업무 생산성을 높이는 IT 환경 만들기

'생산성'이라는 단어가 이렇게 자주 언급되는 시대가 또 있었을까. 전 세계가 클라우드 서비스에 자신의 프로젝트를 데이터화하고, 시간을 기록하고, 할 일 목록을 공유하고 협업하고 있다. 새로운 생산성 툴을 이것저것 시험해보면서 '어떻게 하면 나의 생산성을 극대화할 수 있을까'에 대한 해답을 찾으려 하고 있다.

나 또한 마찬가지다. Product Hunt, 생산성 관련 뉴스레터나 책을 통해 정답을 찾으려 늘 두리번거리고 있다. 그리고 정답을 찾은 듯한 착각이 들 때 즈음엔 어느새 새로운 생산성 툴이 쏟아져 나온다.

자신에게 맞는 스타일을 찾는 게 가장 중요하다고 생각한다. '이렇게 하면 생산성이 극대화됩니다'라며 소개된 다른 사람의 방법을 그대로 적용했을 때 바로 효과가 날 일은 거의 없다(과학적 이유는 모르겠지만 경험상 그렇다는 것). 결국 그 사람은 그 사람이고 나는 나다. 참고할 부분만 참고해 내 방식에 녹여 넣으면 된다. 이 글도 같은 방식으로 읽어주시기를 바란다.

1. 시작점을 만들자. 한 개만.

오늘 무슨 일을 해야 하는지 한눈에 볼 수 있게 도와주는 서비스나 노트를 다들 하나씩 사용하고 있을 것이다. 여기서 중요한 것은 '하나'이다. 여러 개 사용하면 혼란스럽다. 딱 하나만 사용하자. '오늘은 무슨 일을 해야 하나' 정리된 리스트를 봐야 하는데, 어떤 리스트를 봐야 하는지부터 정해야 한다면 혼란스러울 것이다.

그럼 일과 사생활의 리스트를 모두 한 곳에 섞으라는 말인가 싶은데 섞어도 되고 안 섞어도 된다. 다만 시작점은 한 곳이어야 한다. 예를 들어 업무용으로 JIRA를 사용하고 있다면 관련 JIRA 페이지의 링크를 리스트에 적어놓자. 일을 해야 할 때가 오면 JIRA 링크를 눌러 JIRA 페이지로 이동하면 되니 간단하다. 할 일 목록과 JIRA 페이지를 동시에 열어놓지 말자는 것이다. 뭐부터 봐야 할지 헷갈리니 시작점은 한 곳으로 정해놓자.

프로젝트나 관련 데이터, 문서 등을 여러 곳에 담아두는 것은 상관없다. 나 또한 데이터의 성격에 따라 구글 문서, JIRA, 엑셀 파일, 노션(Notion) 등 여러 곳에 담아놓는다. 다만 시작점은 언제나 한 곳에서 시작한다. 나는 개인적으로 에어테이블(Airtable)을 사용하고 있는데, 노션(Notion)이나 트렐로(Trello), 애플 리마인더 등 자신에게 맞는 것을 사용하면 된다. 메모장을 써도 상관없다. 시작점에서부터 뻗어나가자.

2. 안 쓰는 건 좀 지우자

우리 모두는 새로운 걸 좋아한다. 새로운 앱을 깔고, 새 파일을 다운 받고, 새 폴더를 만든다. 그리고 지우는 걸 깜빡하고 이내 적응해 더 이상 신경 쓰지 않는 채로 살아간다…

컴퓨터 바탕화면에 아무것도 남기지 말자. 그냥 빈 공간으로 놔두자. 어쩔 수 없이 놔두어야 할 파일이 있다면 최소한만 남기자. 사람의 뇌는 뭔가를 보면 그것이 무엇인지 자동으로 인지하게 된다. 바탕화면에 파일이 이것저것 있다면 하루에 수십 번 그 파일들을 (의미도 없이) 인지하게 된다. 그 인지는 아주 미약할지라도 매일 착실히 쌓이면서 집중력을 야금야금 갉아먹는다.

안 쓰는 앱은 전부 지우자. 컴퓨터와 스마트폰에 설치된 앱 목록을 쭉 살펴보자. 대부분 안 쓰는 것이 많을 것이다. 통계에 따르면 사람들 스마트폰에는 평균 80개의 앱이 설치되어 있고, 매일 사용하는 것은 9개뿐이라고 한다(한 달 단위로 보면 30개). 즉, 가끔 쓰는 앱을 포함시켜도 설치된 앱의 반 이상은 백수 상태라는 뜻이다. 지우자.

3. 안 보는 건 거부하자

집중력 하니 또 생각나는 것이 바로 알림이다. 이메일로 오는 광고와 안 읽는 뉴스레터는 모두 수신거부 처리하자. 그냥 '안 보면 되지 구독을 해지하는 것이 더 귀찮다'라고 할 수도 있지만, 매일 알림을 받는 것 또한 집중력을 야금야금 갉아먹는 원인이다. 알림이 오면 사람은 일단 '뭐가 왔네?'라며 확인하게 된다. 이런 찰나의 끊김이 발생할 여지를 최대한 없애야 한다.

