구글 캘린더 100% 활용하기

구글 캘린더가 세상에 나온 지도 벌써 10년이 다 되어간다. 생각보다 오래된 서비스이지만, 놀랍게도 원래의 디자인과 비교했을 때 크게 바뀌지는 않았다. 물론 더 깔끔하고 컬러풀해지긴 했지만, 핵심 틀은 비슷하다. 대신 스마트폰의 대중화와 디지털 업무 확산, 코로나19 시대를 거치면서 새로운 기능이 이것저것 추가되어 지금의 구글 캘린더가 되었다. 이 글에서는 (워낙 대중적인 서비스라) 기본적인 사용법보다는 부가 기능 설명 위주로 소개할 예정이다. 구글 캘린더는 생각보다 만지작거릴 요소가 많다.

디지털 캘린더의 대명사인 서비스이기 때문에 혹시 구글이 아닌 다른 캘린더 서비스를 쓰더라도 비슷한 기능이 있을 수 있으니 참고하면 도움이 될 것이다.

1. 개인과 업무 일정 모두 한 곳에

너무 기본적인 기능이라 소개하기 좀 망설여졌지만 주변에 아직 이 기능을 사용하고 있지 않은 사람들이 있어 소개한다.

구글 캘린더에는 다른 구글 계정의 일정을 가져오는 기능이 있다. 예를 들어 나는 개인 캘린더와 업무 캘린더, 이렇게 2개를 갖고 있는데, 계정 연동을 하지 않았다면 캘린더를 각각 따로 열어서 봐야 한다. 이러면 개인/업무 일정을 한눈에 볼 수 없으니 불편하다.

이 때는 [설정 > 내 캘린더의 설정 > 특정 사용자와 공유] 옵션에서 다른 구글 계정을 추가하면 된다. 개인 캘린더에 업무 계정을 추가하고 업무 계정의 캘린더로 가면 개인 캘린더도 함께 볼 수 있어 편하다. 개인 일인지 업무 일정인지 색깔로 구분해 놓으면 더 명확해진다.

+보너스 팁: 각 캘린더의 설정에는 '일일 일정목록'이라는 부분이 있다. 이 기능을 활성화하면 매일 아침 5시, 오늘의 일정이 어떻게 되는지 정리된 이메일이 도착한다. 일어나자마자 휴대폰을 보는 사람이라면 굳이 캘린더를 확인할 필요 없이 하루 일정이 어떻게 되는지 체크할 수 있다. 발송 시간은 안타깝지만 아침 5시로 고정되어 있다.

2. 동료의 캘린더를 훔쳐보자

팀원들과 협업하다 보면 필연적으로 미팅을 해야 될 타이밍이 온다. 이때 참석자가 한 두 명이면 상관없는데, 3명, 4명, 5명 이상 넘어가면 시간 잡기가 애매해진다. '언제 시간 되세요?'라고 물으면 서로의 말이 엉켜 대화가 복잡해질 수 있다.

묻기 전에 그냥 동료의 캘린더를 훔쳐보자. 구글 시스템에서 같은 조직으로 세팅이 되어있다면 '사용자 검색'에서 팀원의 이메일 주소를 찾을 수 있을 것이다. 찾아서 추가하면 내 캘린더에 팀원의 일정이 좌르륵 표시된다. 팀원의 설정에 따라 어떤 일정인지 자세하게 나올 수도 있고 단순히 '바쁨'으로 표시될 수도 있다. 어떻게 표시되든 빈 시간을 찾기엔 충분할 것이다.

여러 명의 캘린더를 한꺼번에 훔쳐본 다음 빈 시간을 찾아 일정을 잡자. 시간이 괜찮으면 수락할 것이고, 혹시라도 시간이 되지 않으면 미팅 초대를 거절하거나 다른 시간을 제안할 것이다. 미리 물어볼 필요 없다. 만약 참석자 5명이 다 수락했는데 한 명의 시간이 애매하면 일단 초대를 보내 놓은 다음 그 한 명과 협상해보자. 웬만하면 다수의 시간에 맞춰줄 것이다(아니면 다시 잡는 수밖에…).

+보너스 팁: 3명의 캘린더를 동시에 훔쳐보고 있는 상태에서 미팅을 만들어보자. 참석자를 한 명씩 추가할 필요 없이 (훔쳐보고 있는 대상이) 자동으로 추가된다. 즉, 일단 훔쳐본 다음 미팅을 만들면 참석자 이름을 굳이 입력할 필요가 없다.

