확인할 수 있습니다. 해야 할 일뿐만 아니라 진행 상황을 지켜보아야 하는 스토리, 태스크, 하위 작업 티켓을 오늘의 할 일에 추가할 수 있습니다. 

G-mail의 경우 오늘 안에 답장해야 하는 메일이나 읽고 싶은 뉴스레터 등을 추가합니다. 개인 일정이나 업무는 Sunsama의 #personal 프라이빗 채널에 백로그로 쌓아둘 수 있습니다. 저는 보통 외부 커뮤니티의 아티클이나 읽고 싶은 책 리스트를 쌓아두는 편입니다. 해당 태스크 박스들은 클릭 시, 메모를 추가할 수 있어서 챙겨야 하는 디테일한 부분들을 적어서 관리합니다.

미룰 수 있는 태스크

오늘 끝내고 싶은 일들을 Today에 추가하고 나면 선사마는 질문합니다. 어떤 태스크를 미룰 수 있을까요? 당장 급하지 않은 일들은 다음 날로 미룰 수 있도록 Today, Tomorrow, Next week 칸반 보드를 제시합니다. 

Today에는 중요한 것만 남깁니다. 구글 캘린더의 태스크를 추가한 경우, 해당 시간이 지나면 자동으로 DONE 처리와 함께 해당 카드 UI가 불투명하게 처리됩니다. 더 미룰 수 있는 즉 오늘 처리하지 않아도 되는 태스크는 Tomorrow나 Next week로 옮깁니다. 또는 내일, 다음 주에 해야 할 일을 미리 칸반 보드에 추가해 정리합니다. 달력을 칸반으로 구분한 선사마는 프로젝트 진행 상황 관리에 효율적입니다.

마지막으로 오늘의 할 일을 점검합니다. 태스크 박스를 위아래로 옮기며 당장 시작해야 하는 일부터 차례대로 정렬합니다. 태스크 박스마다 타이머를 눌러 해당 태스크를 작업하는데 드는 예상 시간을 기입할 수 있습니다.

허들까지 고려해야 진짜 데일리 플래닝

태스크를 최종 정렬하고 예상 시간까지 기입 후, Looks good을 클릭하면 오늘 할 일을 한눈에 정리해 줍니다. 그리고 선사마는 마지막으로 묻습니다. 내가 해야 할 일의 장애물이 있나요? 해야 하는 일을 정리하는 것에 그치지 않고, 오늘 일정을 수행함에 있어 우려되는 사항들을 적어둡니다. 컨디션이 저조할 수도 있고, 다른 팀과의 협업에 있어 벌어질 수 있는 최악의 시나리오 상황 등을 고려해봅니다. 

부정적인 영향에 대해 의도적으로 고민하지 않으면 내부 실수나 외부 영향에 의해 문제가 생겼을 때 유연하게 대처하기가 어려워집니다. 무엇이, 어떻게, 얼마나, 왜 걱정되는지 그래서 어떻게 해결할 수 있을지, 누가 도와줄 수 있을지 적으면서 고민해보면 좋습니다.

선사마가 떴습니다. 자리에서 일어나서~

이제 선사마의 Get Started 버튼과 함께 하루를 시작합니다. 하루에 계획한 태스크가 완료되면 자동으로 프로그레스 바가 채워지며, 선사마의 채널에서 다른 팀원들과 일정을 비교할 수도 있어 데일리 스크럼에도 활용 가능합니다.

마지막으로 밤 10시 혹은 설정한 시간에 맞춰 선사마는 데일리 리뷰와 회고를 도와줍니다. 리뷰에서는 오늘 끝낸 업무는 어떤 것이 있는지, 얼마나 시간을 썼는지, 시간이 주로 어디에 쓰였는지 일일 리포트를 제공합니다. 동시에 오늘 하지 못한 일도 따로 보여줍니다. 오늘 하지 못한 일은 자동으로 내일 태스크로 넘어갑니다. 

리뷰는 태스크에 집중한다면 회고에서는 감정에 집중합니다. 계획할 때 고민이었던 부분이 실제로 허들이 되었는지, 오늘의 하루를 되돌아보며 4L의 형태로 작성합니다.

4L
- Liked: 좋았던 것

- Learned: 배웠던 것

- Lacked: 부족했던 것

- Longed for: 바라는 것

회고까지 마무리하고 나면 Daily shutdown-! 오늘 하루가 마무리됩니다. 이렇게 차곡차곡 쌓아온 기록들은 언제든 꺼내볼 수 있습니다. 선사마는 기존의 일정관리 툴과는 다르게 질문을 던집니다. 가장 중요한 것에 집중할 수 있게 도와주며, 하루의 시작부터 마무리까지 함께 합니다.

With Sunsama

4개월간 선사마를 쓰며 느낀 장점은 우선 여러 툴을 오가던 수고를 대신해 한 곳에서 모아 볼 수 있다는 점과 칸반 형태의 달력으로 이번 주에 해야 할 일을 계속해서 머리에 시각화할 수 있다는 점이었습니다. 또한 며칠 동안 하지 못한 일은 자동으로 아카이브 되어, 우선순위 파악에 용이하다는 점 등이 있습니다. 중요해 보이는 많은 일들 사이에서 오늘 끝내야 하는 일에 집중할 수 있다는 점이 좋았습니다.

단점은 데스크톱 앱은 직관적이나 모바일 앱은 불편한 편입니다. 다운로드부터 iOS의 경우 testflight을 통해서만 사용할 수 있습니다. 또한 업무를 시각화해서 볼 수 있는 칸반이 장점인 툴을 세로 기반의 모바일 사이즈에서 사용하다 보니 아무래도 사용성이 답답하게 느껴질 수밖에 없었습니다.

24시가 넘어가면 데일리 셧다운을 할 수 없습니다. 하루가 끝나면 그날에 대해 기록할 수 없는 점이 처음엔 상당히 불편했으나 어찌 보면 당연한 것 같습니다. 오늘이라는 시간은 이 순간에만 주어진 것이고, 그래서 더 시간을 낭비하지 않게 되는 것 같습니다. 그래도 약간의 꼼수를 알려드리자면 노트북에서의 시각을 되돌리면 회고 작성이 가능합니다.

마지막으로 생각하는 가장 큰 단점은 가격입니다. 2021년 10월 기준으로 퍼스널 플랜은 매달 $16 혹은 일 년에 $192, 팀 플랜의 경우 매달 인당 $20 혹은 일 년에 $240의 비용을 지불해야 합니다. 저의 경우 선사마가 사내 툴이라 편리하게 쓰고 있지만, 회사 입장에서 구성원들의 생산성을 위해 매달 투자하기에 보통 4,900원대인 다른 일정관리 툴에 비해 월 2만 원대인 선사마는 부담이 될 수도 있습니다. 그럼에도 불구하고 하루를 계획하고 시작하는 것, 마음을 들여다보며 하루를 마무리하는 습관을 기를 수 있다는 점이 큰 장점으로 다가옵니다.

매일같이 바쁜 하루, 그럴수록 시간과 마음을 잘 관리해야 지치지 않고 나만의 속도대로 일할 수 있다고 생각합니다. 여러분도 시간 관리를 통해 여유로움을 느끼실 수 있기를 바랍니다.