노션의 꽃, ‘데이터베이스’ 200% 활용법

IT 지식이 무엇보다 중요해진 요즘, 여러분은 어떻게 공부하고 있나요? 가장 먼저 눈길이 가는 건 다양한 IT 강의 영상일 겁니다. 강의를 제공하는 교육 기업들과 함께, 요즘IT에서 ‘IT 강의 시리즈’를 준비했습니다. 엄선한 교육 영상을 텍스트로 읽고 필요한 정보를 빠르게 가져가세요.

이번 강의는 ‘노션(Notion) 활용하기’입니다. 노션은 어느덧 단순한 메모용 소프트웨어를 넘어 기업의 주요 업무 공간으로 진화하고 있습니다. 노션을 쓰려면 알아야 할 기본 개념부터 목적에 따른 활용법까지, 이 기회에 기초를 확실히 다져 보세요. 전체 영상은 코드잇에서 확인할 수 있습니다.

노션(Notion)에서 ‘데이터베이스’란 여러 페이지와 정보를 한 번에 모아 보기 쉽게 정리할 수 있는 도구입니다. 각각의 페이지를 따로따로 편집할 수도 있고, 한눈에 모아서 확인할 수도 있죠. 쉽게 말해 노션의 페이지를 깔끔하게 정리해 넣어둔 ‘서랍’이라고 생각해도 됩니다.

노션을 더 효율적이고 알차게 활용하려면 이 데이터베이스의 자세한 사용법을 꼭 알아두는 게 좋아요. 그래서 데이터베이스를 ‘노션의 꽃’이라고 부르기도 합니다.

데이터베이스의 핵심인 ‘뷰(View)’와 ‘속성(Property)’을 비롯해, 데이터베이스의 전반적인 활용법을 예시와 함께 알아보겠습니다.

데이터베이스를 보는 방법, 뷰(View)

노션에서는 데이터베이스와 그에 포함된 페이지를 서로 다른 형태로 보여줄 수 있습니다. 이를 뷰(View)라고 하죠. 보드 형태, 테이블 형태를 비롯해 다양한 형태의 뷰가 존재합니다.

그럼 노션 데이터베이스 뷰를 순서대로 하나씩 알아볼게요.

테이블 뷰(Table View)

가장 기본적인 테이블 뷰(Table View)부터 살펴볼게요. 테이블 뷰는 우리가 흔히 사용하는 엑셀 표처럼 생긴 데이터베이스 뷰예요.

데이터베이스에 들어있는 페이지의 이름과 속성 정보들을 한눈에 볼 수 있다는 장점이 있습니다. 그 때문에 노션 사용자들이 가장 많이 쓰는 뷰 중 하나입니다.

보드 뷰(Board View)

다음은 보드 뷰(Board View)입니다. 보드 뷰는 데이터베이스의 특정 속성 하나를 기준으로 페이지를 분류해 보고 싶을 때 쓰면 좋은 뷰예요.

보드 뷰를 사용하면 각각의 페이지들이 보드 형태로 보입니다. 이 보드를 ‘상태’라는 속성 기준으로 분류해 보여줄 수도 있고, 또 기준을 바꿔 ‘업무 종류’라는 다른 속성으로 그룹을 지어 보여줄 수도 있어요. 그러니까 동일한 속성을 가진 페이지끼리 묶어 보여주는 뷰라고 생각하면 좋습니다.

타임라인 뷰(Timeline View)

타임라인 뷰(Timeline View)는 내가 원하는 기간 단위로 일정이나 프로젝트를 시각화하고 싶을 때 사용하는 뷰입니다. 1주일이나 2주일처럼 원하는 기간을 선택하면, 그 기간에 속하는 페이지들이 시간순으로 보입니다.

이 뷰는 기본적으로 날짜나 기간을 바탕으로 페이지를 보여주기 때문에, 제대로 사용하려면 각각 페이지에 날짜나 기간이 속성으로 설정되어 있어야 합니다.

캘린더 뷰(Calendar View)

내가 원하는 특정 기간 단위가 아니라 한 달 단위로 일정을 확인하거나 관리하고 싶을 때는, 이렇게 달력 모양의 캘린더 뷰(Calendar View)를 더 많이 사용합니다.

캘린더 뷰도 타임라인 뷰와 마찬가지로 각 페이지에 날짜나 기간이 설정되어 있을 경우, 페이지들이 이렇게 카드 형태로 보입니다. 이때 각 카드를 잡아 다른 날짜로 옮기며 페이지의 날짜 데이터를 바꿀 수도 있습니다.