안 읽는 메일은 구독 해지하고, 알림이 수백 개 쌓인 (읽지도 않는) 오픈 채팅방은 미련 없이 나가자. 필요 없는 광고 푸시가 오는 앱은 설정에 들어가 푸시를 해지하자(설정에 가면 같은 앱이라도 푸시의 종류를 구분해서 설정할 수 있다). 나와 상관없는 슬랙 채널은 /leave를 쳐서 떠나자.

방해의 원천을 잘라내야 한다. '그걸 언제 다 자르고 있어?'라는 마음이 든다면 알림이 올 때마다 하나씩 자르는 방법도 괜찮다. 자르다 보면 언젠가 '한적해졌다'라는 느낌이 들 것이다. 모든 정보를 흡수하겠다는 것은 욕심이고 물리적으로 불가능하다. 머리만 아플 뿐이다. 어차피 흡수한 정보의 대부분은 휘발되며 중요한 것은 개수가 많지 않다. 진짜 중요한 것만 남겨놓고 거기에 시간을 쏟자.

4. 디지털이냐 아날로그냐

뽀모도로라는 테크닉이 있다. 25분 간 집중하고 휴식하는 기법이다. 이를 위해서는 타이머가 필요한데, 타이머쯤이야 스마트폰에도 있고 웹사이트에도 있다. 개인마다 다르겠지만, 나는 뽀모도로 타이머는 아날로그가 더 좋다고 느낀다. 이 글도 중간중간 뽀모도로 타이머를 맞춰놓고 쓰고 있다. 처음에는 스마트폰 타이머로 해봤는데 뭔가 강제성이 느껴지지 않았다. 컴퓨터 타이머로도 해봤지만, 아날로그 타이머의 다이얼을 돌릴 때와는 마음가짐이 달랐다. 아마 다이얼을 손으로 돌릴 때의 감각을 통해 마인드셋이 세팅되는 것일 것으로 추측한다.

타이머 외에도 아날로그를 대체하는 디지털 소프트웨어는 시계, 메모장 등 수도 없이 많다. 하지만 바로 뛰어들기 전에 생각해봐야 할 것은, 내가 그 서비스를 왜 쓰는 것이며 디지털과 아날로그 중 어느 쪽이 더 효과가 좋은지를 확인해봐야 한다.

예를 들어 나는 뽀모도로 타이머는 아날로그가 좋지만 시계는 디지털이 더 좋고(다른 국가 시간대를 한 번에 비교할 수 있어서), 메모장은 혼용하는 것이 좋다(아이디어는 종이에, 정리된 정보는 디지털에). 본인에게 어떤 방식이 본인에게 맞는지 실험해보면서 자신만의 기준을 만들기를 권한다.

5. 한 번에 하나씩만 하자

우리의 뇌는 여러 가지를 동시에 하는 것에 능숙하지 못하다. 일의 퀄리티를 높이려면 한 번에 하나씩 집중하는 것이 좋다. 당장은 손해 같아 보여도 길게 보면 오히려 나은 길이다. 보고서를 읽으면서 메시지 답변도 하다 보면 보고서 내용을 다 읽고도 '내가 뭘 읽었지?' 상태가 된다.

다만 일정을 맞추기 위해, 지금 당장 급해서 어쩔 수 없이 모니터에 창을 여러 개 띄워놓고 일해야 될 때가 있다. 그럴 땐 기계에게 시킬 수 있는 일은 미리 시켜 놓자. 예를 들어 데이터를 업로드해야 하는데 파일이 너무 커서 10분 이상 소요된다면, 일단 업로드를 걸어놓은 뒤 다른 일을 하자. 마치 빨래와 요리를 해야 한다면, 일단 세탁기를 돌려놓고 돌아가는 동안 요리를 하는 것이 더 효율적인 것과 같다.

또한 5분 내로 해치울 수 있는 일은 지금 바로 해치워버리자. 짧은 이메일은 읽는데 1분도 안 걸리니 빠르게 답변해버리자. 너무 작은 일은 할 일 목록에 추가하고 우선순위를 정하느라 시간을 더 소비하게 된다. 그런데 만약 5분 내로 해치울 수 있는 일이 10개씩 쌓여있다면? 그럼 '빨리 해치울 일' 태스크를 만들어 거기에 싹 집어넣자. 그리고 타이머를 1시간 세팅해 놓고 그 안에 다 끝내버리자. 하다 보면 속도가 붙어 생각보다 빨리 끝날 것이다.

한 번에 하나씩만 하자. 그러나 어쩔 수 없이 여러 일을 동시에 해야 하는 상황이라면 그런 상황을 유발하는 일을 빠르게 없애고 한 번에 하나씩만 해도 되는 상황으로 얼른 돌아가자.

정리

1. 시작점을 만들자. 한 개만: 시작점이 되는 리스트에서 시작해 뻗어 나가자.
2. 안 쓰는 건 좀 지우자: 내가 전혀 실행하지 않는 앱과 소프트웨어가 무엇인지 확인 후 지우자.
3. 안 보는 건 거부하자: 읽지도 않는 내용은 수신거부, 구독 해지하고 알림도 끄자.
4. 디지털이냐 아날로그냐: 기능마다 어느 쪽이 나에게 맞는지 실험해보자.
5. 한 번에 하나씩만 하자: 한 번에 하나씩 집중하면 일의 퀄리티가 올라간다.

<참고 자료>

- 60+ Fascinating Smartphone Apps Usage Statistics For 2019 [Infographic] (기사)

- Multitasking: Good Or Bad? (기사)