생산성 200% 올리는 업무 관리 방법(이론편)

우리는 하루 대부분의 시간을 일하는 데 사용합니다. 매일 8시간이면 매우 많은 시간일뿐더러 야근까지 포함하면 엄청나게 많은 일을 하는 것만 같은데요. 하지만 현실은 어떤가요? 과연 나는 들이는 시간만큼 결과물을 내고 있을까요?

혹시 본인이 아래 내용 중 해당하는 게 있는지 확인해보세요.

• 출근은 일찍 했는데 뭐부터 해야 할지 모르겠다
• 오늘 온종일 일했는데 뭘 했는지 모르겠다
• 일하는데 사소한 것을 빼먹어서 수정사항이 생긴다
• 일정을 못 지켜서 야근하는 날이 자주 있다

고개를 한 번이라도 끄덕이셨나요?  그렇다면 오늘 제가 공유할 내용이 큰 도움이 될 것입니다.

업무 성과의 기본 공식

생산성에 관해 이야기하려면 먼저 업무 성과는 어떻게 결정되는지 파악할 필요가 있습니다.

일할 때는 보통 As-is와 To-be로 이야기하는데요. 현재 상태에서 원하는 바가 있고, 업무를 통해 원하는 방향으로 나아가게 된다는 의미에서 이 둘로 나누어 표현합니다. 그럼 To-be로 가는 데 필요한 것은 무엇일까요?

가장 먼저 생각나는 것은 ‘시간’입니다. 어떤 일이든 시간을 투자해야 진전이 있습니다. 심지어 직장인은 근무시간을 기반으로 급여가 산정되죠. 결과물이 있으려면 시간이 꼭 필요하다는 의미입니다.

그다음은 뭘까요? ‘업무 효율’입니다. 일을 어떻게 하느냐도 상당히 중요합니다. 업무 숙련도에 따라서도 결과가 완전히 달라지죠. 똑같은 시간을 투자해도 효율에 따라 목표 달성하는 속도나 결과물 완성도가 달라집니다.

결국 업무 성과는 아래와 같은 공식으로 나타낼 수 있습니다.

• 업무 성과 = 시간 X 효율

이 공식에서 눈여겨볼 점이 있습니다. 바로 시간과 효율의 관계가 곱셈이라는 점이죠. 시간을 아예 들이지 않으면 성과는 0입니다. 또, 시간을 아무리 들여도 효율이 0이라면 일하는 척만 하는 것일 뿐 성과는 0입니다.

주목할 점은 시간이 고정돼 있을 때 효율이 조금 높아지는 것만으로 성과가 크게 달라진다는 것입니다. 직장인은 업무시간이 정해져 있기 때문에 결국 효율로 승부를 봐야 합니다.

효율로 승부 보는 법

할 일 목록 만들기

효율을 높이기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 무엇을 할 것인지 정의하는 것입니다. 생산성 전문가 크리스 베일리(Chris Bailey)의 <그들이 어떻게 해내는지 나는 안다(The Productivity Project>라는 책에 따르면 할 일을 정의하고 목록으로 만드는 것만으로도 복잡한 머릿속이 비워지고 스트레스 수치가 줄어든다고 합니다. 저자가 10년이라는 시간 동안 생산성을 높이는 연구를 통해 검증한 사실이니 믿고 시도해 볼 가치는 충분하다고 생각합니다.

할 일 목록 만들기 원칙

할 일 목록을 만들 때 아래 원칙을 적용해보세요.

• 반드시 목록화합니다. 중요한 점은 머릿속에 있는 추상적인 할 일들을 밖으로 끄집어내 실체화하는 것입니다.
• 최대한 바로 행동으로 옮길 수 있는 단위로 적습니다. 추상적으로 일의 단위를 정의하면 바로 행동에 옮길 수 없습니다.
• 우선순위를 정합니다. 행동으로 옮길 일 중에 어떤 것이 우선인지 파악하는 능력은 굉장히 중요합니다. 효율을 높이려면 필수적으로 필요한 원칙입니다.

무엇을 어떤 순서로 처리할지 시간을 들여서 리스트로 만들면, 처음에는 오히려 시간이 더 걸릴 수 있습니다. 하지만 이렇게 명확하게 정리하고 나면 내가 어떤 일을 하고 있는지, 효율적인 방향인지 수시로 파악할 수 있습니다. 그래서 뭘 하고 있는지 모르겠거나 머릿속이 복잡해서 일할 수 없는 상태에 빠지지 않습니다. 그만큼 일을 정의하는 것이 매우 중요합니다.

탑다운(Top-down)으로 일을 설계하기

위에서 소개한 할 일 목록 만들기를 좀 더 효율적으로 할 수 있는 응용법을 공유합니다. 바로 탑다운으로 일을 설계하는 것인데요. 먼저, 어떤 일을 할 때 현재 상태(As-Is)와 목표 지점(To-Be)을 명확하게 정의합니다. 그리고 목표 지점에서부터 해야 할 일들을 거꾸로 정의하는 것이죠.