리스트 뷰(List View)

다음으로 ‘리스트 뷰(List View)’는 단순히 페이지를 모아놓는 것만으로 충분할 때 사용하는 간소한 뷰입니다. 매주 반복되는 회의록이나 일기를 작성할 때처럼, 제목을 제외하고는 한눈에 많은 속성값을 보지 않아도 되는 상황일 때 사용하면 깔끔하게 데이터베이스를 관리할 수 있어요.

갤러리 뷰(Gallery View)

‘갤러리 뷰(Gallery View)’는 노션의 뷰 유형 중에서 유일하게 이미지가 강조되는 뷰입니다. 기본적으로 페이지들은 카드 형태로 나열되며, 페이지에 포함된 이미지가 있다면 그 이미지가 썸네일로 나타납니다.

이처럼 이미지를 강조하기 때문에, 시각적인 부분이 중요한 데이터베이스를 만들고 싶을 때 유용합니다. 예를 들어, 디자이너 지망생이 포트폴리오를 만들려고 한다면 아무래도 작업물들을 한눈에 빠르게 보여줄 수 있는 갤러리 뷰로 데이터베이스를 구성하면 좋겠죠.

지금까지 살펴본 6가지 뷰 외에도 최근 노션에는 차트 뷰(Chart View)라는 새로운 뷰가 추가되었습니다. 흔히 볼 수 있는 ‘그래프’를 생각하시면 되는데요. 데이터베이스의 속성 정보를 막대그래프, 원형그래프, 선그래프 등 다양한 형태로 시각화할 수 있으니, 궁금한 분들은 노션의 공식 문서를 참고해 보세요.

어떤 뷰를 사용해야 할까?

워낙 종류가 다양하다 보니 어떤 뷰를 사용해 데이터베이스에 속한 페이지나 정보들을 확인해야 할지 고민일 수 있는데요. 그럴 땐 내가 데이터베이스에서 어떤 정보를 가장 중요하게 보고 싶은지 찾고, 그에 맞는 적절한 뷰를 사용하면 됩니다.

예를 들어, 날짜를 확인하며 업무가 지연 없이 진행되는지 체크하는 게 가장 중요하다면, 캘린더 뷰나 타임라인 뷰로 두고 사용하면 좋습니다. 반면 업무 일정의 진행 상태 자체를 확인하는 게 중요하다면, ‘상태’라는 속성을 기준으로 한 보드 뷰를 만들어 사용하면 좋겠죠.

실습 1: 데이터베이스의 기본 속성들

그럼 이제 직접 데이터베이스를 만들고, 사용해 보면서 이해도를 좀 더 높여 봅시다.

데이터베이스 옵션: 인라인(Inline)과 풀 페이지(Full page)

데이터베이스를 만들려면 페이지에서 ‘/database’를 입력하면 됩니다. 여러 선택지가 나오는데, ‘인라인(inline)’과 ‘풀 페이지(Full page)’라는 두 개의 옵션이 일반적으로 데이터베이스를 만들 때 사용하는 옵션입니다.

이 두 옵션의 차이는 단순합니다. 데이터베이스를 지금 우리가 보고 있는 이 페이지 안에 하나의 블록 형태로 추가할 것인지(=인라인), 아니면 데이터베이스를 아예 별도의 페이지로 만들어서 추가할 것인지(=풀 페이지)를 정하는 것이죠.

풀 페이지로 데이터베이스를 만들면 하나의 페이지 안에서 데이터베이스만 편집할 수 있습니다. 다만, 페이지의 나머지 공간을 사용할 수 없어서 불편한 점이 있는데요. 그래서, 보통은 인라인 옵션으로 데이터베이스를 만듭니다.

인라인 옵션으로 데이터베이스를 만들어 볼게요. 페이지 안에 바로 데이터베이스가 생성되는 것을 확인할 수 있습니다.

데이터베이스의 핵심 ‘속성’

데이터베이스를 만들면 가장 기본적인 테이블 뷰로 만들어집니다. 데이터베이스의 제목을 입력할 수 있는 공간 아래로 어떤 속성들이 있는지 확인하는 공간, 그리고 속성에 실제로 어떤 값들이 들어갈지를 입력하는 공간들이 바로 눈에 띕니다.

이처럼 데이터베이스에서는 이 ‘속성’이라는 게 꽤 중요합니다. 회사 사람들 정보를 기록하는 데이터베이스를 직접 만들어 보면서 좀 더 자세히 살펴볼게요.

데이터베이스 제목 아래 ‘이름’이랑 ‘Tags’, 이것들이 데이터베이스의 속성입니다. 자세히 살펴보면 ‘이름’과 ‘Tags’ 속성의 아이콘이 다른데, 이는 둘이 서로 다른 속성으로 만들어져 있다는 뜻이에요. 속성 메뉴를 클릭하면 창이 뜨고, ‘에디트 프로퍼티(Edit property)’를 누르면 지금 이것이 어떤 속성인지 확인하거나, 다른 속성으로 바꿀 수도 있습니다.