3. 시간 통계를 살펴보자

추가된 지 2달도 안 된 따끈따끈한 신기능이다(왼쪽 사이드에 '시간 통계'라는 항목이 보일 것이다). 내가 어떤 종류의 미팅에 얼마만큼의 시간을 할애하고 있는지에 대한 통계를 볼 수 있다.

1:1 미팅과 큰 미팅 중 어느 쪽을 많이 참석하는지, 어떤 사람과 이야기를 많이 하는지도 볼 수 있어, '이 사람과 이렇게 많이 대화할 필요가 있나?' '저 사람과는 더 대화해야 하는 것 아닌가?' 같이 시간 효율에 대한 검토에도 활용할 수 있다.

다만 이 기능은 무료 유저에게는 제공되지 않으며, 구글 워크스페이스 Business Standard 요금 이상을 써야 사용할 수 있다. 유료로 사용하는 교육기관이나 비영리 단체에서는 사용 가능하다.

+보너스 팁: 통계에서 '회의에 참여한 시간' 부분에는 시간을 할애한 미팅이 반복적인지, 1회성인지 색깔로 구분되어 있다. 미팅에 사용한 절대적인 시간보다 '얼마나 많은 시간이 반복적인 미팅에 사용됐는지'를 중점으로 보면 의미 없는 미팅을 줄이는데 도움이 된다. 반복적인 미팅은 시간이 지날수록 대개 관성적으로 반복되는 경우가 많아서, 꼭 정기적으로 리뷰하기를 권한다.

4. 세계 시계를 추가하자

같은 팀원이 해외 사무실에 있거나 외국 파트너와 일하는 환경이라면 빼놓을 수 없는 기능이다. 간단히 캘린더만 확인해도 다른 도시가 지금 몇 시인지, 밤인지 낮인지 확인할 수 있다. 새로운 일정을 만들어 초대할 때도 어떤 시간대인지 지정할 수 있기 때문에, 만약 '뉴욕 시간으로 오후 4시에 만나자!'라고 이야기했다면 굳이 한국 시간으로 변환해 계산할 필요 없이 '오후 4시'로 설정한 후 '뉴욕 시간대'라는 정보를 추가하면 된다.

시간대를 지정해 일정을 저장하면 각 사용자의 캘린더에 알아서 변환되어 표시된다. 뉴욕 시간대로 일정을 만들어도 내 계정은 한국 시간을 기준으로 움직이므로 알아서 한국 시간대로 계산되어 표시되며, 다른 시간대에 있는 사용자들도 마찬가지다. 시간대 계산은 캘린더에게 맡기자.

+보너스 팁: 설정에서 여러 시간대를 추가할 때, 시간대 순서에 맞추어 추가하면 더 깔끔하게 정렬할 수 있다. 예를 들어 서울, 뉴욕, 베를린, 베이징 시간대를 추가할 경우, '서울 -> 베이징 -> 베를린 -> 뉴욕' 순으로 추가하면 표시 순서가 실제 시간대 순서와 맞춰지기 때문에 더 보기 쉽다. 표시 순서를 위아래로 바꿀 수 없기 때문에 추가할 때부터 시간대를 고려하자.

5. 단축키를 사용하자

아날로그 달력과 비교해 디지털의 최대 장점은 일, 주, 월 등 여러 가지 형태로 바꿔가면서 볼 수 있다는 점이다. 단축키를 사용하면 더욱 빠르게 전환하면서 볼 수 있다. 단축키는 일(d), 주(w), 월(m), 년(y), 커스텀(x), 일정(a) 같은 식으로 지정되어 있으며, 어떤 단축키들이 있는지 궁금하다면 캘린더에서 ‘CMD(or CTRL) + ?’ 키를 눌러 설명 팝업을 참고하자.

캘린더 단축키 중에서 내가 가장 잘 쓰고 있는 단축키는 'g'인데, 이는 입력한 날짜로 이동시켜주는 기능이다. g를 누르면 날짜를 입력하는 칸이 나오고, 숫자를 입력하면 그 날짜로 캘린더가 이동한다. '작년 1월에 뭐 했더라?'라고 궁금해하며 마우스를 여러 번 클릭할 필요 없이 g > 2021-01-01을 입력하는 것으로 끝이다. 굳이 날짜 지정을 하기 귀찮다면 몇 월인지만 입력해도 충분하다(예: 2021-01).