예를 들어봅시다. ‘옆 프로젝트 내보내기’라는 목표를 설정했다고 해보죠. 이 자체로는 너무 추상적이고 모호합니다. 목표 지점로 가기 위한 여러 단계가 있을 것이고, 이것을 구체적인 행동을 할 수 있는 단계까지 쪼개서 정의할 수 있어야 비로소 업무가 시작될 수 있습니다.

옆 프로젝트가 시작되려면 먼저 아이디어 기획부터 해야겠죠. 그 뒤 프로토타입 제작과 디자인, 개발 기술 스택 결정 그리고 개발하기로 크게 나눌 수 있습니다. 이런 큰 덩어리들을 실행 가능한 단계까지 쪼개야 합니다. 아이디어 기획을 예로 들어볼까요? 괜찮은 아이디어를 구하기 위해 ‘플레이 스토어 매출 상위 20개 앱 분석하기’, ‘앱스토어 매출 상위 20개 앱 분석하기’ 이런 업무를 할 수 있겠죠. 이 일은 행동으로 옮길 수 있을 정도로 구체적이기 때문에 앞서 소개한 할 일 목록 만들기원칙에 들어맞습니다.

이제 이런 목록들을 나열한 뒤, 우선순위를 정해서 하나하나씩 업무를 진행하면 됩니다. 이렇게 일을 하면 일의 진행률도 파악할 수 있고 무엇보다도 일정을 좀 더 명확하게 예측할 수 있습니다. 스스로 PM이 됐다고 생각하고 연습 삼아 이렇게 일을 해보세요. 이게 된다면 효율을 높일 수 있는 밑바탕이 갖추어진 것입니다.

효율의 핵심

효율의 핵심은 바로 집중력입니다. 우리는 정보의 홍수 속에서 살고 있죠. 이런 기술의 발전이 오히려 한 가지에 집중하지 못하게 만든다는 사실 혹시 느끼시나요? 집중하려고 하면 휴대전화기에서 알람이 울리고, 유튜브 알고리즘에 한번 빠지면 1~2시간은 그냥 사라져버립니다.

결국 효율을 높여야 업무성과를 높일 수 있습니다. 일하는 시간은 늘리는 데 한계가 있기 때문이죠. 이번 장에서는 많은 사람이 모르는, ‘집중력을 제대로 사용하는 방법’에 대해서 알아봅니다.

Pay attention의 의미

pay attention(주의를 기울이다)이라는 단어를 pay + attention으로 나눠서 생각해보면 attention(주의, 집중)을 pay(지급하다)라는 의미가 됩니다. 우리는 이것의 정확한 의미를 모르고 사용하지만, 실상을 들여다보면 상당히 뇌과학적 근거가 녹아있는 문장이라고 할 수 있습니다.

신경과학자 대니얼 레비틴의 책 <정리하는 뇌>에서는 이렇게 얘기합니다. “무언가를 결정하는 일에는 모두 대가가 따른다. 결정할 것이 과도하게 많아지면 생산력이 저하되고 추진력을 상실할 수 있다. 어떤 결정이 더 중요한지 순서를 매겨보라고 하면 대부분 사람이 별 어려움 없이 해내는데, 우리 뇌가 이것을 자동으로 해낼 수 있는 것은 아니다.”

우리는 아침에 눈을 뜨는 순간부터 잠자리에 들 때까지 엄청나게 많은 의사 결정을 합니다. 옷을 뭐 입을까? 점심은 뭘 먹을까? 등등 말이죠. 너무 당연하게 하는 생각이다 보니, 이런 생각을 하는 데 주의력이 소모된다는 생각은 하지 못합니다. ‘인사고과가 반영되는 업무에서 좋은 성과를 내는 것’과 ‘점심으로 먹을 메뉴를 결정하는 것’ 중 어떤 것이 중요한가요? 대부분 사람은 전자라고 말하겠죠. 그렇다면 아침에 눈 뜨자마자 중요하다고 생각하는 일에 대해 고민해 본 적은 얼마나 있나요?

우리가 하루에 사용할 수 있는 주의력은 정해져 있습니다. 즉, 최고로 효율을 낼 수 있는 시간 역시 한정적이라는 의미죠. 그런데 막상 주의력이 충분할 때 그 주의력을 중요한 일에 사용하는 것이 아니라 유튜브를 보거나 중요도가 낮은 일에 소모한다는 것입니다. 2003년 버클리의 캘리포니아 대학교 정보관리학부에서 실시한 설문조사 결과에 따르면 전 세계 2만 1,274개의 TV 방송사에서는 매일 8만 5,000시간 분량의 프로그램을 제작하고, 우리는 매일 평균 다섯 시간가량 TV를 시청한다고 합니다. 효율적으로 사용해야 할 주의력이 다른 곳으로 다 날아가 버리게 되는 것이죠.