현재 ‘Tags’는 ‘멀티 셀렉트(Multi-select)’라는 속성으로 되어 있습니다. 데이터베이스에는 또 어떤 속성들이 있을까요?

‘Text’, ‘Number’, ‘Select’ 등 다양한 종류의 속성들이 있네요. 여기서 원하는 속성을 선택하면 속성이 달라지고, 이에 따라 입력할 수 있는 값들의 형태가 달라집니다.

Number

‘Number’라는 숫자 속성을 선택하고, 속성 이름을 ‘나이’라고 바꿔봅시다. 그 다음, 속성의 값을 입력해 볼 건데요. 이 때 이 속성의 값을 한글로 입력하고 엔터를 누르면 내용이 사라지고 빈칸이 뜨게 됩니다. 숫자 속성에는 숫자만 입력할 수 있기 때문에, 한글은 입력되지 않는 거죠.

한편 속성을 복제해서 다른 숫자 속성을 하나 더 만들어 줄 수도 있습니다. 메뉴의 ‘듀플리케이트 프로퍼티(Duplicate property)’를 선택하면 똑같은 속성이 하나 더 만들어집니다.

속성 이름을 ‘재택 비율’이라 바꿔주고 값을 입력해 볼게요. 비율이니까 들어갈 수 있는 값이 최대 1이라고 가정하고 숫자를 입력해야 합니다. 다만 0.2, 0.4 이렇게 숫자만 적혀 있다면, 딱 봤을 때 비율로 느껴지지 않기도 하는데요.

이럴 때는 퍼센트 단위로 표시하면 더 좋습니다. 이때는 에디트 프로퍼티(Edit Property)에서 넘버 포맷(Number format)을 퍼센트(Percent)로 바꿔주면 됩니다. 이외에도 숫자를 표기하는 아주 다양한 옵션이 있는데요. 막대나 원형 그래프 모양을 눌러 숫자를 ‘바(Bar)’나 ‘링(Ring)’ 형태로 표시할 수도 있죠. 또, 그래프의 색을 변경하거나 ‘Show number’를 해제해서 숫자가 보이지 않게 할 수도 있습니다.

Text, Select와 Multi-Select

지금 해본 것처럼 다른 속성들도 비슷하게 만들고 값을 채워나갈 수 있습니다. 이번에는 이 데이터베이스에 MBTI를 적어볼게요. 속성을 새로 추가하려면 ‘+’ 버튼을 누르면 됩니다. MBTI는 텍스트니까 ‘Text’ 속성을 선택해 만들어 주겠습니다.

다만 지금은 3명의 MBTI만 입력하면 된다 해도, 직원이 300명이라면 어떨까요? 정해진 MBTI를 16개를 반복하며 입력하는 것은 비효율적이겠죠. 이럴 때 ‘Select’ 속성을 사용하면 반복 작업을 줄일 수 있습니다.

현재의 ‘Text’ 속성을 ‘Select’ 속성으로 바꿔줄게요. 그러면 원래 있던 값이 모두 태그 모양으로 바뀝니다. 또, 이렇게 태그로 만들어진 값은 재사용할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 사람을 추가한 뒤, 빈칸을 눌러 이미 만들어져 있는 태그 옵션을 선택하면 쉽게 값을 넣어줄 수 있죠.

태그를 추가로 만들 수도 있는데요. 입력창에서 태그에 넣어줄 값을 입력한 다음 엔터를 치면, 새로운 태그가 만들어지면서 원래 태그는 사라집니다. 물론 기존 태그가 완전히 없어진 건 아닙니다. 또 다른 항목에서 사용할 수 있는 옵션으로 남아있죠. 메뉴 창에서 만들어져 있는 태그를 삭제하거나 태그의 색상을 변경할 수 있습니다.

만약 하나의 속성에 여러 개의 태그를 넣고 싶다면 어떻게 할까요? 이럴 땐 ‘Multi-select’ 속성을 사용하면 됩니다. 속성 이름을 ‘관심사’라고 바꾸면서 ‘Multi-select’ 속성으로 지정했습니다. 이제 하나의 속성 안에 여러 개의 태그를 넣을 수 있습니다. 원하는 태그만 남기고 삭제할 수도 있고, 다시 여러 개의 태그를 추가로 넣어줄 수도 있죠.

Name: 지울 수 없는 데이터베이스 속성

지금까지 몇 개의 속성을 만들고 사용해 봤는데요. 그런데 이 속성들 중에서도 앞서 ‘이름’이라는 제목으로 나오는 이 ‘Name’ 속성은 사실 좀 특별합니다.