+보너스 팁: g를 눌러 날짜 이동을 할 때, 입력 형식을 크게 신경 쓸 필요 없어 편하다. 예를 들어, 2021년 1월로 이동할 때 '2021-01' 뿐만 아니라 '1,2021', '2021 1', '1월 2021', '1/2021' 등 대충 입력해도 구글 캘린더는 척척 알아듣는다.

6. 내가 일하는 위치를 표시하자

최근 전 세계 재택근무자들의 숫자가 늘어나면서 추가된 기능인데, 내가 그날그날 어디서 일하는지를 캘린더에 표시할 수 있다(그리고 이는 다른 사람이 내 캘린더를 보거나 미팅에 초대할 때 참고 정보가 된다).

물론 하루하루, 일일이 표시할 필요 없이 기본 값을 설정할 수 있다. 만약 '오늘은 오랜만에 사무실 간다!' 같은 날에만 '사무실'로 바꾸면 된다.

미팅을 수락할 때도 그냥 'YES'를 누르기보다는 버튼 옆 화살표를 눌러 '미팅을 어디에서 참여할지'를 선택하면 사람들에게 더 명확한 정보를 전달할 수 있다. 참석자 이름 옆에 (참여 방식에 대한) 작은 아이콘이 표시되기 때문에 각자의 위치를 쉽게 알 수 있다.

+보너스 팁: 나의 위치를 설정할 때 대부분의 경우 사무실이나 집이면 충분할 것이다. 하지만 사무실이 여러 위치에 있거나, 출장이 잦은 경우 '기타 위치'를 눌러 위치명을 직접 입력하면 정보를 더 명확하게 공유할 수 있다(예: '판교 사무실', '런던 출장' 등).

7. 제목과 내용은 꼭 구체적으로 적자

딱히 기능에 대한 소개는 아니지만… 미팅을 더욱 알차게 만들어주기 위한 팁이다. 사람들을 미팅에 초대할 때는 '그날 회의하자~'라며 그냥 초대하지 말고, 미팅 제목과 내용을 구체적으로 적어서 초대하자.

내용을 일일이 적지 않더라도 (미팅에 활용할) 문서의 링크라도 포함시키자. 이게 도대체 무슨 미팅인지, 미팅 때 무슨 논의를 할 것인지, 관련 자료가 무엇인지에 대한 정보가 대충이라도 있으면 사람들은 (아주 약간이라도) 준비를 해온다. 아무것도 없으면 미팅 당일에 소개되는 정보가 전부 생소하기 때문에 참석자들은 높은 확률로 멀뚱멀뚱 듣게만 된다.

내가 지금까지 잡은 수십수백 개의 미팅 중 '관련 자료 미리 보내주세요!'라며 적극적인 요청이 들어온 경우는 손에 꼽는다. 대부분은 제시간에 참석하는 것으로 의무를 다한다. 그러니 초대를 보낼 때는 정보와 자료를 같이 보내자. '약간이라도 준비를 해야겠구나'라는 긴장감을 줄 수 있다.

+보너스 팁: 일정에 자료를 첨부할 때 웬만하면 링크로 추가하자. 구글 캘린더에서는 일정에 파일을 첨부할 수 있지만, 각자 사용하는 캘린더 서비스가 다를 수 있어 파일 다운로드가 제대로 안 될 수 있다(첨부된 파일이 있는지 모를 확률도 높다). 어쩔 수 없이 파일을 공유해야 한다면 클라우드 폴더에 업로드하여 공유 링크 형태로 붙여 넣자. 일정의 첨부 파일까지 신경 쓰는 사람은 생각보다 적다.

정리

1. 개인과 업무 일정을 모두 한 곳에 볼 수 있도록 세팅하자(설정에서 추가 가능).

2. 동료의 캘린더를 훔쳐보면서 비어있는 시간을 찾아내자.

3. 시간 통계를 살펴보며 쓸데없는 미팅은 없는지 탐색하자.

4. 세계 시계와 시간대 지정을 활용하면 직접 계산할 필요가 없다.

5. 단축키로 캘린더를 다양한 형태로 살펴보자.

6. 내가 일하는 위치(집/사무실)를 표시해 협업 효율성을 높이자.

7. 제목과 내용을 구체적으로 적어 참여율을 높이자.

<참고 자료>

- 구글 캘린더의 로고는 구글 홈페이지에서 가져온 것입니다.

- 글에 사용된 이미지는 구글 블로그의 이미지 또는 구글 캘린더 서비스에서 직접 캡처한 것을 편집한 것입니다.