이 사실을 알았다면, 최대한 주의력을 아끼면서 중요한 일에 먼저 쓸 수 있도록 환경을 바꿔야 합니다. 예를 들어, 아침에 일어나서 출근하는 길에 업무 관련 문제를 해결할 아이디어를 생각한다든지, 책을 읽어서 자기계발을 한다든지 말이죠.

업무에서도 중요한 일일수록, 좋은 판단을 할 확률이 높은 아침 시간대에 하고, 반복적이고 기계적인 작업은 오후 이후로 일정을 잡아 처리하는 것이 효율적입니다.

데드라인 이펙트

정신건강의학과 전문의 가봐사와 시온의 책 <당신의 뇌는 최적화를 원한다>에는 적당한 긴장이 주는 집중력 향상 효과에 대한 설명이 나와 있습니다.

너무 과한 스트레스 상태가 아닌 적당한 긴장 상태에서는 뇌에서 ‘노르아드레날린’이라는 물질이 나오게 되는데요. ‘투쟁-도피 호르몬’이라고도 불리는 이 호르몬은 몸을 긴장 상태로 만들고 집중력을 확 높여줍니다.

데드라인 이펙트(Deadline Effect)은 마감 기한을 정해놓고 자신을 밀어붙여 집중력을 높이는 방법입니다. 이 과정에서 노르아드레날린이 분비되어 집중력이 높아지게 되는 것이죠.

하지만 이 방식은 압박과 스트레스를 활용한 방법이기 때문에 지속할 수 없습니다. 단기간 처리해야 하는 프로젝트성 일에 쓰거나 적절하게 완급조절을 해가면서 사용해야 합니다.

주의력이 충분한 상태일 때 데드라인 이펙트을 활용하면 집중력을 상당히 끌어올릴 수 있습니다.

게이미피케이션

앞서 약간의 스트레스로 집중력을 올리는 방법을 소개해 드렸습니다. 아쉽게도 이 방법은 계속 쓸 수는 없다는 한계가 있죠. 결국, 다른 방법이 필요합니다.

재미있게 일해야 하는 이유

앞서 한계선 영향을 얘기하면서 호르몬 얘기를 잠깐 했었습니다. 바짝 긴장할 때 나오는 노르아드레날린은 각성 상태로 만들어주지만, 지속할 수는 없다고 했죠. 결론은 일하는 게 즐거워야 한다는 것입니다. 정말 어렵죠? 일을 즐겁게 할 수 있다면 얼마나 좋을까요? 하루 대부분이 즐겁다는 의미가 될 텐데요.

즐거울 땐 엔도르핀과 도파민 같은 호르몬이 나오게 됩니다. 행동 자체가 즐거워지면 그 행동을 오래 할 가능성이 당연히 높아질 수밖에 없습니다. 일을 억지로 하는 사람과 즐기는 사람. 상식적으로 생각해도 후자가 당연히 잘하겠죠? 그뿐만 아니라 이런 상태에서 나오는 호르몬들이 몸에 미치는 영향이 꽤 큽니다.

계속된 긴장상태로 노르아드레날린이 계속 분비돼 모자라게 되는 지경에 이르면, 심한 경우 우울증에 빠질 수 있습니다. 반대로 도파민이나 엔도르핀 같은 호르몬이 나올 때는 뇌 활성도가 높아지고 마음의 치유 효과까지 누릴 수 있습니다.

보상체계와 도파민

특히 도파민은 인류가 꾸준히 발전해오는 데 큰 역할을 한 호르몬으로 알려졌는데요. 끊임없이 ‘더, 더, 더’를 외치며 우리가 발전할 수 있게 도와줍니다.

그렇다면 어떻게 강력한 쾌감 호르몬인 도파민을 나오게 할 수 있을까요? 가장 쉽게 적용하는 방법입니다. 바로 일에 대한 보상을 적용해보는 것이죠.

내가 일에 얼마나 집중했는지에 따라 스스로 보상을 주는 것입니다. 생각보다 흔한 방법이라서 실망하셨나요? 하지만 그냥 힘든 날에 보상심리가 발동해 충동적으로 치킨을 시키거나 쇼핑을 하는 것과는 조금 다릅니다.

할 일 목록을 얼마나 달성했느냐에 따라 보상을 스스로 줘보세요. 마치 게임처럼 말이죠. 더 많은 임무를 끝내면 더 높은 보상이 따라옵니다. 일할 때 이런 개념을 적용해보면 생각한 것보다 더 재미있고 동기부여가 되는 것을 체험하실 수 있습니다. 스스로 보상을 만드는 재미까지 있죠.

이번 글에서는 생산성을 높이기 위해 알아야 할 원론적인 내용에 대해 알아보았습니다. 어떤 일이든 변화를 하려면 행동으로 옮겨야 합니다. 저 역시 오늘 공유한 이 지식을 실제 업무에 적용해 생산성을 크게 높였는데요. 자신만의 스타일로 꼭 활용해서 여러분도 생산성이 높아지는 기쁨을 누리시길 진심으로 바랍니다.

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