다른 속성들은 복제나 삭제할 수 있고, 다른 속성으로 바꾸거나 심지어는 숨길 수도 있는데요. ‘Name’ 속성은 이런 것들이 전부 불가능합니다. 애초에 복제하거나 삭제하거나 숨길 수 있는 옵션이 없어, 편집이 모두 막혀있죠.

그 이유는 ‘Name’이 데이터베이스에 속한 페이지의 제목이기 때문인데요. 이 데이터베이스의 행은 각각의 페이지로, 모두 개별로 열 수 있습니다. 따라서 다른 속성은 없어도 큰 문제가 되지 않지만, 제목이 없다면 문제가 생기게 되는 거죠. 그래서 ‘Name’은 항상 존재해야 하는 속성이고, 그렇기 때문에 속성의 종류를 변경하는 게 불가능합니다.

실습 2: 노션으로 프로젝트 관리하기

이번에는 프로젝트 관리 예제로 데이터베이스의 나머지 속성들을 알아볼게요. 데이터베이스의 첫 페이지는 ‘봄 맞이 프로모션’입니다. 관리할 프로젝트가 더 생길 때는 아래로 페이지를 추가하며 기록해 나가면 될 겁니다.

Date

본격적으로 속성들을 추가해 보겠습니다. 아무래도 프로젝트에서 가장 중요한 것 중 하나는 ‘언제 프로젝트를 진행할 것인지’에 대한 정보겠죠. 언제 시작해서 언제 끝날 것인지를 알아야 진행 상황을 잘 체크할 수 있습니다.

‘진행 기간’이라는 속성을 만들어 봅시다. ‘Date’라는 속성을 선택하면 날짜를 선택하거나 ‘End date’로 날짜의 범위(기간)를 지정할 수 있는데요. 원한다면 ‘Include time’을 활성화해 시간까지 기록하는 것도 지원합니다. 에디트 프로퍼티(Edit Property)에 들어가면, 날짜와 시간의 ‘format’을 바꿔줄 수도 있어요.

Status와 Checkbox

그런데 날짜만 표시하고 보니 프로젝트가 진행 중인지, 끝난 건지, 직관적으로 보기 좀 어려운 것 같죠? 이럴 때는 프로젝트의 진행 상황을 바로 파악할 수 있게 하는 ‘상태(Status)’ 속성을 사용하면 좋습니다.

Status 속성을 만들면 다른 속성들과는 다르게 기본적으로 값이 채워져 있습니다. ‘Select’나 ‘Multi-select’ 속성과 비슷하게 값이 태그로 들어가 있죠. 보통 3가지 상태 태그가 미리 만들어져 있어, 따로 등록하지 않고도 원래 있는 태그를 골라 편하게 사용할 수 있어요.

이러한 상태를 조금 더 간단하게 요약해서 표현할 수도 있어요. ‘Checkbox’ 속성을 추가하고 이름을 ‘진행 중’으로 바꿔 줄게요. 그리고 진행 중인 프로모션의 경우에만 체크박스를 눌러 표시해 주면 아주 간단하게 현재 진행 상태를 파악할 수 있을 겁니다.

Person, Files & Media, URL

이번에는 프로젝트의 담당자를 한번 넣어볼게요. ‘Person’ 속성을 추가하면 원하는 사람을 멘션할 수 있습니다. 참고로, 여러 명을 동시에 멘션할 수도 있어요.

프로젝트별로 참고할 파일을 넣어줘도 좋을 것 같은데요. ‘Files & media’ 속성을 사용하면 항목과 관련된 파일을 업로드할 수 있습니다. 컴퓨터에 있는 파일을 선택하거나, 아니면 창에서 링크로 넣어줘도 됩니다.

비슷한 속성으로는 ‘URL’이 있습니다.  웹 링크를 걸 수 있는 속성이에요. 이 속성에 연결할 사이트 링크를 넣어주면, 클릭했을 때 바로 해당 링크로 이어질 겁니다.

마치며

지금까지 노션 데이터베이스의 ‘뷰’와 ‘속성’에 대해 알아보았습니다.

정리하자면 데이터베이스는 페이지들의 묶음으로, 원하는 방식에 따라 ‘뷰’를 다르게 보여줄 수 있습니다. 또한, 각각의 페이지들은 ‘속성’이라는 걸 가지는데요. 우리는 다양한 종류의 속성을 선택할 수 있고, 선택한 속성의 종류에 따라 입력할 수 있는 값의 유형이 달라집니다. 이런 속성들을 잘 활용하면 데이터베이스를 더욱 활용도 높게 구성할 수 있습니다.

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